Op weg naar een Europese (HR) organisatie Veronique Gremmen, Senior Directeur HR Office Depot Europe

De Europese organisatie heeft, met als doelstelling meer online groei te genereren, de afgelopen anderhalf jaar een business transformatie doorgemaakt. Veronique Gremmen, Senior Directeur HR Europa, vertelt over de noodzaak tot verandering, de kansen in e-commerce en de wijze waarop de Europese HR organisatie de business ondersteunt bij het redesign van de Europese organisatie.

 

Gremmen: “Er was een absolute ‘need for change’. Onze organisatie heeft te maken met een dalende vraag, onder andere als gevolg van een toenemende concurrentie online. Internet maakt het gemakkelijk voor nieuwe toetreders om op de office supplies markt actief te worden. Onze online klanten vinden beste prijs een belangrijke factor, op basis hiervan kiezen zij wel of niet voor ons. Om aan de vraag van onze klanten te voldoen is Office Depot onder meer overgestapt naar een state of the art e-commerce platform. Met de transformatie van onze Europese organisatie, van een landenstructuur, verdeeld over vier regio’s in Europa, naar een channel-structuur, willen wij weer de nummer één keuze worden van onze klanten”. 

 

 

“Om een business transformatie zoals wij die voor ogen hebben, te laten slagen, heeft het HR team samen met het business transformation office (BTO), de business ondersteund gedurende het volledige transformatieproces en gewerkt volgens een roadmap. Er is vooraf intensief nagedacht over het ontwerp van de nieuwe organisatie, waarbij HR zich bezig heeft gehouden met het proces van de ondernemingsraden en de verschillende wet- en regelgeving in de betrokken dertien landen. Daarnaast is ook input geleverd voor het organisatie- en functieontwerp: we hebben een systeem geïntroduceerd rondom ‘job families’. Daarin staat niet meer per functie beschreven wat de exacte activiteiten en verantwoordelijkheden zijn, maar wordt een generieke beschrijving van de job gegeven en worden de verantwoordelijkheden per job family gedefinieerd en de vereiste kennis en ervaring bepaald. Zo wordt ook duidelijk wat voor een mogelijke doorgroei naar een volgend niveau in de betreffende job family nodig is. Een eenduidige job family zorgt ook voor een duidelijker omschrijving van taken en verantwoordelijkheden. Voorheen werd dit per functie en per land bepaald, hetgeen tot grote verschillen leidde.” 

 

Het redesign is nu afgerond; er zijn mensen afgevloeid en alle vacatures zijn op Europees niveau gepubliceerd. “Nu richt HR zich op het mobiliseren van de nieuwe teams en begeleidt HR dit proces samen met de eindverantwoordelijken in de business: hoe gaan we met elkaar als nieuw team de nieuwe richting vormgeven? Dat gebeurt via de geplande team onboarding sessies, gefaciliteerd door het management van de betreffende business, HR en BTO. In elke onboarding sessie maken de nieuwe teams nader kennis met elkaar, definieren samen wat er nodig is om succesvol te zijn als nieuw team en welke support zij daarvoor nodig hebben vanuit de business, HR en BTO.” 

 

HR was ook op landenniveau onderverdeeld in vier Europese regio’s en ook daar zijn de nodige veranderingen doorgevoerd. “Nu is HR op Europees niveau gemandateerd en werken de HR-business partners in de nieuwe Europese structuur. Een HR-business partner in Engeland kan nu ook de business in Frankrijk ondersteunen. Een ander voordeel van HR op Europees niveau is dat data beter benut kunnen worden. In het kader van haar eigen transformatie heeft HR Europe een aantal key-processen gedefinieerd om te innoveren. Eén daarvan is HR-analytics. Dit is op dit moment work in progress en heeft als doel de organisatie inzicht te geven in de meest up to date gegevens van elke medewerker, gekoppeld aan bijvoorbeeld analyses op het gebied van competenties en ambities van onze medewerkers.”

 

 

Door: Erik Bouwer