Ruim een derde van werktijd in zorg gaat op aan administratie

Beeld: Yarado/Berenschot

Zorgprofessionals in de langdurige zorg besteden gemiddeld 34 procent van hun werktijd aan administratieve taken, terwijl zij zelf 23 procent als acceptabel zien. Dit blijkt uit de enquête Administratieve Tijdsbesteding van Berenschot, ingevuld door bijna 2.000 respondenten in 2025 en onderdeel van een meetreeks met ruim 18.500 metingen sinds 2016.

[streamer]Zorgprofessionals zelf noemen als oplossingsrichting vooral ‘minder en slimmer’ registreren[/streamer]

De administratieve tijdsbesteding ligt rond de 34 procent in alle onderzochte sectoren binnen de langdurige zorg: verpleging, verzorging en thuiszorg (VVT), gehandicaptenzorg (GHZ) en geestelijke gezondheidszorg (GGZ). De administratieve last voelt voor velen als structureel probleem. In totaal noemt 79 procent van de respondenten administratie belastend: 63 procent ‘enigszins belastend’ en 16 procent ‘zeer belastend’. Het acceptabele niveau varieert weinig en ligt tussen 22 en 24 procent.

Meer druk ervaren, ondanks lichte daling

Opvallend is dat meer dan de helft van de zorgprofessionals aangeeft dat de administratieve druk het afgelopen jaar is toegenomen, terwijl de feitelijke tijdsbesteding licht lijkt te dalen. Dat wijst erop dat de beleving minstens zo bepalend is als het aantal minuten op papier. Bij versnipperde registraties, dubbele invoer of gebrekkige ICT kan dezelfde hoeveelheid administratie zwaarder gaan voelen.

De administratieve last werkt ook door in hoe mensen hun werk beoordelen. Wie het aandeel administratie als acceptabel ervaart, is in het onderzoek vaker tevreden over werk, collega’s en leidinggevenden. Tegelijkertijd blijft onduidelijk of en hoe organisaties aan lastenverlichting werken: een aanzienlijk deel van de medewerkers zegt niet te weten of de werkgever actief bezig is met het beperken van administratieve lasten.

Structureel vraagstuk

In de praktijk gaat administratietijd volgens berichtgeving over het onderzoek vooral zitten in het cliëntdossier, rapportages en overleg of overdracht.

Marvin Hanekamp, Managing Director bij Berenschot, spreekt van ‘een structureel vraagstuk’ dat niet is terug te voeren op één sector of een paar organisaties. Hanekamp benadrukt bovendien dat registreren en administreren noodzakelijk zijn: zorgorganisaties moeten zich kunnen verantwoorden richting cliënten en verwanten, financiers en toezichthouders.

In zijn woorden is een combinatie nodig van normeren (een duidelijke bovengrens), scherp kiezen wat echt nodig is voor goede zorg, processen vereenvoudigen en ‘meer vertrouwen in professionals’. De grootste winst zit volgens hem in slimmer organiseren: standaardiseren waar het kan, gegevens eenmalig vastleggen en beter hergebruiken, en automatiseren zodat professionals minder tijd kwijt zijn aan herhaalwerk.

Zorgprofessionals zelf noemen als oplossingsrichting vooral ‘minder en slimmer’ registreren: meer standaardiseren en betere digitale ondersteuning, zodat dezelfde informatie niet telkens opnieuw hoeft te worden vastgelegd.

Automatiseringsbedrijf Yarado legt de nadruk op die laatste route. CEO Jop de Bakker stelt dat ‘de omvang en complexiteit zijn doorgeslagen’ en dat slimme automatisering nodig is om noodzakelijke registraties te behouden én tijd terug te winnen voor directe zorg.

Doel richting 2030: maximaal 20 procent ‘zinnige’ administratie

De hoge administratietijd staat niet op zichzelf. In werkagenda’s van de Regiegroep Aanpak Regeldruk, die aan de Tweede Kamer zijn aangeboden, staat als gezamenlijke doelstelling: maximaal 20 procent ‘zinnige administratie’ per 1 januari 2030, gekoppeld aan afspraken in het Aanvullende Zorg en Welzijn Akkoord.