Anke Schouten, VP HR Enza Zaden: “Zo’n HRIT-tool moet wel passen”

Het proces van aankopen en implementeren van een HRIT-systeem is ingrijpend. Hoe overtuig je de organisatie van de noodzaak van zo’n nieuwe tool? Wat komt er kijken bij het selecteren van de aanbieders? Enza Zaden Beheer BV uit Enkhuizen, bijgestaan door SuccessDay, heeft het traject doorlopen en staat aan de vooravond van het maken van de definitieve keuze.

Anke Schouten kwam ruim tweeënhalf jaar geleden naar Enza Zaden in Enkhuizen. Missie van de Vice President Human Resources: HR binnen het internationaal snelgroeiende familiebedrijf klaarstomen voor de toekomst. En omdat ze diezelfde klus eerder al klaarde bij vergelijkbare bedrijven, wist ze heel goed wat haar te wachten stond, alhoewel elk (familie)bedrijf weer zijn eigen dynamiek en uitdagingen met zich meebrengt.

SuccessDay wist bij Enza een ‘nuchter projectteam’ te plaatsen 

“Enza is een 83 jaar oud familiebedrijf, in 1938 begonnen als Enkhuizer Zaadwinkel, nu een internationaal opererend groenteveredelingsbedrijf, met het hoofdkwartier in West-Friesland”, vertelt ze. “Wereldmarktleider in groenteveredeling, met alle kenmerken ook van een familiebedrijf. Dus volle focus op de mens, op de medewerker. De afgelopen decennia is de groei van Enza Zaden in een stroomversnelling gekomen en daarmee kwam een aantal jaren geleden de realisatie dat de manier van werken zich daarbij moest aanpassen om ook in de toekomst succesvol te blijven.”

Mondiale expansie

Nu telt Enza tussen 2.000 en 3.000 – afhankelijk van het seizoen – werknemers, met vestigingen in onder andere Spanje, de Verenigde Staten, Mexico, Tanzania, India en Maleisië. Daarnaast is het bedrijf in nog eens twintig landen op kleinere schaal vertegenwoordigd. Ook door die mondiale expansie moest de manier van werken veranderen. “Dat constateren is één, de weg daarnaartoe is een evolutionair proces over meerdere jaren”, aldus Anke Schouten. “Waarbij vooral de kracht en het positieve van wat er al is benadrukt wordt.”

Door de expansie moest de manier van werken veranderen

Enza Zaden ontwikkelt nieuwe groenterassen. Dat doen de R&D-medewerkers in meer dan dertig groentegewassen, waaronder sla, paprika, tomaat, komkommer en ui. De zaden hiervan worden wereldwijd geproduceerd en verkocht. Ter illustratie: uit hun zaden voor sla groeien jaarlijks 20 miljard kroppen. Het bedrijf staat al drie generaties lang voor ondernemerschap, langetermijnvisie, focus op innovatie, en onderscheidend vermogen.

Autonomie is het toverwoord binnen Enza Zaden; mensen koesteren er ondernemerschap. Mede ingegeven door het feit dat bijna 50 procent van de medewerkers in Research & Development actief is. En binnen R&D wordt autonomie met hoofdletters geschreven. Toch groeide bij Enza, en ook in de raad van bestuur, het besef dat de manier van werken door de groei een update nodig had.

Focus op mensen 

“Kijk”, legt Anke Schouten uit, “die autonomie betekent voor een groot deel ook het succes van deze organisatie. Maar tegelijkertijd is met zoveel mensen autonoom zijn, doen wat je zelf wilt, best lastig. Dat zullen we moeten coördineren, alignen, zeg maar. Zodat alle neuzen dezelfde kant op blijven staan. Bij Finance, bij IT, bij de Supply Chain en dus ook bij Human Resources. Als je niet voor elke vijftig nieuwe medewerkers ook een nieuw headcount voor HR moet aannemen, is het noodzaak de manier van werken te veranderen.”

