Suzan Schoutsen, Sendcloud: “IT-talent halen we van over de hele wereld”

HR-platform van HiBob helpt Sendcloud – één van de snelst groeiende techbedrijven van Europa - de onconventionele HR-strategie te verwezenlijken.

De Nederlandse scale up Sendcloud timmert hard aan de weg. In tien jaar tijd groeide het alles-in-één verzendplatform uit tot één van de snelst groeiende techbedrijven van Europa. Het is actief in acht Europese markten en het streeft naar ‘world domination’.  

“De mensen die wij werven moeten matchen met onze drie core values: No Bullshit, Grow & Win en tot slot Fun”

Alleen al dit jaar wil het minimaal 250 nieuwe talenten aantrekken, dus dat vraagt nogal wat van de recruitment- en HR-afdelingen. Isabeau Bruno (Global Head of Talent Magic) en Suzan Schoutsen (Team Lead Talent Success) vertellen hoe het HR-platform van HiBob – bob geheten - Sendcloud helpt de onconventionele HR-strategie te verwezenlijken.

Isabeau Bruno

Sendcloud viert dit jaar zijn tienjarig jubileum. Het Eindhovense bedrijf groeide in die tijd in recordtempo van startup naar scale-up en telt inmiddels 425 medewerkers. Het begon allemaal toen oprichters Rob van den Heuvel, Bas Smeulders en Sabi Tolou in 2011 een webwinkel in telefoonaccessoires begonnen.

Het bedrijf groeide hard, maar liep steeds tegen verzend-issues aan. Het proces was te tijdrovend en ingewikkeld. Een vriend ontwikkelde zelf software om dit probleem te verhelpen, in ruil voor wat biertjes en een nieuw Mac-scherm. Zo werd in 2012 Sendcloud geboren. Eerst alleen nog in Nederland met PostNL als vervoerder.

Kapitaalinjectie

Een jaar later werden de eerste medewerkers aangenomen en in 2014 kreeg het een eerste startinvestering van 150.000 euro door business angels. Na een tweede kapitaalinjectie kon het ook de Belgische en Duitse markt betreden, een jaar later volgde ook Frankrijk.

Inmiddels was het 2016 en verhuisde de startup naar een groter pand in Eindhoven en opende het een tweede kantoor in München. In 2017 eindigde Sendcloud op de eerste plaats in de Deloitte’s Technology Fast 50, met een groei van maar liefst 5463%. Twee jaar later werd de honderdste medewerker aangenomen en betrad het ook de Spaanse markt.

De coronapandemie in 2020 - en de daarmee gepaard gaande run op online bestellingen – legde Sendcloud bepaald geen windeieren. Het bedrijf werd ook actief in Italië en Groot-Brittannië en nam in een jaar tijd minstens honderd extra medewerkers aan. Inmiddels heeft Sendcloud 425 werknemers, waarvan 350 in Nederland.

Het geheim achter het succes

Het geheim achter het succes is volgens Global Head of Talent Magic Isabeau Bruno de enorme behoefte van webshops om het logistieke proces te stroomlijnen. “Sendcloud was er op het juiste moment op de juiste plaats. Uiteraard heeft Covid gezorgd voor een extra boost aan online bestellingen, waardoor veel organisaties op zoek waren naar slimme shipping-software.”

“Het scheelde dat wij toen de boel al goed hadden staan en snel konden inspelen op die vraag. De oprichters zijn bovendien supergepassioneerd en beschikken over de juiste groeimindset. De mensen die wij werven moeten matchen met onze drie core values: No Bullshit, Grow & Win en tot slot Fun.”

Slechts 60% van het personeelsbestand van Sendcloud komt uit Nederland. In totaal kent het personeelsbestand meer dan 55 verschillende nationaliteiten. Bruno: “Er zit veel internationaal talent in de regio Eindhoven vanwege de aanwezigheid van Philips en ASML, maar we halen zelf ook veel mensen uit het buitenland hiernaartoe. Met name IT-talent halen we van over de hele wereld - van Zuid-Amerika tot het Midden-Oosten. Eigenlijk targeten we de complete wereldbol.”

