Hoe organisaties flexibel en op afstand werken kunnen omarmen

Door: Oscar Lausegger en Bart Van Keer, beiden HCM Strategy Director voor Oracle BeNeLux

HR Talk Time – deel 1: HR in het nieuwe normaal

‘Werken op afstand', 'multimodaal werken', 'wendbaar werken' of 'flexibel werken' – hoe je het ook wilt noemen, het is iets waar veel organisaties al jaren mee worstelen. We kunnen ons over dit onderwerp tal van discussies, projecten en voorspellingen herinneren. Sommige daarvan zijn uitgekomen – maar even vaak kwam er niets van terecht. COVID-19 heeft dergelijke gesprekken weer scherp in beeld gebracht.

Zonder tijd om eerst een project of pilot op te starten, waren veel organisaties gedwongen om het merendeel van hun medewerkers volledig op afstand en vanuit huis te laten werken. Medewerkers hebben de flexibiliteit om te kiezen waar en wanneer ze gaan werken, waardoor ze een evenwicht moeten vinden tussen persoonlijke omstandigheden, werkdruk en de eisen van de huidige situatie.

Volgens een prognose van Global Workplace Analytics[1] zal het werken op afstand voor Amerikaanse werknemers toenemen van slechts 3,6% vóór de pandemie, tot 25-30% van het personeel dat meer dagen per week thuis werkt, tegen het einde van 2021.

Er wordt zelfs gesuggereerd dat bedrijven die werken op afstand al hebben omarmd, nog verder zouden kunnen gaan, en het merendeel van het personeel voortaan werkzaam is in wat men een “hypervirtuele organisatie” kan noemen. KPMG[2] heeft het omschreven als “de toekomst komt vroeg”. Nu we allemaal thuiswerken, is er voor velen geen weg meer terug.

Het modelleren en voorspellen van de impact van wendbaar werken

De huidige realiteit betekent dat het zeer waarschijnlijk is dat ‘wendbaar werken’ (het verdelen van tijd tussen thuis- en vanuit het kantoor werken) aanzienlijk zal toenemen.

De crisis heeft bewezen dat dit voor veel organisaties werkt. In de toekomst zullen HR-leiders het voortouw moeten nemen om deze nieuwe manieren van werken te implementeren. Potentiële vragen die HR-leiders kunnen worden gesteld – en zichzelf willen stellen – zijn dan:

1. Op welke functies hebben medewerkers op afstand kunnen werken? Hoe kunnen zij op afstand blijven werken? Hoe meten we hun succes? Hoe ondersteunen we medewerkers die op afstand werken? Hoe verzamelen we feedback en monitoren we de voortgang?

2. Hoe zal werken op afstand er voor onze organisatie uitzien als we hiermee verdergaan? Hoe kunnen we dit modelleren? Wat zijn de criteria om te bepalen of er op afstand kan worden gewerkt?

3. Wat zijn de gevolgen voor onze total cost of ownership voor mijn medewerkers? Zal er een positieve of negatieve businesscase zijn?

4. Hoe zal dit onze vestigingen en capaciteitsvereisten beïnvloeden?

5. Wat is de omvang van de verandering?

6. Welke enablers hebben we nodig om veranderingen succesvol door te voeren? Op welke manier moeten we veranderingen doorvoeren?

7. Welke impact heeft dit op de compensation en benefits van onze medewerkers?

8. Hoe zou de opzet van een nieuwe organisatie ons organisatieontwerp beïnvloeden? Hoe beïnvloeden we de financiële planning hiermee?

Het plannen en modelleren van dergelijke scenario's is niet nieuw voor HR-leiders. Zij werken doorgaans nauw samen met Finance om vergelijkbare oefeningen te doen, of het nu gaat om een overname, verkoop, de oprichting van een nieuwe onderneming of een organisatorische verandering. Organisatorische planning en veranderingsmanagement staan centraal in HR.

