ASICS blijft groeien en innoveren dankzij continue optimalisatie van het mondiale SAP HRIS-pakket

Sportkledingbedrijf ASICS heeft wereldwijd ongeveer 8900 werknemers in dienst, waarvan zo’n 2000 medewerkers in de EMEA-regio. Het bedrijf werkt volgens het Japanse Kaizen-principe. Dit is een bedrijfsfilosofie voor procesverbetering, gebaseerd op het idee dat kleine voortdurende positieve veranderingen grote verbeteringen kunnen opleveren. ASICS past dit ook toe voor HR.

“Niet alleen is de besluitvorming van de HR-afdelingen inmiddels meer data-gedreven, zij kunnen de directie ook beter ondersteunen en adviseren”

Wereldwijd gebruikt ASICS SAP SuccessFactors als pakket voor Human Capital Management (HCM). Er is binnen het bedrijf geen mondiale coördinatie op gebied van HR-informatiesystemen (HRIS). De regionale verschillen in de configuratie en het gebruik van de beschikbare SAP-modules zijn groot.

“We kijken per regio waar de behoefte het grootst is en kunnen daarin zelf stappen zetten. Wij gebruikten in EMEA al meer functionaliteiten dan in de rest van de wereld en worden gezien als koploper”, vertelt Fred van Wees, Director HR Services & Total Rewards bij ASICS EMEA (in totaal 18 landen).

HuRis is betrokken bij de implementatie, optimalisatie en het beheer van verschillende modules van SAP SuccessFactors en verdere automatisering van de HR-processen binnen ASICS EMEA. Daarnaast heeft de implementatiepartner een aantal add-ons ontwikkeld en uitgerold die functionaliteit toevoegen aan het HRIS-systeem, zoals een payroll-integrator, verzuimmodule en een documentopslag en -generator.

Data-integriteit een must

Anne van Vugt, accountmanager en consultant SAP SuccessFactors bij HuRis, stelt dat ASICS EMEA recent ‘flinke stappen’ heeft gezet om meer uit het HRIS-systeem te halen. “Er is een forse optimalisatieslag gemaakt en het gebruik van het systeem is naar een hoger niveau getild. Daarmee is onze samenwerking, die al veel langer bestond, veel volwassener geworden.”

Samen met HuRis is gekeken naar de module compensation management, om meer zicht te krijgen op budgetten. Inmiddels is afscheid genomen van de ouderwetse Excel-sheets met verschillende munteenheden. Binnen SAP SuccessFactors worden nu alle data overzichtelijk weergegeven.

In de aanloop ernaartoe zorgde dit wel voor de nodige organisatorische uitdagingen. Zo zijn de kostenallocatie-processen in kaart gebracht en gestroomlijnd en stond consistentie in data op de agenda. Want voor iedere module geldt: zonder goede data-integriteit kun je niks.

Het resultaat mag er zijn: goede data voor rapportages. Met het oog op de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) kan ASICS EMEA zowel globaal als regionaal aangeven waar de organisatie staat met diversiteit & inclusie en de gender pay gap. Het kan real-time analyses doen met SAP SuccessFactors als basis. Dit is volgens Van Wees een doorlopend proces: “We voeren – heel Kaizen – ieder jaar reviews en verbeterslagen door.”

Meer dan technologie

Daarnaast is ASICS EMEA als enige regio in de wereld overgestapt naar continuous performance management. Dit behelst veel meer dan technologie alleen. Het is vooral een gedragsveranderingsproject, een cultuurverandering binnen de organisatie. Ook hierin heeft ASICS EMEA ondersteuning gekregen vanuit HuRis, bijvoorbeeld over trainingen en communicatie en hoe je ervoor zorgt dat medewerkers de module ook echt gaan gebruiken.

In de toekomst wil ASICS EMEA ook de module onboarding implementeren en de module recruitment updaten naar de laatste release. Van Wees: “We werken nog met de global release en lopen daarom niet met alle modules op de laatste user interface. Op aangeven van de business onderzoeken we welke functionaliteit nog niet goed werkt en wat er allemaal mogelijk is als we naar de nieuwste release gaan en hoe we de processen verder kunnen optimaliseren.”

