SAP en Pentos helpen middel-grote snelgroeiende bedrijven bij schaalvergroting: SEEBURGER

Een paar jaar geleden was het snelgroeiende Duitse IT-bedrijf SEEBURGER AG op zoek naar één tool voor al haar HR-processen. Doel was minder papierwerk en daarnaast wilde het internationaal opererende bedrijf niet langer verschillende HR-tools naast elkaar blijven gebruiken. SEEBURGER streefde naar één tool voor de hele employee lifecycle. Daarvoor was een forse digitaliseringsslag noodzakelijk, waaronder die van de HR-processen. 

“We wilde niet alleen het leven van onze HR-professionals een stuk makkelijker maken, maar dat van al onze medewerkers” 

Patrick Frauenheim, die in 2018 bij SEEBURGER kwam werken als projectmanager voor opdrachten bij klanten, is sinds begin 2024 Head of Business Application Management. Zijn team houdt zich bezig met het inventariseren en opstellen van requirements vanuit de business, het selecteren van nieuwe tools, het helpen bij de implementatie en configuratie, het realiseren en testen van de integratie met andere tools, het evalueren van mogelijke consolidatieopties en het implementeren van nieuwe features en updates. Daarnaast helpt zijn team de directie bij het uitvoeren van de algehele digitaliseringsstrategie. 

Toen SEEBURGER op zoek was naar een wereldwijd HRIT-systeem stond als een paal boven water dat de leverancier een cloud-based oplossing wilde, aangezien het zelf een agile, schaalbaar integratieplatform op de markt heeft gebracht. “Omdat we zelf een grote ontwikkelafdeling hebben, hebben we in het verleden vaak onze eigen oplossingen gecreëerd. Maar uiteindelijk moet je die voortdurend onderhouden, ondersteunen en updaten. Bovendien wordt het tegenwoordig steeds belangrijker om je gegevens goed te beschermen, compliant te zijn en je beveiliging goed op orde te hebben. We moesten dus op zoek naar een toekomstbestendige oplossing”, licht Frauenheim toe. 

Betere nachtrust

Andere doelen van deze stap waren meer transparantie, volledige documentatie in één tool en het leven van de medewerkers van SEEBURGER een beetje makkelijker maken. En dus niet alleen het leven van HR-professionals. SEEBURGER had bijvoorbeeld verschillende tools voor absentiemeldingen en het aanvragen van vrije dagen. Met één geïntegreerde oplossing wordt een aanvraag, zodra deze is goedgekeurd, verspreid en gesynchroniseerd naar alle andere tools die medewerkers en managers nodig hebben. Om dit goed te organiseren, helpt het dat SEEBURGER zelf een integratiebedrijf is. 

Na een uitgebreide leveranciers- en pakketselectie koos SEEBURGER uiteindelijk voor SAP SuccessFactors als global HRIT-systeem en Pentos als implementatiepartner. Frauenheim: “SAP is een groot, gerenommeerd Europees bedrijf, wat gunstig is, omdat HR-cloudapplicaties de meest gevoelige data bevatten. We weten dat onze gegevens in goede handen zijn. Onze servers worden gehost in Frankfurt binnen de EU. Dat zorgt voor een betere nachtrust. Bij de selectie van een partner wilden we ook kiezen voor een gevestigde naam”, legt Frauenheim uit. 

Pentos leidde de organisatie stap voor stap door het HR-digitaliseringsproces, module na module. Hoewel het pakket veel functionaliteit biedt, raken de medewerkers zo niet overweldigd en hoeft het bedrijf niet alles in één keer te configureren. Dit biedt grote voordelen voor snelgroeiende middelgrote bedrijven zoals SEEBURGER. Vooral met het oog op schaalbaarheid. 

Ga op zoek naar de juiste implementatiepartner

Daarnaast bracht Pentos veel kennis en ervaring in. Frauenheim: “Pentos wilde ons niet enkel software verkopen. Ze vroegen ons wat we precies nodig hadden en waar we wilden beginnen en adviseerden ons over de beste aanpak en kozen het juiste framework.” Volgens hem is het belangrijk altijd op zoek te gaan naar de juiste match in een zoektocht naar een implementatiepartner.

“Om alle voorbereidingen te treffen om op te kunnen schalen, moet je openstaan voor zaken en bereid zijn om begeleid en uitgedaagd te worden” 

Andreas Riemann, Project Manager bij Pentos, is begin 2020 bij het SEEBURGER-project betrokken geraakt. Zijn HR-achtergrond maakt hem meer dan alleen een technische sparringpartner. Hij stelt ook kritische vragen over de ideeën en processen, wat hem ook een goede business consultant maakt. Belangrijk, want volgens Frauenheim maken mensen het verschil in dergelijke projecten, en niet de technologie. 