Deze procesmodellen zijn qua data erg zwaar en kunnen omslachtig en tijdrovend zijn om te creëren. Datamanipulatie kan ongelofelijk moeilijk zijn zonder de juiste tools, de data-integriteit kan worden aangetast en er kan worden getwijfeld aan de betrouwbaarheid van de output.

Het gebruik van Oracle HCM workforce modelling tools die geïntegreerd zijn in de Oracle HCM-oplossing kan zeer krachtig zijn, omdat twijfels over data-integriteit weggenomen en processen gestroomlijnd worden, allemaal dankzij AI. Dit stelt HR-leiders die nauw samenwerken met Finance in staat om de total cost of ownership en organisatorische impact van wendbaar werken te voorspellen met betrouwbare en naadloze analyses.

Gevolgen en impact van het toegenomen wendbaar werken

Ingeval wendbaar werken aanzienlijk toeneemt, zullen HR-leiders een aantal HR-beleidsregels en -praktijken moeten herzien om de nieuwe norm te ondersteunen. Dit kan onder meer zijn:

1. Voorwaarden – Zullen de contractuele voorwaarden van de werknemers worden beïnvloed door een verandering in de werklocatie? Zo ja, hoe wordt er dan omgegaan met veranderingen en communicatie?

2. Loon en arbeidsvoorwaarden – Is het met het huidige loon- en arbeidsvoorwaardenbeleid en de huidige raamwerken mogelijk om wendbaar/op afstand te werken?

3. Opleiding en leren – Hoe kunnen medewerkers op afstand opleidingen volgen voor het ontwikkelen van vaardigheden?

4. Gezondheid en veiligheid – Kunnen medewerkers veilig werken? Moet er nieuw beleid voor thuiswerk en omgevingsfactoren worden opgesteld?

5. Payroll, verlof, verzuimbeheer en andere operationele HR-diensten – Hoe worden de medewerkers voorzien van basic HR-diensten als ze op afstand werken?

6. Welzijn – Medewerkers die op afstand werken moeten toegang hebben tot alle welzijnsdiensten. In sommige gevallen hebben ze door de afstand meer welzijnsondersteuning nodig dan kantoorpersoneel.

7. Werknemersbetrokkenheid – Hoe kunnen we in contact blijven met onze medewerkers? Hoe houden we de cultuur en compliance in stand? Hoe kunnen medewerkers inzicht krijgen in organisatieveranderingen en kansen als zij dit niet langer langs de traditionele weg “bij het koffieapparaat” vernemen?

8. Managementinformatie – Het is waarschijnlijk dat de rol van de managers ook beïnvloed zal worden door wendbaar werken. Om hun teams effectief te managen, zal toegang tot informatie nodig zijn.

Oracle Cloud HCM is ontwikkeld om al deze uitdagingen aan te gaan en organisaties te helpen bij de overgang naar wendbaar werken. Het kan de volledige waaier aan HR-diensten ondersteunen die nodig zijn om op afstand en digitaal werk te leveren. Ervaring en toegankelijkheid van de medewerkers staat daarin centraal en is de hoeksteen van de ontwerpfilosofie van Oracle. Een gemakkelijke adoptie en compliance wordt ondersteund door een digitale assistent (bekend als ‘intelligente adviseur’) en geïntegreerde helpdeskmogelijkheden, ingebed in Oracle Cloud HCM.

Daarnaast kunnen managers eenvoudig toegang krijgen tot de informatie die ze nodig hebben, evenals de controles uitvoeren die nodig zijn om de dagelijkse werkzaamheden van het team te bewaken.

De afgelopen jaren heeft HR bij Oracle zelf een transformatie ondergaan, mogelijk gemaakt door de implementatie van Oracle Cloud HCM. Een periode van 14 weken werken vanuit huis heeft deze transformatie op de proef gesteld. Het is eenvoudig en effectief geweest. Oracle Cloud HCM heeft eenvoudige toegang mogelijk gemaakt tot alle HR-diensten, zowel digitaal als op afstand. 
 

[1] Work-At-Home After Covid-19—Our Forecast, Global Workplace Analytics
[2] The future comes early: Insurance workforce transformation through COVID-19, KPMG