Door als organisatie gegevens over prestaties, ontwikkeling en engagement van medewerkers structureel te analyseren, kun je eerlijke, met data onderbouwde, scenario’s maken voor de toekomst. Daarmee wordt HR een volwaardig partner voor het senior management. 

“Data maken inzichtelijk wat het oplevert om te investeren in mensen. Data zijn een kans, geen bedreiging.” 

“Je stuurt niet langer op onderbuikgevoel, maar op betrouwbare cijfers, waardoor je met het management makkelijker een gesprek voert over het nut van een maatregel of investering”, vertelt Cynthia Smit, HR-directeur van Hago Zorg. Het schoonmaakbedrijf in de zorg deelt in dit artikel zijn ervaring met twee instrumenten van het Utrechtse HR-analyticsbedrijf Scorius, die het gebruikt om het verloop terug te dringen: het Betekenisvol Werk Onderzoek en de Talentscan.

David Verhagen – organisatiepsycholoog en medeoprichter van Scorius – is ervan overtuigd dat het succes van een organisatie wordt bepaald door de mensen die er werken. “Door de talenten van mensen beter te herkennen en effectiever in te zetten, gaat de organisatie beter presteren. Wanneer mensen werk doen dat ze bij ze past, zijn ze gelukkig in hun loopbaan.”

HR met meer impact 

Hij heeft jarenlange ervaring in het succesvol begeleiden van organisaties bij uiteenlopende talentmanagementvraagstukken en is ervan overtuigd dat HR-professionals meer impact kunnen hebben op het resultaat. “Maar dan moeten ze wel data-gedreven gaan werken. Data-analyse maakt het mogelijk om het rendement op HR-beslissingen objectief te onderbouwen”, licht hij toe.

De experts van Scorius ontwikkelen algoritmes en Machine Learning-oplossingen om business-KPI’s, zoals klanttevredenheid of financiële prestaties, te voorspellen en te beïnvloeden. Maar ook data over medewerkers neemt het bedrijf voor diverse opdrachtgevers onder de loep. 

Zo klopte Hago Zorg vorig jaar aan bij Scorius om te onderzoeken wat data-analyse kan betekenen voor het terugdringen van het personeelsverloop. Voor het beantwoorden van deze specifieke vraag werkt Scorius samen met Assist Zorg. Scorius genereert inzicht in de oorzaken van verloop en Assist vertaalt deze naar concrete oplossingen.

Te hoog verloop

De schoonmaakbranche wordt gekenmerkt door een extreem hoog verloop. Het branchegemiddelde bedraagt maar liefst 25%. Dat betekent dat schoonmaakbedrijven op jaarbasis een kwart van hun medewerkers moeten vervangen. 

“We hebben het hier over zwaar werk, waardoor de fysieke belasting en dus ook het ziekteverzuim hoog ligt. Daarbij is het imago van het beroep nog steeds niet heel positief. Het is vaak een beroep waarin je terechtkomt en geen bewuste keuze, laat staan bij jonge mensen”, vertelt Cynthia Smit. 

Op het moment dat de mogelijkheid zich voordoet om iets anders te gaan doen, is de kans zeker aanwezig dat mensen die in de schoonmaakbranche werken dit met beide handen aanpakken. Dat geldt zeker in de huidige arbeidsmarkt: nog nooit waren er de afgelopen 50 jaar zoveel vacatures in Nederland als nu. 

Vervangingskosten onderschat

Hoog personeelsverloop heeft een aantal nadelige gevolgen voor werkgevers. Zo liggen de kosten voor het vervangen van een vertrokken medewerker vaak hoger dan gedacht. Het gaat niet alleen om de kosten die komen kijken bij het vertrek van personeel (zoals exitgesprekken of outplacementtrajecten). 

Het betreft ook kosten die te maken hebben met de effecten van het verloop. Denk aan productiviteitsverlies, ontevreden klanten, gemiste orders, demotivatie van collega’s en mogelijke uitval van medewerkers als gevolg van de toegenomen werkdruk. 

Daarnaast zijn er kosten gemoeid met vervanging (zoals wervingsadvertenties of -campagnes, recruiters en selectietesten) en is er nog de kostenpost voor het inwerken en opleiden van nieuwe medewerkers. Daarnaast heeft hoog personeelsverloop ook nadelige gevolgen voor de medewerkerstevredenheid en de vitaliteit van je personeel. 