Over SuccessDay 
SuccessDay ontzorgt organisaties tijdens de HR-transformatie naar een nieuw HRIS (HR-informatiesysteem) van onder meer Workday, Oracle HCM, SuccessFactors en TalentSoft. Het is daarnaast gespecialiseerd in Employee Experience en People Analytics. Als onafhankelijke adviseurs zijn zij vrij om eerlijk en oprecht advies te geven, zodat organisaties de juiste beslissingen kunnen nemen. SuccessDay is hierbij altijd op zoek naar commitment voor de lange termijn. In een serie artikelen behandelen we iedere keer een interessante klantcase waarin de belangrijkste ervaringen en geleerde lessen centraal staan. Zodat jij als CHRO straks niet opnieuw het wiel hoeft uit te vinden als je jouw HR digitaal wilt transformeren. 

Bas Eggelaar en Juul van Dongen, SuccessDay (Foto: Martine Sprangers)


“Daar is onze HR-strategie op gebouwd”, vervolgt ze. “Om gecoördineerder, gestructureerder en efficiënter te gaan werken. Maar wel met die focus op mensen, dat willen we absoluut behouden. Want als je bij Enza Zaden spreekt over technologie, structuur en processen, krijg je al snel als reactie ‘Oh, dan worden we bureaucratisch, maar dat willen we helemaal niet’. In de praktijk gaat het echter om de operatie te stroomlijnen, efficiënter te maken.”

Enza Zaden is enerzijds een ultra-innovatief bedrijf, dat met haar R&D-team technologische topprestaties levert en baanbrekend is in de sector, maar op andere terreinen nog efficiencyslagen moet maken. Ook HR had behoefte aan die professionaliseringsslag, aan die upgrade.

Partij van buiten 

De Vice President HR wist van meet af aan dat ze een partij van buiten nodig had om dat nieuwe HRIT-systeem te selecteren, aan te schaffen en te implementeren. Een systeem dat HR als het ware helpt en uit de wind houdt, zodat de HR-professionals zich op belangrijke zaken als het toevoegen van waarde en het ontwikkelen van mensen – in plaats van die administratieve handelingen en het beantwoorden van telkens terugkerende vragen – kunnen storten. Maar wat heb je nou eigenlijk nodig? Met welke systemen kun je dat bewerkstelligen? Wat is de HR-strategie van het bedrijf? Hoe zit het met de cultuur?

Schouten zocht naar een onafhankelijke partner om antwoorden te krijgen op die vragen en vervolgens samen de juiste aanbieder van dat nieuwe HRIT-systeem te selecteren. Ze vond SuccessDay, jong en pragmatisch ingesteld. “Je begint met te kijken wat je nodig hebt. Dat hebben we samen in kaart gebracht. SuccessDay heeft geholpen ons te wijzen op welke systemen ons daarbij zouden kunnen helpen. En heeft gekeken naar wat voor soort bedrijf wij zijn. Daar is een shortlist uit ontstaan.”

Uitgangspunt is: waar wil je over vijf jaar staan, wat is belangrijk?

Enza Zaden wist dat een global HR-systeem noodzakelijk zou zijn. Huiswerk was er al gedaan. Bij het selecteren van het pakket werd vervolgens SuccessDay geraadpleegd. Functional Requirements werden bekeken, concreter gemaakt.

Juul van Dongen van SuccessDay: “Je kunt natuurlijk in een half jaar of zo een hele organisatie analyseren, doorlichten, zo’n proces erg groot maken. Maar wij zijn heel pragmatisch, voor ons is altijd het uitgangspunt ‘wat is voor een organisatie belangrijk, waar willen ze over vijf jaar staan?’. We kijken naar de HR-strategie. Dan stellen we met de klant de hoofdcriteria vast met wegingsfactoren, die we afstemmen met de stuurgroep. We kijken naar functionality, usability, strategy, en de total cost of ownership.”

Businessbreed gedragen

Daar hangt SuccessDay vervolgens de requirements vanuit de klant onder. “Deze moeten businessbreed gedragen worden en niet alleen van HR zijn”, legt Van Dongen uit. ”Het is dus van belang dat de business, IT en Finance intensief betrokken zijn. Gaandeweg laten we de klant de wensen toetsen aan de tenders, dat proces begeleiden wij. Waarbij de uitkomst uiteindelijk ook de échte Enza-uitkomst is. Met een best fit en een runner up, twee tenders die passend zouden moeten zijn. Dat doen we in een tijdsbestek van gemiddeld drie maanden. Een behapbaar tempo, om de focus en het momentum te behouden.”

