“De CHRO en CIO zijn hier de rechterhand van de CEO: technologie en mensen maken het verschil”

Solmax staat op het punt om een keuze te maken over de implementatie van een nieuwe HRIT-systeem, dat de organisatie nu en in de toekomst optimaal moet ondersteunen haar ambities te verwezenlijken. Het Nederlandse SuccessDay hielp de Noord-Amerikaanse organisatie bij de pakketselectie. “Zij begrijpen technologie en kijken anders tegen zaken aan. Daar hou ik van.”

“HR is een generator van concurrentievoordeel”

We leven momenteel in een interessante, uitdagende tijd voor de HR-community, stelt de CHRO van Solmax. Dat begon al met de coronapandemie. “Een gebeurtenis waar je je niet op kon voorbereiden. Niemand had ooit zoiets meegemaakt.” Zodra de lockdowns werden aangekondigd, stond de telefoon van Martin roodgloeiend. De CEO, zijn HR-collega’s en medewerkers van over de hele wereld wilden van hem weten: ‘Wat nu?’. Aan de ene kant moest de bedrijfscontinuïteit gegarandeerd worden, want klanten verwachten dat de producten gewoon voorradig waren. Aan de andere kant moest hij als CHRO de veiligheid van zijn mensen bewaken. “Ik heb de eerste maand slecht geslapen. Ik heb wat liggen tobben”, blikt hij terug.

Tegelijkertijd groeide Solmax net voor, maar ook tijdens de pandemie ontzettend hard na diverse overnames (zie kader). Martin: “We hebben kantoren over de hele wereld, die na de corona-uitbraak allemaal te maken hadden met verschillende situaties, verschillende wet- en regelgeving, die op basis hiervan ieder eigen maatregelen troffen. Als CHRO moest ik orde in de chaos brengen, en dat was een behoorlijke uitdaging.”

Een andere uitdaging vormt het snel oplopende personeelstekort. “Na de pandemie is de arbeidsmarkt nog veel krapper geworden. De situatie in Canada en de VS is misschien nog wel ernstiger dan in Europa en Azië-Pacific. Wij voelen de war for talent hier heel erg. Ik schat dat het wel tien keer zo ingewikkeld is geworden om talent aan te trekken en de wervingskosten rijzen de pan uit.”

Een echte business partner

“Als ik terugkijk, ben ik onder de indruk van de evolutie van de rol en de impact van de HR-functie. Dank aan hen die hebben bijgedragen aan deze evolutie en ik ben er trots op dat ik nu de kans krijg om op mijn kleine manier bij te dragen aan een mooie en opwindende toekomst voor de volgende generatie HR-leiders”, aldus Martin. Hij denkt dat dit niet alleen komt door de snel veranderende marktomstandigheden, maar ook doordat HR zichzelf betere weet te verkopen en haar toegevoegde waarde beter kan aantonen.

“Ik heb het geluk dat ik voor een organisatie werk die bestuurd wordt door iemand die het belang van technologie en mensen inziet voor de toekomst van ons bedrijf. Onze CEO – zeker geen doorsnee-CEO – hecht veel waarde aan de inbreng en bijdrage van zijn CIO en CHRO, aangezien veel van onze uitdagingen en kansen betrekking hebben op technologie en mensen.”

“Ik zit nu aan de directietafel, omdat we mensen nodig hebben om de organisatie aan te passen aan die nieuwe realiteit”

Adaptatie en innovatie, de klant zo goed mogelijk bedienen, de beste werkgever zijn, werken aan langdurige klantrelaties… het kan volgens de Solmax-CHRO niet meer zonder IT. “Ik zit nu aan de directietafel, omdat we mensen nodig hebben om de organisatie aan te passen aan die nieuwe realiteit. Mensen zijn de belangrijkste troef van organisaties. Het besef begint te komen dat HR meer is dan een ondersteunende en faciliterende organisatie. HR is een generator van concurrentievoordeel, dus het is terecht dat we invloed uitoefenen op de visie en strategie van organisaties.”

HR naar de 21^e eeuw brengen

Solmax is de afgelopen jaren dus hard gegroeid. Inmiddels werken er meer dan 2200 personeelsleden in 10 landen. Het IT-landschap is door alle overnames een ratjetoe. Zo zat Solmax ineens met 5 verschillende ERP-platformen. De CIO werkt hard aan een strategie die moet leiden tot meer standaardisatie en integratie. Dat geldt ook voor de systemen die worden gebruikt door de verschillende HR-afdelingen. Toen Martin aan boord kwam, werd er nog nergens een HR-managementsysteem gebruikt en gebeurde veel in Excel. Martin: “Alle rapporten werden nog handmatig gemaakt, maar dat kon met onze huidige omvang echt niet meer. We moesten onszelf naar de 21^e eeuw brengen.”