Focus op remote werken

Volgens Lead Talent Success Suzan Schoutsen helpt het dat Sendcloud door de coronapandemie getransformeerd is tot een veel meer remote-gedreven organisatie. “Voor Covid waren we een office-gerelateerd bedrijf, vooral omdat we een cultuurgedreven organisatie zijn.

Toen ik hier twee jaar geleden begon, stond er nog een zinnetje in ons employee handboek over ‘9 tot 5’. Dat is met Covid compleet verschoven. Remote en met flexibele werktijden werkt ook voor ons, zonder dat de bedrijfscultuur hieronder hoeft te lijden. We gaan het nu structureel op een andere manier organiseren.”

“We groeien tegen de klippen op. HiBob kan ons hierbij goed ondersteunen.”

Schoutsen merkt dat remote werken ook kan helpen bij het aantrekken van nieuw talent. “We kunnen ons daar nog meer mee onderscheiden als House of Talent (de HR& recruitmentafdeling van Sendcloud, red.).” Zij benadrukt wel dat de omslag naar remote werken niet zomaar gemaakt is en dat deze manier van werken nieuwe uitdagingen kent.

“We moeten de hybrid workforce nog veel meer stabiliseren en op een andere manier ondersteunen. We hebben speciale aandacht voor engagement. Je moet het sociale aspect van thuiswerken niet onderschatten. Bovendien komen remote workers vaak lastiger aan interne informatie, dus ook daar moet je als organisatie wat op verzinnen.”

Sendcloud organiseert onder andere digitale en on-site events om het teamgevoel te versterken. Afgelopen jaar ging het bijvoorbeeld met het hele bedrijf naar Ibiza om de groeicijfers te vieren.

Onconventionele aanpak

Toen Schoutsen twee jaar geleden begon als HR-officer bij Sendcloud was er nog niet echt sprake van HR. Tot die tijd werden de contracten en de IND-regelingen samen met de afdeling Finance opgepakt. Toen Sendcloud hard groeide, werd het tijd voor een HR-afdeling. De oprichters wilden echter geen traditionele HR-afdeling en zetten in op een onconventionele approach.

House of Talent werd opgezet met de afdelingen Talent Magic (Recruitment) en Talent Success (HR). Als Head of Talent bouwt Bruno (inmiddels zeven jaar aan boord) samen met haar ‘Talent Magicians’ en ‘Talent Success Heroes’ aan het vinden, werven en aannemen van de beste mensen voor ‘Europa's Nummer 1 verzendplatform voor E-Commerce’.

Talent Magic en Talent Success werken volgens haar samen als één geoliede machine, net als de afdelingen Sales en Customer Service. De HR-strategie is vooralsnog vooral gefocust op het opzetten van een solide ondersteunende organisatie voor alle stakeholders. Van daaruit wil HR groeien richting een meer adviserende en strategische rol.

Suzan Schoutsen

Schoutsen: “Het is nu vooral belangrijk dat we weten dat we de juiste mensen op de juiste plek hebben om zo te zorgen dat de business verder groeit. Vanuit Talent Magic zorgen we dat we de juiste talenten naar binnen kunnen halen en vanuit Talent Success zorgen we dat die talenten succesvol worden en blijven en ook behouden blijven. Vanuit verschillende talentprogramma’s op leiderschap, engagement en talent fluidity zorgen we dat onze medewerkers kunnen groeien, leren en winnen.”

De rol van HR-tech

De rol van HR-tech voor het goed kunnen implementeren en voeren van de HR-strategie moet volgens Schoutsen niet worden onderschat. In het begin werkte Sendcloud zonder HR-systeem en gebruikte het Nmbrs als tool voor Finance en Payroll. “Het was allesbehalve optimaal ingericht. Een van de eerste dingen die ik heb gedaan toen ik binnenkwam was op zoek gaan naar een platform dat onze HR-professionals, maar vooral ook onze medewerkers, optimaal ondersteunt.”

