Rondetafelsessie leiderschap en analytics: “Op naar een geïntegreerde datastrategie”

Tekst: Hans Veltmeijer  Beeld: Mandy Brander

CHRO’s en andere HR-executives van grote, internationale, bedrijven schoven aan bij deze, door Workday mede mogelijke gemaakte, rondetafelsessie over leiderschap en analytics tijdens de CHRO Day 2022 op 16 november in Kasteel Wittenburg te Wassenaar.

“Hoe voorkom je dat het systeem het middel blijft en niet het doel wordt?”

De uitdagingen op het werk door de stormachtige maatschappelijke ontwikkelingen zijn talrijk momenteel. Prangende vragen als ’hoe houden we onze werknemers veilig en gezond’, ‘hoe creëren we een cultuur waarin iedereen zich thuis voelt’ en ‘hoe kunnen we een personeelsbestand met complexe en veranderende behoeften effectiever binden en voor de organisatie behouden’, zien HR- en businessleaders maar al te graag beantwoord.

Kan analytics daarbij helpen? Zeker wel, maar er zijn nogal wat beren op de weg, bleek uit de ervaringen van de deelnemers. Of zoals een van hen het formuleerde: “Er is meer data dan je denkt in de organisatie, maar je moet wel met je machete door het oerwoud.”

Wendbaarheid

Deze verantwoordelijke voor het wereldwijde learning & leadership van zijn organisatie stelde ook vast dat we ons aan de vooravond van een recessie bevinden, met torenhoge inflatie. De business staat dus onder druk, maar de servicecontracten nemen daarentegen wel weer toe. “Ja, er is grote volatiliteit, wat vraagt om wendbaarheid. En die hebben we nog niet ingebouwd in de organisatie.”

Daar wordt binnen de betreffende organisatie wel aan gewerkt. Zo worden nauwe competentieprofielen voor medewerkers vervangen door brede skill-profielen. “Daarmee zijn we beter voorbereid op verandering, en we worden hierin gesteund door Workday. Het is voor medewerkers niet meer ‘schoenmaker blijf bij je leest’.”

De skills worden vastgesteld met behulp van skills cloud, een database met honderdduizenden skills. Een algoritme leest de informatie van de betreffende organisatie en haalt daar de relevante skills uit. Vervolgens voegt de organisatie eigen skills aan deze database toe. Daarnaast zijn er ‘employee generated skills’, die door middel van talent cards door de medewerker zelf worden ingevuld.

“De data die we beschikbaar hebben, gebruiken we goed. Maar mijn wens is meer data.”

De rijke skillprofielen geven leiders binnen organisaties betere inzichten in het aanwezige talent in hun organisatie. Maar, er is meer mogelijk. “Zet deze inzichten ook in voor de medewerkers,” tipt een andere deelnemer. “Als zij, ook op basis van AI, inzicht kunnen krijgen in hun loopbaanpad, gaat het thema meer leven binnen de organisatie.”

Nog best spannend, die transparantie, vooral bij de ietwat traditionelere bedrijven. Zo vertelde de deelnemer die competentieprofielen voor de meer uitgebreidere skillprofielen heeft vervangen: “Het career framework staat bij ons nog vast, terwijl de wereld erg snel verandert. Denk in dit opzicht aan de war for talent en diversiteit en inclusie.”.

Prachtige inzichten

Gespreksleider Toine Al wilde van de deelnemers graag horen hoeveel sollicitanten er al afhaken tijdens het online sollicitatieproces. Er blijken afhakers in dat stadium, al kwamen er geen exacte aantallen uit. “Maar er zijn ook nieuwe medewerkers die op de eerste werkdag niet op komen dagen”, merkte iemand op.

In het verlengde hiervan bleek dat de helft van de deelnemers een volledig inzicht heeft in de talentpijplijn van de organisatie. En bij een nog groter deel zijn de opvolgers voor bedrijfskritische posities goed in beeld en is de ‘time to roll’ duidelijk.

“Betrek die oudere werknemers al bij het werven van nieuw talent, dan zijn ze er al onderdeel van”

De inzichten uit de systemen zijn over het algemeen ‘prachtig’, maar het gebruik stokt vaak. Zo vroeg een deelnemer zich hardop af ‘hoe je voorkomt dat het systeem niet het doel wordt, maar het middel blijft’.

Een andere deelnemer had een update van integrated talent management gedaan. Daar kwamen ruim boven de honderd ‘job families’ uit. Ze ging fijnslijpen en zit nu op 65 procent van dat aantal. “Maar het ligt binnen het bedrijf gevoelig om dat terug te brengen”, weet ze ook.

Cijfers

Toine Al was benieuwd hoe de deelnemers HR-data en analytics nu inzetten en hoe dat aan de behoefte beantwoordt. Dat laatste mocht in een cijfer worden uitgedrukt.

Er vielen geen achten, laat staan negens of tienen. Er moet nog veel gebeuren enerzijds, daarnaast zijn de deelnemers kritisch en stellen ze zichzelf flinke uitdagingen. “De data die we beschikbaar hebben, gebruiken we goed”, verklaarde een CHRO. “Maar mijn wens is meer data. Want in verschillende landen is het anders georganiseerd. Hoe verhouden die data zich tot elkaar? We zouden dat moeten koppelen.”