SuccessDay wist bij Enza een ‘nuchter projectteam’ te plaatsen. Enza Zaden beraadt zich nog op de definitieve keuze tussen de twee finale kandidaten, een besluit dat elk moment genomen kan worden. “De onafhankelijkheid is één van de krachten van SuccessDay, waardoor wij deze processen optimaal kunnen begeleiden”, stelt Van Dongen. “Dat is ons bestaansrecht. We zijn aan geen enkel platform verbonden. Wij willen echt het verlengstuk van de organisatie zijn, tijdelijk de interne kennis aanvullen om een gedegen keuze te kunnen maken.”

De beste willen zijn

Schouten: “We hebben naast onze HR-strategie ook een groepsstrategie. Ambitie is verdere groei in zaadveredeling. We willen niet per se de grootste zijn, maar in segmenten waar we actief zijn willen we wél de beste zijn. Voor onze klanten. Daarbij telt dat intern onze mensen gevonden en gezien willen worden. Soms lijkt het er wel op dat LinkedIn meer van onze medewerkers weet, dan wijzelf. Ook vandaar die nieuwe HRIT-tool. Ooit als klein familiebedrijf begonnen, waar iedereen elkaar kent. Zo gaat dat nu niet meer.”

Voor Schouten is de missie bij Enza Zaden haar derde implementatie van een nieuw HRIT-systeem. En dat is, zo zegt ze: “niet mijn grootste hobby, maar een middel om dat doel, het intern zien en vinden van onze talenten, te bereiken. Het voordeel van een R&D-georiënteerd bedrijf als Enza Zaden is dat er respect is voor ieders specialisme, dus ook voor HR. Dit is de eerste keer dat ik niet hard heb moeten vechten voor het bestaansrecht van HR of voor de waarde daarvan. Omdat Enza Zaden mensgericht is, wordt dat aangenomen. En de manier waarop? Jij bent de expert, dus ze volgen jouw advies. Dat heb ik zelden meegemaakt.”

Het voorlopige eindresultaat van de twee partijen die er nu nog staan om HRIT aan Enza Zaden te leveren, komt ook letterlijk voort uit de strategie van het bedrijf, zegt Van Dongen. “Je moet voor iets kiezen dat je kunt doorontwikkelen.”

We willen niet te corporate worden

Het laten groeien van mensen en het vinden van talent zijn uitdagingen voor Enza Zaden. Breeding to feed the World, daarmee heeft Enza Zaden een purpose beyond profit. Schouten: “’Winst is een gevolg van de juiste dingen op de juiste manier doen’, zeggen wij. Dat spreekt bepaalde generaties nu heel erg aan. Dat je iets goeds doet, die zinvolle bijdrage aan de wereld levert, mensen voorziet van goed voedsel. Dat hebben we mee. Het HRIT-systeem helpt daarnaast met een talent acquisition module. Belangrijk is dat mensen een goede en soepele ervaring bij Enza hebben.”

Hoe ontloop je valkuilen? “Ik heb eerdere implementaties gedaan, maar die ervaring om risico’s te mijden telt amper meer, de wereld verandert immers zo snel”, zegt Schouten. “Vandaar ook de samenwerking met SuccessDay. Enza Zaden is bijzonder qua cultuur, daar moet een consultant echt wel heel goed ‘passen’. SuccessDay is niet corporate, dat past goed.”

Benodigde data opgehaald 

De nieuwe tool gaat een grote verandering teweegbrengen bij Enza Zaden, voor álle medewerkers. In haar eigen team is er zowel enthousiasme en ongeduld, als afwachting, zegt de Vice President Human Resources. “Feit is dat je zo’n investering natuurlijk niet elke twaalf maanden doet, want je praat al snel over een paar miljoen euro voor de eerste vijf jaar.” 

“We kijken nu naar de volgende stap, ná de selectie voor het systeem. Dan volgt fase nul, dan wordt in alle landen de benodigde data opgehaald, worden definities over bijvoorbeeld fte’s vastgesteld. En we gaan plannen. Hoe rollen we uit? Alles in één keer, die Big Bang? Of toch in fases? Geografisch, op functionaliteitsfases, die combinatie van beide?”

Bron: dit artikel wordt aangeboden door SuccessDay