“We hebben in onze employee journey in kaart gebracht welke touchpoints ondersteund moesten worden. Dat gaat dus verder dan: je kunt hier je verlof aanvragen en hier je loonstrookje inzien. Je kunt er alle zaken regelen die jou een beter talent maken. Denk bijvoorbeeld aan ondersteuning op het gebied van communicatie, performance-management, en het monitoren van het welbevinden van onze medewerkers.”

“Onze organisatie verandert continu, net als de markt waarin we opereren”

De keuze viel na een uitgebreide selectieprocedure op het platform bob van HiBob, dat in januari 2021 werd geïmplementeerd. “We hebben gekozen voor deze oplossing, omdat het een gebruiksvriendelijke selfservice-tool is, die voldoet aan onze lijst met specificaties. We wilden toen naar één HR-platform voor al onze medewerkers en dat is wat HiBob ons kon bieden.”

“Het werd al door een aantal jonge bedrijven in Nederland gebruikt, dus we konden de best practices afkijken. HiBob is bovendien net als wij een trendsetter, dus het is een goede match. We hebben wel goed gecheckt of alles wat we wilden al af was, omdat wij weten dat dat een valkuil kan zijn bij snelgroeiende bedrijven”, vertelt Bruno.

Big bang

Voor de implementatie werd gekozen voor een big bang-aanpak, die in de praktijk anders uitpakte. Er is uiteindelijk begonnen met een minimum viable product (MVP) en van daaruit is het platform in fases verder uitgebouwd. Eerst de modules Contracten en Leave, en vervolgens zijn andere modules opgepakt.

“We hebben eerst de basis neergezet, zodat er zo veel mogelijk data in stond. Voor onboarding werkten we met Greenhouse, waardoor we al bepaalde takenlijsten en workflows hadden die we zo konden overzetten naar bob”, licht Schoutsen toe.

Sendcloud is nu bezig met de optimalisatie van de tool. Bruno: “Hoe groter je groeit, hoe meer quick fixes, waardoor je systeem verzadigt door een brei aan data. We willen uiteindelijk dat de complete historie van medewerkers erin staat, zodat bob onze one source of truth wordt. Dat is belangrijk, wil je er het maximale uithalen.”

Dit zal volgens haar een ongoing proces zijn. “Onze organisatie verandert continu, net als de markt waarin we opereren. Bovendien groeien we tegen de klippen op. De komende jaren blijft dat zo, is mijn verwachting. Deze tool kan ons hierbij goed ondersteunen.”

Lessons learned

Terugkijkend zijn de belangrijkste geleerde lessen: wees helder over je tijdlijn, maak voldoende mensen vrij en doe niet alles in één keer. Schoutsen: “Wij hebben het tussen de bedrijven door willen doen, zoals wel vaker bij Sendcloud gebeurt. Alles moet altijd nu. We wilden alles graag met de salarisronde van januari doorvoeren, maar dat bleek te veel gevraagd. Gelukkig werden wij goed ondersteund door de implementatiemanager van HiBob en kunnen we altijd sparren.”

“Het belangrijkste voordeel is de schaalbaarheid”

Volgens de twee is het heel prettig dat alle HR-IT nu onder één dak zit, vooral voor de medewerkers. HR kan met het platform het performance-management veel beter aansturen en kan data over medewerkers veel makkelijker inzien en analyseren. De tool is gekoppeld aan Slack, maar kan ook standalone op de laptop of smartphone worden gebruikt.

HR gebruikt nu nog een apart payroll-systeem, maar binnenkort wordt er geswitcht naar ADP, dat wel kan worden gekoppeld aan bob. Bruno: “Het belangrijkste voordeel is de schaalbaarheid. We zijn heel hard aan het groeien en moeten snel beslissingen nemen om op de toekomst te kunnen anticiperen. Daar helpt bob, inclusief de integratiemogelijkheden met onze belangrijkste IT-systemen en applicaties, ons bij.”