“Steeds vaker weten ook snelgroeiende kleine en middelgrote ondernemingen SAP SuccessFactors te vinden”

Uitgangspunt voor verdere optimalisatie is dat Employee Central als basis dient. Dit vereist een duidelijke mondiale visie die wereldwijd én regionaal ondersteund wordt door een sterke interne HRIS-afdeling. Met SAP Analytics Cloud wil de organisatie het management beter ondersteunen met analytics en dashboards. Op dit moment gebeurt dat binnen de EMEA-regio nog met behulp van Power BI.

Steeds nieuwe HR-uitdagingen

De verwachting is dat met behulp van AI in de verschillende modules van SAP SuccessFactors de processen nog verder geoptimaliseerd kunnen worden en de datakwaliteit en -integriteit naar een hoger niveau kunnen worden getild. Niet alleen is de besluitvorming van de HR-afdelingen inmiddels meer data-gedreven, ook adviseren en ondersteunen zij de directie beter.

De HR-transformatie is volgens Van Wees geen eenmalige actie maar doorlopend proces. “Het gaat continu door. Denk maar aan CSRD-rapportages, de opmars van AI, ontwikkelingen in data security, identity access management en skills-based carrièreplanning en recruitment. De komende jaren komen er ongetwijfeld nieuwe uitdagingen bij. Daar wil je snel op inspelen.” Hierbij dient SAP SuccessFactors als basis.

ASICS wil HR de komende tijd verder globaliseren en digitaliseren. Volgens HuRis is de EMEA Director HR Services & Total Rewards bij ASICS de aanstichter van die beweging. Hij en zijn team hebben de kracht en de tools om wereldwijd meer bewustzijn te creëren om de hele organisatie mee te krijgen.

Dit team doet de HR-transformatie overigens met minimale resources: slechts twee HRIS’ers managen in SAP SuccessFactors – ondersteund door HuRis – zo’n 2000 medewerkers en 500 externe consultants.

Tips voor een succesvolle HRIS-transformatie

Van Wees heeft een aantal belangrijkste tips voor een HRIS-transformatie. Allereerst: Schoon je data op! Denk ook goed na over je organisatiestructuur en je processen. Realiseer je dat een HRIS-transformatie meer is dan de technologie alleen; het is ook verandermanagement, het standaardiseren van je processen en adoptie.

Denk van tevoren ook goed na over integraties met andere tools en systemen, dit voorkomt in een later stadium heel veel dubbel werk. En tot slot: selecteer de juiste partner voor de implementatie, advisering en het beheer. Lodewijk van der Pol, Managing Partner bij HuRis, merkt vaak dat organisaties onrealistische verwachtingen hebben van de implementatie van een HRIS-systeem.

“Dat zie je ook bij SAP SuccessFactors, waar ontzettend veel mee kan. Bedrijven voelen zich soms een kind in de snoepwinkel en willen alles hebben. Dan is het belangrijk dat je jezelf terugroept. Kijk vooral naar wat de organisatie aan kan en wat je nodig hebt. Het pakket is maar zo goed als het gebruikt wordt. Denk groot, maar werk in kleine stappen naar het doel toe”, luidt zijn advies.

“De lijnen zijn kort en de professionals zijn gecertificeerd en ervaren, dus er kan snel worden geschakeld”

Het zijn al lang niet meer alleen grote multinationals die een global HRIS-systeem overwegen. Steeds vaker weten ook snelgroeiende kleine en middelgrote ondernemingen SAP SuccessFactors te vinden. Volgens Van Wees kan een lokale integratiepartner als HuRis ook dit type organisaties goed ondersteunen.

“De lijnen zijn kort en de professionals zijn gecertificeerd en ervaren, dus er kan snel worden geschakeld. Het is belangrijk dat er een vertrouwensbasis is en je 100% eerlijk kunt zijn tegen elkaar. Ik wil niet gelijk de grote partijen diskwalificeren, maar met een kleinschalige partner bouw je sneller een persoonlijke band op. Dat werkt gewoon veel prettiger.”