Helen Richardson, CHRO Renewi: ‘Het is geen HRIT-implementatie, dit is een business-transformatie’

Bij Renewi speelt technologie een steeds belangrijkere rol om de HR-doelen bij beter te managen en inzicht te krijgen in belangrijke personeelsdata. Renewi transformeerde de afgelopen jaren van een logistiek bedrijf dat afval ophaalt naar een waste-to-product-bedrijf dat een nieuw leven geeft aan gebruikte materialen.

“We hebben als business een enorme transformatie doorgemaakt en ik heb daar met mijn HR-team een heel mooie bijdrage aan mogen leveren”

Het bedrijf ontstond zeven jaar geleden toen Shanks, dat vooral in het Verenigd Koninkrijk actief was, fuseerde met Van Gansewinkel, dat zich vooral richtte op de Benelux. Er werken zo’n 6800 werknemers, en ruim 1000 externen, die actief zijn op 154 locaties in vijf verschillende landen in Europa.

“Het leukste aan mijn functie vind ik dat ik werk in een bedrijf dat enorm in ontwikkeling is. De afgelopen jaren heb ik veel groei en verandering meegemaakt. We hebben als business een enorme transformatie doorgemaakt en ik heb daar met mijn team een hele mooie bijdrage aan mogen leveren”, vertelt Helen enthousiast. Werken voor een bedrijf dat maatschappelijk een groot verschil maakt, geeft haar een enorm goed gevoel.

“Purpose zit in ons DNA. Op dit moment wordt zo’n 63% van het afval dat wordt ingezameld gerecycled in een van onze verwerkingslocaties. We hebben ons ontpopt als een belangrijke driver voor de circulaire economie.” Volgens Helen maakt purpose je bedrijf toekomstbestendig. “Purpose zorgt voor meer engagement, een hogere productiviteit en een lager ziekteverzuim. En als je het niet hebt, heb je niet de meest gedreven mensen, trek je geen jong talent aan en heb je geen sterke schouders onder je organisatie.”

Care for People strategie

“Onze mensen moeten het naar hun zin hebben op het werk, zich gehoord en gezien voelen en na het werk weer veilig en gezond thuis komen met voldoende energie voor andere zaken waar het in het leven om draait.” Dit noemt Renewi de Care for People-strategie. Om dit te realiseren is het belangrijk dat het goede leidinggevenden in dienst heeft die aandacht hebben voor de mens. Hiervoor dienen managers ontzorgd te worden met de juiste tools.

Daarnaast is ontwikkeling en groei heel belangrijk in deze snel veranderende wereld. Daarom heeft iedereen bij Renewi vrij toegang tot een e-learning-platform met opleidingsbibliotheek. “Daarnaast stimuleren we medewerkers om hun horizon te verbreden via ons ‘gluren bij de buren’-programma, waarbij je een kijkje kunt nemen op andere afdelingen.”

Verder is er onder leiding van Helen en haar team veel aandacht besteed aan het harmoniseren en standaardiseren van zaken. “We hebben het oerwoud aan regelingen teruggebracht en allerlei verschillen weggepoetst die vanuit het verleden goed te verklaren waren, maar ons nu simpelweg hinderen en zorgen voor een gevoel van ongelijkheid.” Dit is in verschillende lagen opgepakt – soms Renewi-breed, soms op landenniveau.

Belangrijke rol voor technologie

Technologie speelt een steeds belangrijkere rol om de HR-doelen bij Renewi beter te managen en inzicht te krijgen in belangrijke personeelsdata. Helen: “Er zijn veel verschillende groepen medewerkers. Alleen al in Nederland vallen we onder verschillende cao’s en zijn er ook bedrijven zonder cao. Zonder technologie is het zeer complex om alle verschillen te managen.”

Ook het sturen op global processen is zonder technologie volgens de CHRO niet mogelijk. “Door datagedreven te gaan werken ontstaat er meer inzicht, waardoor je verbeteringen voor kunt stellen voor managers en medewerkers en er meer gelijkheid en transparantie ontstaat.”

Renewi werkte tot voor kort zonder een HR-informatiesysteem maar met verschillende tools en payroll-systemen die via Power BI samenkwamen. “De manier waarop wij vraagstukken vanuit de business beantwoorden was niet langer duurzaam. Door de complexiteit van onze organisatie lukte het niet meer om de terechte vragen die gesteld werden door onze business-leaders op effectieve en efficiënte wijze te beantwoorden. Tijd dus voor een global HRIT-systeem.”

“Het is belangrijk om niet in de valkuil te stappen om elkaar de schuld te geven, maar aan de slag te gaan om zaken op te lossen”

Inmiddels zijn er flinke stappen gezet. Na de fase van harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden en de verschillende regelingen over de landen, wordt er nu gewerkt met global processen, definities en workflows. “Ik ben er heel trots op hoe we dat met een klein team voor elkaar hebben gekregen. Al was dit nooit gelukt zonder de hulp en expertise van SuccessDay en andere business-partners.”

Op woensdag 28 juni 2023 ging Workday live in Nederland, België en Engeland. Zo’n 4500 medewerkers konden op die dag voor het eerst gebruikmaken van het nieuwe systeem en ongeveer de helft logde ook meteen in op die dag via computer of smartphone. Frankrijk en Portugal staan voor komend jaar op de planning.