“Door te zoeken naar bepaalde persoonlijkheidskenmerken kan het verloop worden voorspeld en teruggedrongen” 

Smit: “De belangrijkste HR-uitdagingen waar ik op dit moment mee kamp, zijn onze vitaliteit, zeker door corona, en de krapte op de arbeidsmarkt. Doordat schoonmaken zwaar werk is, hebben onze medewerkers relatief veel fysieke klachten. Een kapotte knie, ellenboog of schouder…” 

“Die klachten zijn vaak met een ingreep, therapie of operatie te verhelpen, maar door de pandemie lopen de wachtlijsten in de reguliere zorg op en hebben wij vaak te maken met langdurige ziekmeldingen. In combinatie met de huidige arbeidsmarkt, waar je eigenlijk praktisch niemand kunt vinden, maakt dit dat er tekorten ontstaan op de werkvloer. Hierdoor loopt de werkdruk verder op, waardoor de uitval nog groter wordt.”

Reden te meer om de mensen die bij Hago Zorg werken beter te binden en boeien. Met beloning kan het bedrijf het verschil niet meer maken. “De CAO heeft een enorme inhaalslag gemaakt – en terecht ook – en onze arbeidsvoorwaarden zijn prima. Als mensen weggaan stappen ze niet vaak over naar een ander schoonmaakbedrijf. Meestal kiezen ze voor een totaal ander beroep.” 

Vitaal Vakmanschap

Waar Hago Zorg wel het verschil mee probeert te maken? “Betrokkenheid. Vanuit goed werkgeverschap stellen we binnen ons programma Vitaal Vakmanschap, gericht op duurzame inzetbaarheid, de behoeften van medewerkers centraal. Het creëert een veilige werkomgeving en er is veel aandacht voor de persoonlijke situatie van medewerkers. Zij krijgen hulpmiddelen om te werken aan hun vitaliteit, mobiliteit en talentontwikkeling.” 

“Om een voorbeeld te geven van dat laatste punt: je kunt bij ons een opleiding volgen om operatiekamers schoon te maken in ziekenhuizen, maar je kunt als je dat wilt ook een switch maken naar een ander aandachtsgebied in de zorg, bijvoorbeeld naar de ouderenzorg waar contact met de patiënt een grotere rol speelt. Wij zetten mensen altijd in op hun talent.”

“Wij pakken het net even anders aan dan de meeste andere partijen door volledig data-gedreven te werken”

Daarnaast benadrukt het bedrijf voortdurend dat schoonmaken betekenisvol werk is. Werk waarvan direct de toegevoegde waarde zichtbaar en voelbaar is in een veilige en gezonde omgeving. “Hygiëne en protocollen zijn belangrijk in de zorg, maar het draait uiteindelijk altijd om mensen: in een schone omgeving kunnen mensen aangenamer verblijven en beter herstellen of genezen.” Tot slot spreekt het continu waardering uit naar medewerkers – en wie heeft daar nou geen behoefte aan?

Essentiële rol voor data-analyse

Smit is ervan overtuigd dat data-analyse een essentiële rol kan spelen bij het terugdringen van het verloop. Scorius en Assist maken gebruik van slimme algoritmes die nodig zijn om verbanden te kunnen leggen. “Wij pakken het net even anders aan dan de meeste andere partijen door volledig data-gedreven te werken”, vertelt Verhagen.

Er zijn twee instrumenten ingezet. Ten eerste een oplossing voor het meten en analyseren van de medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid, bij Hago Zorg het Betekenisvol Werk-onderzoek geheten. Hierbij werd het bestaande onderzoek samengevoegd en aangepast met de oplossing van Scorius, waardoor er beter kon worden vergeleken en verbanden konden worden gelegd. Ten tweede ontwikkelde Scorius een assessment voor Hago Zorg, de zogeheten Talentscan.

“Uit data blijkt dat dingen vaak heel anders liggen dan HR-professionals denken op basis van hun onderbuikgevoel”

Met behulp van data-analyse signaleerde Scorius een aantal verbeterpunten, waarmee het verwacht het verloop binnen een jaar tot 20% te kunnen verlagen. Dat probeert Hago Zorg op twee manieren te bereiken. Verhagen: “Allereerst door beter te kijken naar: ‘Wie neem ik aan?’. Bij de Talentscan hebben we personeelsleden ondervraagd die al langere tijd bij de organisatie in dienst zijn en die hun functie uitvoeren zoals Hago Zorg dat wil. 

“We brengen op basis van de interviews en persoonlijkheidstesten in kaart welke karaktereigenschappen die mensen hebben. Door op zoek te gaan naar bepaalde persoonlijkheidskenmerken kan het verloop worden voorspeld en teruggedrongen. Het karakter van sollicitanten moet matchen met dat van de organisatie: een familiebedrijf met nuchtere doeners en het hart op de juiste plek. Is die match er niet dan gaan medewerkers vaak snel weer uit dienst.”

