Zo beschermt u medewerkers tegen een burn-out

Apple voerde onlangs ‘schermtijd’ in. Als iPhone-bezitter kun je nu controleren hoe vaak je dagelijks naar je telefoon grijpt. Per app kun je zien hoeveel uur je eraan besteedt. Als je wil, kun je jezelf blokkades opleggen. 

Dat zo’n functie er nu is, zegt alles over onze tijd. Hetzelfde geldt voor de ‘Week van de Werkstress’ die ieder jaar in november plaatsvindt. Een actueel onderwerp, en blijkbaar hebben we zo’n ‘Week van’ ook voor dit thema nodig. Want medewerkers raken steeds vaker overprikkeld en opgebrand. 

Auteur: Guido Heezen is oprichter/directeur van Effectory

Lees ook: 5 oorzaken van rolonduidelijkheid 

Er komt zoveel op ze af via allemaal kanalen: mails, Whatsapp-berichten, agendanotificaties, intranetberichten, takenlijsten en social media-meldingen. Continu vragen nieuwe geluidjes en pop-ups om aandacht. Er zijn zo vijf of zes bronnen die je allemaal tegelijk vertellen wat je moet doen. Dan kan er ook nog eens iemand opbellen of opeens naast je bureau staan. Dat maakt het heel lastig om je te concentreren op één taak en om prioriteiten te stellen.

Nog even de feiten op een rij: van alle medewerkers van 15 tot 75 jaar heeft bijna 15 procent last van burn-outklachten, blijkt uit CBS-cijfers.

Onder 25- tot 35-jarigen is dat percentage zelfs nog iets hoger. En bij vrouwen in die leeftijdsgroep is het zelfs 18,3 procent. Burn-out ontstaat pas na langdurige overbelasting en stress, meestal zowel privé als professioneel. Genoeg argumenten om écht werk te maken van burn-outpreventie.

Help het stressniveau te verlagen

Vooral jongere medewerkers willen daarnaast ook een privéleven dat picture perfect is. Ze willen een geweldige vriendenkring. Ze willen goed zijn voor hun partner, of er een vinden. Ze willen mooie Instagram-plaatjes tonen aan hun vrienden. Ze willen een gave vakantie. Ze willen een geweldige carrière en tegelijkertijd quality time met de kinderen. Al die dingen samen zijn al snel te veel.

Ook levens verlopen veel minder voorspelbaar dan vijftig jaar geleden. Toen was de maatschappij vrij eenvoudig en verzuild: was je katholiek, dan had je de KRO-gids en stemde je CDA. Was je links, dan had je de VARA-gids en stemde je PvdA. Die zuilen zijn inmiddels afgebroken. Sindsdien liggen levenskeuzes veel meer vrij en de wereld veel meer open. Dat is fijn en leidt tot nieuwe kansen en mogelijkheden, maar ook tot enorme keuzestress. 

Het is daarom niet eenvoudig om als organisatie het stressniveau van je medewerkers te verlagen. Dit zijn de vijf basisfactoren die je op orde moet hebben.

1. Haal medewerkers actief uit de overdrive

Van medewerkers die in de overdrive schieten, zou je op het eerste gezicht kunnen denken: fijn, die is lekker bevlogen bezig. Maar dat is niet zo: dit soort medewerkers raakt over hun toeren en kan daarna niet meer remmen. Alsof ze van een berg af rennen, steeds harder en harder. Totdat ze niet meer kunnen stoppen, zelfs al zouden ze dat willen. 

Als je dat soort medewerkers vraagt hoe het gaat, zeggen ze: “helemaal goed.” Ze beseffen alleen niet dat zodra er ergens een kink in de kabel komt, ze keihard onderuit gaan. Je moet ze daarop wijzen en ervoor zorgen dat ze stoppen met hun destructieve gedrag.

Train medewerkers om stresssignalen bij collega’s te herkennen en ze erop aan te spreken. Schakel een coach in, zodra iemand in de overdrive schiet. Preventie is duur, maar een burn-out nog veel duurder

2. Werk aan een feedbackcultuur 

Als medewerkers het gevoel hebben dat ze onder druk staan, omdat ze niet zeker weten of het goed gaat of niet, kunnen ze uit onzekerheid nog harder gaan rennen. Werk daarom aan een organisatiecultuur waarin medewerkers snel feedback krijgen op hun functioneren. Wacht niet tot het functioneringsgesprek, maar help medewerkers continu om te ontdekken wat er goed gaat en wat ze kunnen verbeteren.

3. Voorkom een angstcultuur

Geef het goede voorbeeld als manager. Neem niet alles serieus. Als er een calamiteit is, ga dan niet uit je dak, maar reageer juist rustig. Vraag wat er nodig is op dit moment. Zo breng je ontspanning in de organisatie. Zo creëer je veiligheid.

Lees ook: Past uw leiderschap nog bij de organisatie?

4. Leer medewerkers hoe ze kunnen herstellen

Het belang van tijdig herstel is enorm. Je kunt er een dreigende burn-out mee voorkomen. Daarom zijn mindfulness-, meditatie- of yogalessen zo nuttig. Medewerkers hebben niet alleen even rust aan hun hoofd. Ze leren ook om sneller te signaleren dat hun spieren gespannen zijn of dat hun ademhaling te hoog zit. Dat kan net het verschil maken tussen doorrennen en – op tijd – even stilstaan.

Nog een bonus van mindfulness en meditatie: je traint er je concentratievermogen mee. Want als je creatief wil zijn, dan heb je flow nodig. Dan moet je de kracht hebben om af en toe prikkels te negeren.

5. Help mensen prioriteiten te stellen

Toen Effectory overstapte op zelfsturing, steeg het aantal burn-outs. Veel mensen hadden opeens onvoldoende duidelijkheid over hun rol en over hun functioneren. Binnen een zelfsturende organisatie moeten medewerkers een evenwicht vinden tussen vrijheid en verantwoordelijkheid. Als ze die verantwoordelijkheid overmatig serieus nemen, kan ze dat uitputten. Het lukt dan niet meer om de teugels te laten vieren.

Daarom is rolduidelijkheid belangrijk. Als je er voor zorgt dat mensen beter weten waar ze hun prioriteiten moeten leggen, dan kun je het burn-out risico aanzienlijk verminderen, zo blijkt uit een grootschalige studie van Effectory. Bijna de helft van de Nederlandse medewerkers mist die rolduidelijkheid in het werk. Dat heeft een negatief effect op hun productiviteit, betrokkenheid en motivatie. 

Weet jij hoe het met je medewerkers gaat?

Je kunt mensen natuurlijk preventief op cursussen time management sturen, een speed reading training verzorgen, of een workshop digitale detox. Alleen is het wel handig om te weten wat je medewerkers écht nodig hebben, in plaats van voor hen te denken. En om de legitimiteit en de buy-in te hebben om dit soort activiteiten te organiseren. 

Weet je hoe het met jouw medewerkers gesteld is? Voelen ze zich wel eens overbelast? Zo ja, waar komt dat dan vandaan? Wat kun je als organisatie doen om ze te helpen om op tijd rust te nemen? Waar moet je je prioriteiten leggen? Als je medewerkers structureel om feedback vraagt, kom je daar tijdig achter.