Werken waar je wilt? De hoogste tijd voor goed thuiswerkbeleid – de vuistregels

Door: Willemijn Jansma, arbeidsrechtadvocaat bij HVG Law LLP

Thuiswerken is inmiddels niet meer weg te denken. Ook na de coronapandemie hebben veel organisaties het thuiswerken volledig omarmd. Deze verandering in onze werkcultuur heeft geleid tot politieke en juridische ontwikkelingen.

“Het opstellen of aanpassen van thuiswerkbeleid helpt werkgevers bij het toe- of afwijzen van het verzoek om thuis te werken”

Zo is – zoals ongetwijfeld al bekend – het wetsvoorstel “Wet werken waar je wilt” in behandeling bij de Eerste Kamer. De behoefte om vanuit huis te mogen werken is nog altijd groot en veel werknemers zien de mogelijkheid om vanuit huis te kunnen werken inmiddels als belangrijke arbeidsvoorwaarde.

Ter voorbereiding op de mogelijke inwerkingtreding van de Wet werken waar je wilt én om in deze krappe arbeidsmarkt een aantrekkelijke werkgever te blijven is het belangrijk dat werkgevers nadenken over de wijze waarop thuiswerken binnen hun organisatie kan worden vormgegeven. Goed werkbaar en een breed gedragen thuiswerkbeleid is daarom van essentieel belang.

Huidige situatie: right to ask, duty to consider

Op dit moment kunnen werknemers op grond van de Wet flexibel werken (Wfw), onder bepaalde voorwaarden, hun werkgever verzoeken om (gedeeltelijk) thuis te mogen werken. De werkgever moet het verzoek in overweging nemen en is verplicht om met de werknemer in overleg te treden, maar kan het verzoek vervolgens op iedere grond afwijzen. Los daarvan kunnen werknemers een verzoek tot wijziging van hun werkplek ook baseren op andere juridische gronden, zoals het goed werkgeverschap.

Wetsvoorstel Wet werken waar je wilt

Om ervoor te zorgen dat werkgevers een verzoek tot aanpassing van de arbeidsplaats op grond van de Wfw minder gemakkelijk kunnen afwijzen, werd in januari 2021 het initiatiefwetsvoorstel Wet werken waar je wilt ingediend. Op grond van het (inmiddels gewijzigde) wetsvoorstel worden werkgevers verplicht om verzoeken in overweging te nemen én een belangenafweging te maken.

De werkgever moet het verzoek toewijzen wanneer hij, gelet op de omstandigheden van het geval, van oordeel is dat zijn eigen belangen naar ‘maatstaven van redelijkheid en billijkheid’ moeten wijken. Het wetsvoorstel dient nog door de Eerste Kamer te worden aangenomen, voordat dit in werking zal treden.

Vanuit verschillende hoeken is al wel kritiek geuit op het wetsvoorstel. De initiatiefnemers hopen dat de dialoog tussen werkgever en werknemer meer sturing zal krijgen. Nu de huidige Wfw al bepaalt dat werkgever en werknemer in gesprek moeten gaan, is het nog maar de vraag of het wetsvoorstel daadwerkelijk van toegevoegde waarde zal zijn voor de praktijk. Ook binnen de Eerste Kamer bestaan nog vragen. Zo bestaat nog onduidelijkheid over de duiding van wat precies redelijk en billijk is.

Belangenafweging

Op grond van het (gewijzigde) wetsvoorstel dient het verzoek van een werknemer om (meer) thuis te mogen werken ingewilligd te worden wanneer de belangen van de werkgever – naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid – daarvoor moeten wijken. Deze belangenafweging is in eerste plaats aan de werkgever.

Bij de beoordeling van het verzoek tot thuiswerken moet de werkgever alle omstandigheden van het geval meenemen, zodat ieder verzoek per specifiek geval moet worden afgewogen. Het is daarom belangrijk om goed door te vragen naar de reden en belangen van de werknemer om (meer) thuis te willen werken.

Werkgevers dienen daarom helder te hebben welke algemene voor- en tegenargumenten zij hebben met betrekking tot het thuiswerken van hun werknemers. In geval van een geschil tussen werkgever en werknemer, zal de rechter beoordelen of de werkgever een juiste afweging heeft gemaakt.

Thuiswerkbeleid

Het hebben van een goed thuiswerkbeleid speelt in de belangenafweging een belangrijke rol. Ondanks dat een werkgever een ingediend verzoek tot (meer) thuiswerken dat in strijd is met het thuiswerkbeleid niet enkel om die reden zal kunnen afwijzen, zal het hebben van een goed thuiswerkbeleid wel degelijk gewicht in de schaal leggen.

“Vergeet niet om de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging tijdig te betrekken bij het voornemen tot vaststelling of wijziging van het thuiswerkbeleid”

Immers, door het hebben van een thuiswerkbeleid dat is opgesteld op basis van de belangen, behoeften en mogelijkheden van de organisatie kan de werkgever laten zien dat er al is nagedacht over de wijze waarop thuiswerken binnen hun organisatie kan worden vormgegeven. In de belangenafweging kan de werkgever vervolgens beoordelen of de belangen van de specifieke werknemer reden genoeg geven om af te wijken van het thuiswerkbeleid.

Naast het voorgaande bevat het thuiswerkbeleid veelal ook andere afspraken zoals:
• over het aantal dagen dat thuis mag worden gewerkt;
• regels over werktijden en pauzes;
• voorschriften vanuit de Arbowet;
• bereikbaarheid van de werknemer;
• het monitoren van de werknemer op de thuiswerkplek;
• fiscale afspraken met betrekking tot bijvoorbeeld een thuiswerkvergoeding.

Met betrekking tot verschillende elementen uit het thuiswerkbeleid, zoals arbeidsomstandigheden en arbeids- en rusttijden, heeft de ondernemingsraad of de personeelsvergadering een instemmingsrecht. Vergeet daarom niet om de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging tijdig te betrekken bij het voornemen tot vaststelling of wijziging van het thuiswerkbeleid.

Tijd voor goed thuiswerkbeleid

Kortom, het opstellen of aanpassen van een thuiswerkbeleid dwingt werkgevers om (opnieuw) na te denken over de manier waarop thuiswerken binnen de organisatie kan worden vormgegeven, en het helpt werkgevers vervolgens bij het toe- of afwijzen van het verzoek om thuis te werken.

Dit wordt steeds belangrijker nu thuiswerken – ook met het oog op de Wet werken waar je wilt – meer en meer wordt gezien als het ‘nieuwe normaal’, en dus ook als een ‘arbeidsvoorwaarde’. Een helder thuiswerkbeleid mag daarom niet ontbreken in een strategisch arbeidsvoorwaardenbeleid. De hoogste tijd dus voor een goed thuiswerkbeleid.

Mr. Willemijn Jansma is werkzaam als advocaat bij HVG Law LLP en gespecialiseerd in arbeidsrecht.