Riemann benadrukt dat het belangrijk is dat bedrijven die een HCM-suite implementeren, openstaan voor suggesties en aanbevelingen en bereid zijn om begeleid en uitgedaagd te worden. “Dit is een unieke kans voor bedrijven om alle voorbereidingen te treffen voor schaalbaarheid. Maar er is meer dan schaalbaarheid. We doen zulke projecten alleen als er een duidelijke Return on Investment is. Met SAP SuccessFactors met standaardprocessen is dat absoluut het geval.” 

End-to-end onboarding-proces

In de afgelopen vier jaar zijn de modules Employee Central (EC), TimeOff, Recruiting en Learning Management geïmplementeerd. De laatste module die SEEBURGER en Pentos samen implementeerden was Onboarding. Voorheen kregen geworven kandidaten geen end-to-end proces aangeboden.

De pre-boarding was bijvoorbeeld niet gestroomlijnd. “SEEBURGER investeert veel tijd en geld in het wervingsproces, maar na het tekenen van het contract was er een gapend gat tot de daadwerkelijke eerste werkdag. Een cruciale, optimistische tijd die je beter kunt benutten”, zegt Riemann. 

“Vooral als je snel groeit, denk je niet per se eerst aan documentatie en processen. Je hebt andere dingen om je zorgen over te maken.” 

Ze verdiepten zich in de vereisten per land om een end-to-end proces te kunnen bieden. Nu hebben nieuwe werknemers nog voor hun eerste werkdag toegang tot de juiste data, kunnen ze hun papierwerk beheren, veiligheidsinstructies lezen, video’s over het bedrijf bekijken, online trainingen volgen, enzovoort. Op hun eerste werkdag zijn werknemers dus al betrokken en kunnen ze meteen beginnen met het ontmoeten van het team en leuke activiteiten doen, in plaats van administratieve rompslomp of wachten op hun laptop of inloggegevens.

Op dit moment wordt de laatste module geïmplementeerd: Performance & Goals Management. SEEBURGER heeft bewust ruim de tijd genomen voor een gefaseerde implementatie, Frauenheim: “Als je een standaard tool met uitgebreide processen implementeert, moet je je afvragen: pas je jouw processen aan aan de tool, of probeer je de tool aan te passen tot die bij jouw processen past? In het laatste geval zul je niet zoveel plezier beleven aan SAP SuccessFactors, omdat veel aanpassingen het lastig en complex maken.” 

Herzie je processen

Doe het dus andersom: daag je eigen processen uit, zegt het hoofd bedrijfsapplicaties van SEEBURGER. “Denk niet dat je de beste processen ter wereld hebt. Vooral als je snel groeit, denk je niet per se eerst aan documentatie en processen. Je hebt andere dingen aan je hoofd. Wanneer je de tool implementeert, word je uitgedaagd om je processen te her-evalueren, omdat je niet alles wat je hebt aangepast en wat in je hoofd zit in een tool kunt stoppen. Geeft het herzien van je processen of zelfs het afschaffen ervan prioriteit.” 

Door de HR-processen te moderniseren en te stroomlijnen kan SEEBURGER de efficiëntie, nauwkeurigheid en medewerkerstevredenheid verbeteren en ervoor zorgen dat de HR-processen voldoen aan de lokale en internationale arbeidswet- en regelgeving. Voor een IT-bedrijf zijn de belangrijkste activa de medewerkers, dus is het belangrijk om hen te ondersteunen met betere processen, minder handmatig werk en automatiseringen. Op deze manier kan personeel zich meer richten op de kerntaken en bijdragen aan het succes van het bedrijf.

Bedrijven die aan de vooravond staan van een wereldwijde HRIT-implementatie zouden vooraf heel goed na moeten denken over hun requirements, aangezien SAP SuccessFactors een grote snoepwinkel is – the sky is the limit. Breng bovendien in kaart in welke fase je bedrijf zit en zoek hulp om de kennis- en expertisegaten op te vullen. Bepaal vervolgens wie wat gaat doen in elke fase van de implementatie. 

Klaar voor de toekomst

SEEBURGER is meer dan ooit klaar voor de toekomst. Het bedrijf is niet alleen actief in Duitsland, maar verspreid over de hele wereld. In 2023 opende het een kantoor in India, dat zeer snel groeit. Het was cruciaal dat SEEBURGER destijds de basis had gelegd om op te schalen met een wereldwijde HR-tool, zodat het daar geen totale chaos werd. “De compliance en allerlei lokalisaties waren al beschikbaar. Als snelgroeiend bedrijf gaat het bij schaalbaarheid niet alleen om modules en processen. Wij hebben daar mooi de vruchten van kunnen plukken”, aldus Frauenheim.