In Noord-Amerika werd in 2020 gekozen voor de HRIT-oplossing van Ultimate Kronos Group: UKG Ready. De uitrol duurde 10 maanden en was gereed in mei 2021. “Op dat moment was dat een gamechanger voor ons. Maar inmiddels voldoet het systeem niet meer aan onze wensen en behoeften, omdat we zo ontzettend hard gegroeid zijn en de boel verder willen integreren en stroomlijnen.” Via via kwam Martin in contact met Bas Eggelaar van SuccessDay, die de CEO van het overgenomen TenCate kende. Het klikte meteen en ze besloten met elkaar in zee te gaan voor de begeleiding van het selectieproces van een HRIT-systeem dat wereldwijd zou worden uitgerold. Een platform dat nu, maar ook in de toekomst, aan de wensen en behoeften van Solmax zou voldoen. “We zijn nog niet uitgegroeid en willen geen platform selecteren dat over drie jaar niet meer volstaat. We gaan voor een goede, toekomstbestendige oplossing.”

Twee opties

Ruben Stavast kwam aan boord namens het SuccessDay-team en kreeg de opdracht twee opties te onderzoeken. De eerste optie was de markt opgaan en de beste optie voor Solmax selecteren. De tweede optie was onderzoeken wat de huidige leverancier kon betekenen voor Solmax. Ruben: “Op zich leveren de belangrijkste leveranciers allemaal een prima product. Solmax had zich al verbonden aan een 3-jarige deal met UKG, die we eventueel konden upgraden naar de meest geavanceerde oplossing (UKG Pro). UKG stond hier zeker voor open en was bereid een interessant aanbod te doen.”

Onder leiding van Ruben is Solmax met UKG in gesprek gegaan. Er werd een klein team samengesteld vanuit Solmax (twee HR-directeuren, een HR-specialist Compensatie en een HR-specialist Talent) dat een uitgebreide analyse heeft gemaakt van waar het tegenaan liep in het huidige systeem. Alle wensen en behoeften zijn de afgelopen maanden in kaart gebracht en vervolgens is met behulp van use cases, demo’s en workshops gekeken of UKG Pro hieraan kon voldoen.

“Ik vind het belangrijk om mensen met een verschillende kijk op zaken te benaderen. Dat zorgt soms voor wrijving, wat vaak het beste resultaat oplevert.”

Wrijving levert beste resultaat op

“Momenteel zitten we in de afrondende fase. Binnenkort hakken we de knoop door: gaan we voor UKG Pro of niet? Iedereen uit het team moet zich er comfortabel bij voelen. Er moeten nog een aantal zaken gevalideerd worden”, vertelt Martin. Hij is blij dat SuccessDay hen adviseert en ondersteunt bij de pakketselectie. “Ze weten wat er op de markt beschikbaar is en begrijpen de technologie. Door SuccessDay weten we nu van tevoren exact wat het systeem wel en niet voor ons kan doen.

Bovendien is het prettig dat ze een andere culturele achtergrond hebben. Als ik een Canadese consultant had ingehuurd, had die waarschijnlijk op dezelfde manier gedacht als wij. Ik vind het belangrijk om mensen met een verschillende kijk op zaken te benaderen. Dat zorgt soms voor wrijving, wat vaak het beste resultaat oplevert.”

Na een ‘go’, start Solmax aan het eind van deze zomer met de voorbereidingen en de kick-off staat dan gepland voor begin 2023. Een big bang aanpak wordt het waarschijnlijk niet. Martin: “We overwegen twee opties: óf enkele modules wereldwijd uitrollen, later gevolgd door de rest, óf een volledige uitrol in één regio, gevolgd door de andere regio’s.” Martin ziet ook een belangrijke rol weggelegd voor SuccessDay bij de voorbereidende fase en de implementatie van het systeem.

“Het is fijn om een onafhankelijke partij met veel expertise naast je te hebben staan. Zij kunnen ons helpen bij het managen van het project, lastige vragen stellen op het juiste moment en helpen bij issues rondom verandermanagement.”

Solmax hoopt straks een robuuste database te hebben met informatie over al haar mensen, die voldoet aan alle privacy- en compliance-wetgeving. “Het wordt tijd dat HR technologie echt gaat omarmen. We moeten veel meer datagedreven gaan werken. Doe geen aannames, want dan ben je gezien.”