Podcast HR-systemen: “IT leidt nooit tot gedragsverandering, change management is cruciaal”

Het aanbod van software voor HR-toepassingen groeit explosief. Wat moet HR weten om automatisering en digitalisering van HR echt te laten werken? Welke IT-systemen kunnen meerwaarde brengen? En hoe bereid je de invoering van HR-systemen organisatorisch goed voor?

Om hier zicht op te krijgen, spreken Toine Al en Pieter Lieverse in aflevering 66 van de HR Podcast met twee kenners: Jon de Vries en Hans Hoogendoorn. Beiden werken voor HR-consultancybureau Bonte Bij.

"Veel organisaties kunnen tijd winnen door meer in te gaan richten op controle achteraf"

Om te beginnen gaat Hans in op de vraag wat de juiste terminologie is: automatisering van HR, of digitalisering van HR? Hans: “Automatisering is kort gezegd: handmatige handelingen laten vervangen door automatisering. Bij digitalisering is er tevens sprake van het toevoegen van waarde voor de gebruiker en de klant van HR. Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van medewerkers. Die maak je zelf verantwoordelijk voor hun ontwikkeling. Een leidinggevende faciliteert en ondersteunt dat via het systeem.”

Die toegevoegde waarde is dan dat het voor een medewerker makkelijker wordt om keuzes te maken?

Hans: “Ja, maar ook bijvoorbeeld het inzichtelijk maken: waar zit mijn declaratie? Je hoeft niet meer de salarisadministratie te bellen: zijn mijn uren uitbetaald? Nee, je kunt gewoon zelf opzoeken: waar zit mijn declaratie?
Jon: “Het gaat over regie. De medewerker krijgt meer regie over informatie die wordt vastgelegd, en de leidinggevende heeft door het systeem regie voor de sturing van de afdeling en het maken van de juiste keuzes.”

Het aantal tools waaruit HR kan kiezen, is enorm, het zijn er vele honderden. Wat zien jullie als grote trends?

Hans: “Inderdaad, ik ben de tel kwijt, maar het zijn meer dan 400 tools. En wat zet je dan nu in voor HR? HR-systemen groeien mee met behoeften, maar gaandeweg zie je een grotere behoefte in organisaties ontstaan voor expertoplossingen. Een generiek HR-systeem kan nooit zo ver komen als expertoplossingen. En als je dan vastloopt, zie je dat er toch ook gekeken gaat worden naar expertsystemen.”

Hoe maak je de keuze voor een systeem? Dat lijkt me een enorm dilemma.

Hans: “Inderdaad, want waar leg je het zwaartepunt? Het vereenvoudigen van een systeemlandschap, is dat je drijfveer? Of zeg je: we willen verder kunnen komen met recruitment en lopen nu vast met ons HR-systeem? Of wil je gezien het schaarser worden van personeel meer aandacht voor binden en boeien – en vraag je je af of jouw grote logge HR-systeem die flexibiliteit kan bieden?”

"De laatste jaren is de koppeling tussen systemen enorm verbeterd"

Dus het hangt van de situatie af welke afweging je maakt bij de aanschaf?

Jon: “Kijk, je gaat zo'n systeem niet aanschaffen voor een of twee jaar, dus je moet goed analyseren: waar liggen mijn organisatiedoelstellingen en waar wil ik naartoe over vijf jaar? En die moet je vervolgens vertalen naar je wensen op het gebied van de functionaliteiten. En dat gaat verder dan HR alleen. Er zijn systemen die alle bedrijfsfuncties kunnen bedienen, dus een gedegen vooronderzoek naar wat je wilt en wat je in de toekomst ook moet, is cruciaal. En daarin spelen kosten ook een rol, want sommige systemen zijn onbetaalbaar voor bijvoorbeeld een kleinere zorgorganisatie. Kortom, het moet passen binnen jouw organisatiedoelstelling en de organisatie zelf.”

Als je kijkt naar het aanbod, dan komen er steeds meer gespecialiseerde toepassingen voor zaken die de grote generieke kernsystemen laten liggen. Klopt dat?

Jon: “Je hebt inderdaad start-ups die in zo’n gat springen. Maar gaandeweg zie je ook wel weer dat de grote systemen die start-ups overnemen. Daarnaast zie je een nieuwe ontwikkeling: de introductie in de HR-wereld van kunstmatige intelligentie. Denk aan chatbots; de inzet daarvan wordt ingegeven door het schaarser worden van de menskracht, maar ze kunnen ook leren: er zijn systemen die meekijken en begrijpen wat je doet, en die op basis van daarvan betere ondersteuning gaan bieden.”
Hans: “Als aanvulling hierop: de laatste jaren is de koppeling tussen systemen enorm verbeterd. Dan heb je in de kern een grote e-HRM-suite, met daaromheen een aantal gespecialiseerde systemen die via eenvoudige koppelingen toch met die kern kunnen praten.”

We hebben het nu over innovatieve toepassingen, maar er gaat toch nog veel tijd in zitten om bijvoorbeeld weer een nieuw payroll-systeem geïmplementeerd te krijgen. Is dat niet te ondervangen?

Hans: “Dat is zeker te ondervangen. Het gaat erom: vertrouw je de mensen, vertrouw je het proces? Hoeveel validaties moet je hebben op het goedkeuren van een declaratie? Veel organisaties kunnen tijd winnen door meer in te gaan richten op controle achteraf, en de medewerker verantwoordelijk te maken voor zijn of haar eigen declaratie, eigen mutatie en ook het startpunt te laten zijn voor personele indicaties. Als je de verantwoordelijkheid in de organisatie durft te laten en niet allemaal checks en balances in gaat bouwen, dan valt het wel mee. Maar die stap durven veel organisaties nog niet te maken, dus dan blijft het veel menskracht en tijd vragen.”
Jon: “Maar wij hebben in Nederland ook wel heel complexe arbeidsvoorwaarden, met uitzonderingen, met overgangsregelingen. Dat betekent dat iedere overgang naar een nieuw payrollsysteem tijd kost, lastig is.”

Wat voor systemen staan nu hoog op de prioriteitenlijsten van HR-afdelingen?

Jon: Wat HR nodig heeft, dat heeft te maken de data driven-heid van deze maatschappij. We willen steeds meer data hebben om beslissingen te kunnen nemen. Daarnaast willen we als HR de medewerkers een medewerkerportaal bieden, waar die bijvoorbeeld zelftesten kan uitvoeren of interactieve e-learningmodules kan gebruiken. En de medewerker moet daar dan ook nog eens zelf de regie over krijgen. En organisaties worden ook nog eens steeds diverser, en systemen moeten daar achteraan hollen en moeten daar een oplossing voor vinden.

“Digitalisering van HR stopt niet binnen HR”

Het grote aanbod voor specifieke toepassingen kan met slimme koppelingen aan elkaar worden geknoopt. Maar los van alle innovatie, blijft het onveranderd belangrijk om de invoering van HR-systemen organisatorisch goed voor te bereiden. Wat zijn daarbij de do’s & don’ts? Beluister het complete interview via

De HR Podcast is een initiatief van CHRO.nl en HR Praktijk en gaat over leiderschap en innovatie in HR. Luister onderweg, op het werk of thuis in de bekende podcast apps zoals Spotify, Apple Podcast en Google Podcast. Kijk voor alle info op www.hrpodcast.nl

Podcast: “IT gaat niet leiden tot gedragsverandering. Changemanagement is cruciaal”