“Time management is geen lijstje afvinken, maar jezelf leren managen”

Je begint de dag met goede moed, een strakke planning en een to-do-lijst waar je eindelijk eens doorheen wilt.

Maar dan: drie telefoontjes, twee spoedverzoeken en een overleg dat uitloopt. Voor je het weet is het vier uur en ligt je echte werk nog onaangeroerd.

Herkenbaar?

“Het vermogen om na te denken over je eigen handelen maakt je effectiever én bewuster”

In aflevering 124 van de HR Podcast is⁠ Bas Hoorn⁠, trainer en expert op het gebied van timemanagement, te gast. Hij helpt mensen niet alleen om hun tijd beter in te delen, maar eigenlijk vooral om anders naar hun werk te kijken.

Hij tipt geen standaard to-do lijstjes of timetrack-apps, maar gaat dieper in op de vraag waarom we eigenlijk zo vaak te veel plannen, waarom ons werk zo versnipperd voelt, en wat je daaraan kunt doen.

Hoorn: “Ik wil juist wegblijven uit het domein van technische trucs,” zegt hij. “Werken is niet alleen taken afvinken, het is een manier om te worden wie je bent.”

Van efficiëntie naar betekenis

Hoorn ziet time management als meer dan efficiëntie. “Waar het mij om gaat, is dat werken een manier is om betekenis te geven aan je leven,” vertelt hij in de HR Podcast.

“Werken is niet alleen je levensonderhoud verdienen of rapporten maken. Het is ook tijd vrijmaken voor creativiteit en uniciteit. Wat maakt jou uniek? Hoe geef jij betekenis aan je werk én aan je organisatie?”

Volgens Hoorn raakt goed timemanagement aan persoonlijke ontwikkeling. “Natuurlijk is het handig als je efficiënt werkt, maar het gaat er vooral om dat je betekenisvol werkt en jezelf ontwikkelt tot wie je werkelijk bent.”

Wat is werken eigenlijk?

Tijdens zijn trainingen stelt Hoorn steevast dezelfde openingsvraag: Wie wil er efficiënt en effectief werken? “Dan gaan alle handen omhoog,” lacht hij. “Maar als ik daarna vraag wat ‘werken’ eigenlijk ís, blijft het vaak stil.”

Om die vraag te beantwoorden, onderscheidt hij drie niveaus waarop mensen zichzelf moeten leren sturen:

1. Strategisch – bepalen wat er voor jou toe doet en welke resultaten je wilt bereiken;
2. Tactisch – die doelen vertalen naar logische stappen en prioriteiten;
3. Operationeel – efficiënt organiseren van je workflow.

Daarnaast is er volgens Hoorn een vierde, overkoepelende laag: metacognitie.

“Je moet jezelf op alle niveaus kunnen afvragen waarom je de dingen doet zoals je ze doet,” zegt hij. “Waarom kies je deze doelen? Waarom richt je je werk zo in? Dat vermogen om na te denken over je eigen handelen maakt je effectiever én bewuster.”

De paradox van de realistische planning

Een realistische planning? “Dat is bijna een paradox in zichzelf,” zegt Hoorn. “Zodra je een planning te strak maakt, vergroot je de kans dat die niet haalbaar wordt.” Volgens hem spelen er altijd twee krachten in het werk van professionals: voorspelbaarheid en onvoorspelbaarheid. Die laatste wint bijna altijd. “Je hebt te maken met factoren buiten je invloedssfeer die je planning verstoren, maar ook met de aard van het werk zelf. In de arbeidspsychologie onderscheiden we complicated work en complex work.”

Complicated work is gecompliceerd, maar te overzien. “Je kunt alle stappen en afhankelijkheden in kaart brengen,” legt Hoorn uit. “Dat maakt het redelijk voorspelbaar.” Complex work is anders: “Daarin zit per definitie onvoorspelbaarheid. Je weet niet precies hoe lang iets duurt of wat er onderweg op je pad komt.”

Daarbovenop komt nog een menselijk mechanisme: de planning fallacy, een fenomeen beschreven door psychologen Daniel Kahneman en Amos Tversky. “We plannen structureel te optimistisch,” zegt Hoorn. “We onderschatten hoeveel tijd iets kost en overschatten onze controle.”

Vier ingrepen tegen de planning fallacy

Gelukkig kun je er iets aan doen. Hoorn noemt vier concrete strategieën om realistischer te plannen:

1. Decompositie – Breek grote taken op in kleinere componenten en breng afhankelijkheden in kaart.
2. Leren van het verleden – Kijk naar vergelijkbare taken: hoe lang duurden die echt?
3. Risicomanagement in je agenda – “Voeg 20–30% bufferruimte toe bij voorspelbaar werk, en zelfs 50% bij complex werk,” adviseert Hoorn. “Zie het als risicomanagement voor je tijd.”
4. Bewustwording van de optimism bias – “We zijn geneigd te denken dat het allemaal wel meevalt. Door dat te erkennen, maak je automatisch betere inschattingen.”

