De Nederlandse economie groeit flink en komt naar verwachting in het derde kwartaal van dit jaar weer boven het niveau van vóór de coronacrisis. Tegelijkertijd laat de arbeidsmarkt een enorme spanning zien. Organisaties kampen met moeilijk vervulbare vacatures. Er is met name sprake van een flinke kloof tussen de gewenste vaardigheden en de aangeboden skills.

Je leert wel waarom medewerkers weggaan, maar het vertelt je niets over waarom (andere) medewerkers blijven

Niet gek dus dat organisaties meer en meer inzetten op het behouden van hun talenten. Zo sturen zij vaker op het opbouwen van impactvolle relaties met werknemers die op hun beurt voor een langere termijn bij hen blijven. Corona heeft daarbij voor de extra uitdaging gezorgd om talent ook bij werken op afstand te kunnen verzorgen en te behouden.

Maar hoe houd je mensen binnen? Hoe voorkom je dat ze weggaan? Meer en meer organisaties zetten exitinterviews en/of exitsurveys in om te leren van vertrekkende collega’s en hiermee de overige collega’s te behouden. Maar een exitonderzoek gaat per definitie over collega’s die al hebben besloten om te vertrekken.

Je leert dus wel waarom deze groep weggaat, maar het vertelt je niets over waarom (andere) medewerkers blijven. Bovendien zullen vertrekkende medewerkers hun keuze (achteraf) rationaliseren om mogelijke stress en ongemak door twijfel aan hun besluit, de zogenoemde cognitieve dissonantie, te vermijden. Dus is het maar de vraag of je de werkelijke motieven om te vertrekken echt boven water krijgt.

Beïnvloeden én voorspellen

Veel beter is het om de aspecten die mogelijk invloed hebben op vertrek breed te meten onder alle medewerkers en dan drie tot twaalf maanden later een analyse uit te voeren. Daarbij worden de factoren gezocht die blijvende medewerkers met elkaar gemeen hebben en die hen onderscheiden van de vertrekkende medewerkers. Op die manier vind je wel de knoppen om aan te draaien om het verloop te beïnvloeden.

Daarnaast is het ook zinvol om op zoek te gaan naar kengetallen die kunnen helpen om de toekomstige uitstroom te voorspellen. Het huidige verlooppercentage vertegenwoordigt tenslotte enkel het verleden. Er is niets dat je in het heden nog kunt doen om die uitkomst te veranderen. Je wilt liever sturen op indicatoren die het toekomstig verloop voorspellen. Je kunt deze gebruiken om te zien of de organisatie de gestelde doelen zal bereiken als ze op de oude voet doorgaat of dat aanpassingen nodig zijn.

Je wilt liever sturen op indicatoren die het toekomstig verloop voorspellen

Zo onderscheiden Timothy Gardner en Peter Hom in hun onderzoek in 2016 dertien gedragingen die verloop in de komende twaalf maanden voorspellen:

1. Hun productiviteit is meer gedaald dan gewoonlijk.
2. Ze zijn minder een teamspeler dan gewoonlijk.
3. Ze doen echt alleen het minimale aan werk dat ze moeten doen om normaal te functioneren.
4. Ze doen geen moeite om hun manager tevreden te stellen.
5. Ze conformeren zich niet snel meer aan langetermijnplanningen.
6. Ze laten vaker een negatieve houding zien.
7. Ze spannen zich minder in en zijn minder gemotiveerd dan gewoonlijk.
8. Ze zijn minder met hun werk bezig.
9. Ze uiten vaker hun ontevredenheid over hun baan dan gewoonlijk.
10. Ze uiten vaker hun ontevredenheid over hun leidinggevende dan gewoonlijk.
11. Ze vertrekken vaker vroeger van hun werk.
12. Ze zijn niet meer enthousiast over de missie van de organisatie.
13. Ze zijn minder geïnteresseerd in werken met klanten dan gewoonlijk.

Natuurlijk is het meten van de bovenstaande gedragingen niet zonder meer eenvoudig. Het kan in een (anoniem) onderzoek naar welzijn en collegialiteit worden meegenomen, waarmee een algemene voorspelling kan worden gedaan. Het kan echter ook door leidinggevenden worden gemeten.

Leidinggevenden zullen dan regelmatig medewerkers moeten beoordelen op deze indicatoren. Met een medewerker die op het punt lijkt te staan afscheid te nemen kan op deze manier een gesprek worden aangegaan. Met een dergelijk gesprek kan vervolgens worden achterhaald waar de (mogelijke) ontevredenheid vandaan komt.

De aldus verkregen inzichten kunnen worden gebruikt om naar oplossingen te zoeken of, indien te laat, de medewerker met een positief gevoel te laten vertrekken. Door het combineren van de resultaten van de individuele scores tot data, kan daarnaast de vinger aan de pols worden gehouden ten aanzien van toekomstig verloop.

Einde van het exitinterview?

Betekent dit dan dat het exitinterview en/of de exitenquête geen toegevoegde waarde hebben? Nee, dat niet. Een exitonderzoek kan sowieso bijdragen aan een goede offboarding. Dat kan ervoor zorgen dat voormalige werknemers positief spreken over de organisatie of zelfs actieve referenten zijn. Daar kun je als werkgever nooit voldoende aandacht aan geven.

Ik adviseer daarbij de combinatie van een (online) enquête en een goed gesprek. In een gesprek kunnen dingen aan de orde komen die best belangrijk blijken, maar niet direct via een survey aan het licht zouden komen. Dit levert mogelijk (nieuwe) aspecten op die in het organisatiebrede onderzoek dienen te worden opgenomen om vervolgens verloop weer te voorspellen.

Belangrijk daarbij is wel dat het gesprek in een veilige en vriendelijke omgeving wordt gevoerd. Anders loop je het risico dat de vertrekkende werknemer weinig bereid zal zijn om de gewenste openheid te geven.

Algemene trends inzichtelijk maken

Een exitsurvey is tenslotte uitermate geschikt om juist feiten te meten en te monitoren, die algemene trends inzichtelijk kunnen maken. Denk bijvoorbeeld aan zaken zoals:

• Gaat iemand meer of minder uren werken
• Gaat iemand meer of minder verdienen
• Zijn de secundaire arbeidsvoorwaarden beter of slechter
• Gaat iemand meer of minder tijd kwijt zijn aan woon-werk verkeer
• Gaat iemand meer of minder thuis (kunnen) werken
• Gaat iemand aan meer of minder personen leidinggeven
• Blijft iemand in dezelfde sector werken of vertrekt hij/zij naar een andere sector
• Blijft iemand in dezelfde functie/rol werken of verandert hij/zij van werkzaamheden
• Betreft het een hogere of lagere functie/rol (niveau)
• Enzovoort

Exitenquête, bron voor de recruiter

Door dezelfde feiten in een enquête voor te leggen aan nieuwe medewerkers en/of sollicitanten kunnen inzichten worden verkregen in de daadwerkelijke trends in wensen ten aanzien van werk. Daar waar mensen beginnen aan een nieuwe baan betekent dit namelijk (meestal) ook dat ze ergens anders een baan hebben opgezegd. Ook van deze onderzoeken kan de recruiter weer leren ter verbetering van de instroom.

Irma Doze is data- en analyticsexpert en co-auteur van het boek “Data-Driven HR: Creating Value with HR Metrics & HR Analytics”