Zes persona’s

Op basis van de interviews zijn er zes persona’s ontwikkeld, met daaraan bepaalde competenties en karaktereigenschappen gekoppeld. “Zo is ‘de nauwkeurige werker’ ideaal voor het volgens allerlei richtlijnen en protocollen reinigen van OK’s, maar is ‘de teamplayer’ juist uitermate geschikt voor het schoonmaken van verpleegafdelingen of in de ouderenzorg, omdat er hier veel interactie is met verplegend personeel, patiënten, bewoners en familieleden”, verduidelijkt Smit.

Nu krijgen nieuwe schoonmakers kort nadat ze zijn aangenomen een assessment om te bepalen welk type mens ze zijn en om te kijken welk werk binnen Hago Zorg het beste bij hen past. Door een goede match te maken is de kans groter dat hij of zij blijft. 

“In een ideale situatie zouden we dit al doen tijdens het selectieproces, maar in de huidige arbeidsmarkt hebben we die luxepositie nou eenmaal niet. Nieuwe teamleiders krijgen het assessment al wel tijdens de selectie en kunnen wel of niet worden aangenomen op basis van de uitkomsten. Je weet bij een mismatch immers al vooraf dat we er uiteindelijk allebei niet gelukkig van worden, als we wel met elkaar in zee gaan.”

Verbeterpunten 

Uit de uitkomsten van het Betekenisvol Werk-onderzoek – dat vier keer per jaar wordt gehouden – blijkt na data-analyse dat er ook verbeterpunten zijn op het gebied van tevredenheid en motivatie. Iets wat ook zijn weerslag heeft op het verloop. 

Smit: “Op basis van de data bleek bijvoorbeeld dat mensen aangeven weg te gaan, omdat ze vinden dat ze te weinig loopbaanmogelijkheden hebben. Ik wilde meer weten: waar zijn onze mensen dan naar opzoek? Uit verdiepende vragen tijdens 1-op-1 interviews bleek dat de ontevredenheid voortkwam uit het feit dat ze niet wisten wat er allemaal mogelijk was.” 

“We zijn hier nu veel vaker en duidelijker over gaan communiceren. Ze weten nu wat er mogelijk is, ook voor later, als ze in een andere levensfase zitten en het wellicht makkelijker te organiseren valt thuis. Hierdoor is de kans groter dat medewerkers blijven.”

Nieuwe inzichten

Smit ziet in de toekomst veel meer interessante mogelijkheden voor data-analyse in haar organisatie. “Je kunt zoveel met data. Zo kun je op basis van gegevens over de medewerkerstevredenheid ook je verzuim gaan voorspellen. En je kunt in kaart brengen aan welke knopjes je kunt draaien om dat verzuim te beïnvloeden. Wij zien dit niet als eenmalig project. We meten doorlopend en sturen bij waar nodig en willen het ook verder uitbreiden.”

Volgens de HR-directeur blijkt uit data dat dingen vaak heel anders liggen dan HR-professionals denken op basis van hun onderbuikgevoel. Of ze krijgen juist bevestiging van wat ze al dachten te weten. “Nieuwe inzichten zijn altijd goed. En het is ook fijn als je gevoel klopt en je dat met keiharde cijfers kunt onderbouwen. Dat scheelt ook bij de gesprekken die je voert met het management als je plannen hebt of om een investering komt vragen.”

“Data helpen bij het vrijspelen van extra HR-budget om in bepaalde thema’s te kunnen investeren”

Volgens Verhagen heeft data-gedreven werken binnen HR de toekomst. “Met data krijgen HR-professionals betrouwbaar inzicht en kunnen ze beter en sneller beslissingen nemen en bijsturen. De data maken inzichtelijk wat het oplevert om te investeren in mensen. Data zijn een kans, geen bedreiging.” 

Zoals in dit geval: met behulp van data-analyse trekt Hago Zorg de juiste mensen aan die langer bij ze blijven werken en hoeven ze minder geld te besteden aan dure wervingscampagnes en sollicitatieprocedures. Het dichthouden van de achterdeur is vaak een betere strategie dan alleen investeren in werving. 

“En zo zijn er nog veel meer voorbeelden. Data helpen bij het vrijspelen van extra HR-budget om in bepaalde thema’s te kunnen investeren. Dat wil toch iedere HR-professional?”