“Mensen vinden dat ze dan minder bereikbaar zijn,” zegt hij. “Maar draai het eens om: als je het wél redt binnen de buffer, heb je tijd over voor andere taken. Je wint altijd.”

Timemanagement voor HR

In deze online training leer je hoe je hier met overzicht en focus mee omgaat. Je werkt zelfstandig én met begeleiding aan een duurzaam systeem om grip te houden op je werkdruk. Met praktische opdrachten en HR-herkenbare voorbeelden breng je rust in je dag en structuur in je werk.

Meer informatie

Time blocking, thema’s en mentale rust

Vooral HR-afdelingen hebben te maken met constante onderbrekingen: medewerkers met vragen, leidinggevenden met urgente issues, onverwachte incidenten. Hoe houd je dan grip op je tijd?

Hoorn is duidelijk: “Maak blokken in je agenda. Reserveer tijd voor specifieke taken — dat noemen we timeblokken — en stem met je omgeving af wanneer je wél en niet bereikbaar bent.”

Daarnaast adviseert hij om je werkweek thematisch in te delen. “Plan dagen of dagdelen rond één thema, bijvoorbeeld administratie, gesprekken of beleidsontwikkeling. Daarmee voorkom je dat je brein steeds moet schakelen tussen totaal verschillende soorten werk.”

Dat schakelen is kostbaar: “Na een taakwissel duurt het gemiddeld twintig minuten voordat je weer volledig productief bent. Dat is pure cognitieve belasting.”

De verborgen kosten van emotioneel werk

HR-professionals hebben bovendien te maken met emotioneel intensieve situaties, van verzuim tot ontslaggesprekken. Daarna direct overschakelen naar beleidswerk is volgens Hoorn niet realistisch. “Als je emotioneel belastend werk hebt gedaan en daarna iets moet doen wat veel denkkracht vraagt, terwijl je nog met dat gesprek in je hoofd zit, dan ben je minder productief. Dan ben je jezelf aan het pijnigen — en dat is niet nodig.”

Ook daarom pleit hij voor cognitief management: bewust omgaan met je mentale energie. “Time management gaat niet alleen over tijd, maar over je brein managen. Wij kunnen veel, maar niet alles tegelijk. Juist door rekening te houden met de beperkingen van je brein, word je krachtiger in je werk.”

Overzicht bouwen in de waan van de dag

Volgens Hoorn laten HR-professionals zich te vaak leiden door de ‘waan van de dag’. “Dat is ook logisch. Het vak is breed, de wetgeving verandert continu, en dan komen er plots situaties bij zoals corona destijds. Dan is overzicht cruciaal.” Dat overzicht bouw je niet alleen door je tijd te managen, benadrukt hij, maar ook door je cognitie te managen — hoe je denkt, beslist en je aandacht verdeelt. “Daar werken we in onze trainingen nadrukkelijk aan.”

Wees lui — maar consistent

Op de vraag wat deelnemers vaak tegenhoudt, glimlacht Hoorn: “Ze zeggen allemaal: ‘Ik heb geen tijd om met timemanagement bezig te zijn.’”

Zijn antwoord is even praktisch als relativerend: “Onze hersenen houden niet van grote veranderingen. Daarom zeg ik altijd: wees een beetje lui. Niet in de zin van nietsdoen, maar in de zin van klein beginnen.”

“Pak één ding dat je aanspreekt, iets simpels dat weinig moeite kost maar een groot effect heeft. Doe dat drie of vier weken consequent, dan wordt het een gewoonte. Daarna kun je iets nieuws toevoegen.”

De kracht van opruimen

En wat is dan zo’n kleine eerste stap? Hoorn lacht: “Opruimen. Gewoon je bureau opruimen. Of thuis. Het klinkt banaal, maar een opgeruimde werkplek is een opgeruimd hoofd.”

Onderzoek ondersteunt dat, vertelt hij: “Mensen met een rommelige werkomgeving hebben een hoger cortisolniveau. Dat verhoogt stress, verlaagt productiviteit en verstoort je nachtrust. Dus ja — opruimen werkt.”

Tot slot: betekenisvol managen

Voor Hoorn beginnen goed timemanagement en productiviteit niet bij apps en trucjes, maar bij bewustzijn. “Het gaat niet om sneller of meer doen, maar om bewuster werken,” zegt hij. “Als je begrijpt hoe je brein werkt en wat er voor jou toe doet, kun je niet alleen je tijd beter managen, maar ook jezelf.”

Over de training

Bas Hoorn verzorgt de training Time Management voor HR-professionals bij HR Academy — geen trucjes of to-do-lijstjes, maar een nuchtere, wetenschappelijk onderbouwde blik op hoe je werkt en denkt.