Hoe werkgevers een dure les voorkomen: de informatieplicht voor vervallende vakantiedagen…

Hoewel het einde van het jaar nog ver weg lijkt, is het goed om je als werkgever ervan bewust te zijn dat vakantiedagen niet zonder meer vervallen indien ze niet zijn opgenomen. De verval- of verjaringstermijn van vakantiedagen is afhankelijk van het soort vakantiedag: de wettelijke vakantiedagen (20 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband) vervallen 6 maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd.

Op de werkgever rust jegens de werknemer een vergaande zorg- en daarmee samenhangende informatieverplichting

Bovenwettelijke dagen verjaren 5 jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Bij het opnemen van vakantiedagen, worden altijd de dagen opgenomen die het eerst vervallen. De wettelijke vakantiedagen van 2023 vervallen dus op 1 juli 2024. Verval vindt evenwel niet plaats als 1) de werkgever niet heeft voldaan aan de informatieplicht dan wel 2) indien de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest tot opname van de wettelijke dagen. In dat geval geldt voor die dagen alsnog de langere verjaringstermijn van 5 jaar.

In de praktijk gaat dit nog wel eens mis. Zo heeft de Hoge Raad op 23 juni 2023 (ECLI:NL:HR:2023:955) een arrest gewezen dat gaat over de uitbetaling van opgebouwde, maar niet-genoten vakantiedagen. In deze zaak moest de werkgever de ex-werknemer ruim € 62.000,- aan sinds 2012 (!) openstaande vakantiedagen uitbetalen, vermeerderd met 10% wettelijke verhoging en wettelijke rente.

Max-Planck-arrest: vergaande informatieplicht werkgever

Volgens het Max Planck-arrest van het Hof van Justitie van de EU rust op grond van artikel 7 van de Europese richtlijn 2003/88 (Arbeidstijdenrichtlijn) op de werkgever jegens de werknemer een vergaande zorg- en daarmee samenhangende informatieverplichting, opdat de werknemer daadwerkelijk gebruik kan maken van zijn recht op jaarlijkse vakantie met behoud van loon.

De werkgever moet ervoor zorgen dat de werknemer in staat is zijn vakantie op te nemen en hem tijdig informeren dat hij niet opgenomen vakantiedagen dreigt te verliezen. Daarbij moet de werkgever de werknemer actief laten weten dat opgebouwde vakantierechten vervallen als de werknemer deze niet tijdig opneemt.

Doet de werkgever dit niet, dan houdt de werknemer recht op die vakantiedagen. En dus ook op uitbetaling ervan als hij uit dienst gaat. Daarbij kunnen werkgevers zich niet verschuilen achter wettelijke verval- of verjaringstermijnen, zo is in het zogeheten LB-arrest bepaald.

Geen verval, en ook geen verjaring (behalve van bovenwettelijke dagen)

Nu kan als gezegd geen beroep op de vervaltermijn van zes maanden worden gedaan als de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest om zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen. In plaats daarvan geldt dan de verjaringstermijn die geldt voor de bovenwettelijke vakantiedagen, en die is vijf jaar.

Artikel 7:642 BW kent echter geen bepaling die inhoudt dat (ook) de verjaringstermijn niet geldt als de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest om zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen. Tenzij de werknemer de verjaring tijdig stuit, verjaren de bovenwettelijke dagen dus, ook als de werkgever de werknemer niet tijdig heeft geïnformeerd.

Dat zou betekenen dat de werknemer alsnog een deel van zijn wettelijke dagen door verjaring kwijtraakt. Dit zou weer in strijd zijn met artikel 7 van de Arbeidstijdenrichtlijn. Het hof oordeelt daarom dat voor de wettelijke vakantiedagen artikel 7:642 buiten toepassing moet blijven.

Werkgever moet werknemer herhaaldelijk op verval wijzen

De werkgever zal de werknemer herhaaldelijk op het verval moeten wijzen. Daarnaast moet hij kunnen aantonen dat hij dit gedaan heeft. Doet hij dat niet, dan vervallen of verjaren de dagen niet.

Dus: zet elk jaar een terugkerend item op de HR-agenda zodat de medewerkers aan het begin van ieder jaar worden geïnformeerd dat:
1) er nog vakantiedagen open staan van het jaar ervoor en hoeveel dat er zijn;
2) de medewerker voor 1 juli van het huidige jaar de tijd heeft om de wettelijke vakantiedagen van het voorgaande jaar op te nemen, en
3) de wettelijke vakantiedagen vervallen indien ze niet voor 1 juli zijn opgenomen.

Daarmee kan een dure les worden voorkomen…