Schakel tijdig hulp in

De belangrijke les die Helen heeft geleerd was dat je tijdig externe hulp en expertise moet inschakelen bij een HRIT-implementatie, zeker als het de eerste keer is dat er met zo’n systeem wordt gewerkt of als de mensen in het kernteam hier weinig of geen ervaring mee hebben. “Initieel was Workday ook de implementatiepartner en zouden we met een plug & play versie gaan werken. Toen dit later onmogelijk bleek, hebben we een eigen implementatiepartner ingeschakeld, omdat we merkten dat we zelf onvoldoende kennis en ervaring in huis hadden.”

SuccessDay werd ingeschakeld voor een Smooth Landing van het HRIT-systeem, de eerste support, meteen na de implementatie, maar ook voor de Application Managed Services (AMS). In deze blog van SuccessDay-trainee Douwe Clarijs lees je hoe hij terugkijkt om de Smooth Landing van het HRIT-systeem bij Renewi. Daarnaast helpt SuccessDay bij de optimalisatie van verschillende modules.

Volgens de Renewi-CHRO is het zaak om altijd te werken met een partner die dit eerder heeft gedaan en meer organisaties heeft gezien in vergelijkbare situaties. “SuccessDay kent de valkuilen als geen ander, past goed bij onze cultuur en leeft zich goed in in onze situatie. Ze zijn goed in prioriteiten stellen en het kaf van het koren scheiden. Wij wisten bijvoorbeeld dat onze datakwaliteit niet goed was, maar hoe dit dan op de beste wijze om te buigen en welke handige stappen hierin te zetten, daar heb je consultants voor nodig.”

Vanuit stevig fundament verder bouwen

Volgens Helen zijn er best wat tegenslagen geweest. “Het is belangrijk om niet in de valkuil te stappen om elkaar de schuld te geven, maar aan de slag te gaan om zaken op te lossen.” Soms betekende dit dat er een paar stappen achteruit moesten worden gedaan om weer voorwaarts te kunnen.

“De implementatie is niet vlekkeloos verlopen, maar als ik kijk waar we nu staan – en waar we vandaan komen – dan was het de reis absoluut waard. We komen van een situatie waarbij we op veel vragen een roughly right antwoord konden geven. Nu weten we in ieder geval wat we niet weten en kunnen we vanuit een stevig fundament verder bouwen.”

“Een HR-systeemimplementatie raakt alle medewerkers en managers – dat is wat het zo spannend maakt”

Er wordt met hulp van SuccessDay nog steeds gewerkt aan procesoptimalisatie, omdat iedere organisatie weer anders is en niet alles is te standaardiseren. Bovendien moet het softwarepakket continu onderhouden worden en de interne supportorganisatie ondersteund met het beantwoorden van vragen en het oplossen van issues en tickets.

“We voeren nieuwe releases door, lossen technische problemen en incidenten op en helpen bij het configureren van bedrijfsprocessen, omgevingsoptimalisatie en integraties”, licht SuccessDay-oprichter en managing director Bas Eggelaar toe. Hij is trots dat zijn bedrijf een toonaangevend bedrijf als Renewi mag ondersteunen.

“Ik ken als voormalig CHRO zo’n beetje iedere valkuil op HRIT-gebied. Toen ik zag dat vrijwel iedere organisatie met dezelfde problemen worstelde, besloot ik voor mijzelf te beginnen en organisaties bij te staan met hulp en advies rondom HRIT-implementaties.” Inmiddels werken er zo’n honderd professionals voor SuccessDay, dus dat hij een gat in de markt heeft ontdekt, is wel duidelijk.

Proeftuin

Voor Renewi was dit de eerste grote IT-implementatie over landen en divisies heen. Het bleek een proeftuin voor een groter project dat nu in de steigers staat: een ERP-implementatie. Helen: “Een HR-systeemimplementatie raakt alle medewerkers en managers en dus niet alleen bepaalde functies. Dat is wat het ook zo spannend maakt. Het meenemen van alle betrokkenen in dit traject is zeer belangrijk. Hierin moet je de nieuwe mogelijkheden laten zien, maar ook tonen dat er soms eerst weerstand is en dat er kinderziektes zijn die je samen moet managen.”

Welk systeem je ook kiest, er zullen altijd issues zijn, benadrukt zij. “Alle partijen beloven veel en tijdens de implementatie kom je achter mogelijkheden en onmogelijkheden. Het is cruciaal om te weten wat het minimale product is waar je live mee wilt gaan en hoe je stapsgewijs kunt komen tot verdere optimalisatie. Anders raak je verdwaald in het bos.

“Dit gaat vooral over hoe je vanuit jouw besturingsmodel kijkt naar de rol van de manager en hoe je medewerkers zou willen ondersteunen”

“Kijk naar andere organisaties wat normale implementatietijden en -budgetten zijn en kijk ook naar de maturiteit van jouw organisatie. Stel verwachtingen vervolgens naar boven of beneden bij. En ga ervan uit dat de voortgang in stapjes zal zijn, dus beloof niet te veel vooraf.”

Tot slot is het belangrijk om een dergelijk project niet te zien als een HRIT-systeemimplementatie pur sang. “Dit gaat vooral over hoe je vanuit jouw besturingsmodel kijkt naar de rol van de manager en hoe je medewerkers zou willen ondersteunen. Dan heb je het dus over business-transformaties.”