“Het is een datawoestijn en we lopen als HR ver achter. In andere data wordt veel meer geïnvesteerd.”

Koppelen. Dat was een rode draad van deze middag. Waar de vorige deelnemer haar organisatie nog een 4 of een 5 gaf, beoordeelde de tweede in deze ronde haar data en analytics met een 1. “De bijna dertig landen hebben allemaal een eigen setup. Ik heb geen gegevens over de instroom, het verloop, etcetera. Het is een datawoestijn en we lopen als HR ver achter. In andere data wordt veel meer geïnvesteerd.”

Ook nummer drie wacht op koppelingen met businessdata. Maar het inzicht is er wel en de whizzkids op de afdeling data analytics doen het fantastisch. Cijfer: 6.

Business moet meedoen

Hetzelfde cijfer gaf de volgende deelnemer, en ook hier was koppeling van al die verschillende data het hete hangijzer. “En we moeten beter nadenken over hoe en waarvoor we de data willen gebruiken.”

De business moet wel meedoen en zich verantwoordelijk voelen, stelt zij. “Engagementrapporten moeten managers bijvoorbeeld zelf opstellen, en wij moeten ze achter de broek zitten.”

“Besluiten worden niet genomen op basis van data”

De data is er wel, maar te gefragmenteerd, merkte de volgende CHRO op. “Je kunt er niet op sturen. Besluiten worden niet gemaakt op basis van data. En wat heb je dan eigenlijk? Ik vraag vaak: waarom maken we dit rapport? Dan kijkt de medewerker me verbaasd aan en zegt: zo doen we het toch altijd.”

Ze prijst zich gelukkig dat ze voor een familiebedrijf werkt. “De familie is wel op de lange termijn gericht en is bereid om te investeren.” Op dit moment: een 4.

De laatste in de ronde twijfelt tussen een 6 en een 7 en ‘aan de salariskant is het wel een 9’. Ze heeft het over een kwetsbaar systeem, waar na overnames steeds weer nieuwe partijen bij moeten worden aangesloten, ‘en harmoniseren is duur’. Deze organisatie bestaat nu uit 23 verschillende bedrijven.

Ze zou graag zien dat leiders ook op HR-kpi’s (verloop, verzuim, engagementscore) beoordeeld zouden worden, en niet alleen op harde criteria als omzet en productiviteit.

Koppelingswens

Op de vraag wat de stip aan de horizon, de North Star, is voor de deelnemers, werd de koppelingswens herhaald. “Niet eens zozeer de koppeling van systemen maar de koppeling van thema’s die met elkaar praten”, drukte een deelnemer zich uit. Talentmanagement linken met skill sets, learning, et cetera. “Zodat managers ook zien dat het systeem hun ondersteunt om het maximale uit hun mensen te halen.”

“Op naar een geïntegreerde digitale datastrategie”

Data gebruiken als input voor besluitvorming, een echte datagedreven organisatie worden, werd ook als wens geuit. “Nu gebeurt dat nog te veel op onderbuikgevoel.” Een ander had het over een geïntegreerde digitale datastrategie die er moest komen. In plaats van de huidige ‘spaghetti’. “

Dat zal leiden tot efficiencyverbetering en uiteindelijk kun je op de data sturen. Er is veel vruchtbare grond hiervoor, alleen is het nog niet gelukt de boom uit de grond te krijgen.” Ook deze digitale datastrategie moet overigens breed gedragen worden binnen de organisatie, en geen HR-dingetje worden.

Mooi ijkmoment

Peter Soen van Workday meldt tussendoor dat data uit andere systemen wel degelijk gekoppeld kunnen worden aan het systeem van Workday. “Binnen je HR-omgeving kun je het systeem van buiten voeden. Dat is ook een mooi ijkmoment, om met de stofkam door al die data te gaan.”

Het belang van het visualiseren van data, via dashboards bijvoorbeeld, werd ook ter sprake gebracht. Die inzichten zouden oudere, behoudende, werknemers over de streep kunnen trekken.

Het inzetten van deze ‘helden’ als mentoren voor nieuwe werknemers, ziet een HR-directeur ook als een optie. “Maar wat gaan ze dan overdragen?” Daar had Soen wel een advies bij: “Betrek die oudere werknemers al bij het werven van nieuw talent, dan zijn ze er al onderdeel van.”

“Binnen je HR-omgeving kun je het systeem van buiten voeden”

Digitale profielen kunnen ook veel koudwatervrees, en vooroordelen, wegnemen, had een deelnemer ervaren. Dan blijkt er wel een goede match tussen die ingenieur uit India en de vacature.

Voor een digitale datastrategie is natuurlijk een flink budget nodig. Het integreren kan in kleine stappen, niet alles hoeft immers altijd tegelijk. Maar een heel nieuw systeem kan ook de gedroomde oplossing zijn. Daar werd even over nagedacht en leidde tot een constructieve afsluiter: “Daar is wel een businesscase van te maken!”