Sinds 12 maart zijn de werkomstandigheden van veel medewerkers dramatisch gewijzigd. De invloed daarvan op hun werkbeleving is immens. Ook hun prestaties lijden er in veel gevallen onder.

We delen graag de antwoorden met je die 85000 medewerkers gaven op Effectory’s COVID-19 Workforce Pulsemetingen. Ze werpen meer licht op de exacte factoren die bij deze productiviteitsproblemen een rol spelen. De metingen vonden plaats van week 14 tot en met week 19 bij 230 organisaties in Nederland en de rest van Europa.

Gedwongen op afstand werken werkt zorgt bij een deel van de medewerkers voor een daling van hun prestatievermogen

Welke lessen kunnen we leren uit de ervaringen van medewerkers tijdens de periode van de eerste golf van coronabesmettingen? Hoe kunnen organisaties deze inzichten gebruiken om betere beslissingen te nemen in de komende weken en maanden?

Les 1: samenwerking verliep minder effectief door verminderde bereikbaarheid
“Een aanzienlijk aantal medewerkers worstelde duidelijk met de veranderingen in hun werkomgeving”, zegt organisatiepsycholoog en people analytics onderzoeker Baran Metin van Effectory. “Gedwongen op afstand werken werkt zorgt bij een niet te verwaarlozen deel van de medewerkers voor een daling van hun prestatievermogen.” 

Zo zagen we dat 17 procent van de medewerkers aangaf door de slechte bereikbaarheid van hun collega’s in hun werk gehinderd worden. Van hen gaf 38 procent bovendien een lager cijfer voor de mate waarin ze in staat worden gesteld hun werk effectief te doen.  Metin: “Niet van iedereen kan in deze situatie verwacht worden dat hij of zij honderd procent inzetbaar is. Dat kan er echter wel voor zorgen, dat teamleden langer op elkaar moeten wachten.”

Les 2: hardware- en softwareproblemen verlaagden effectiviteit
Ook bleek dat 21 procent van de medewerkers werd gehinderd door het ontbreken van een goed werkstation. Acht procent gaf aan slechte toegang te hebben tot het netwerk of tot productiesoftware. Metin: “De kwaliteit van de technische hulpmiddelen is rechtstreeks van invloed op het prestatievermogen. Medewerkers die in hun werk gehinderd worden door hardware- en softwareproblemen gaven een 17 procent lagere beoordeling op de mate waarin ze hun werk effectief konden doen.” 

“Zelf werkte ik de eerste twee weken van de lockdown bijvoorbeeld op een laptopje. Nu heb ik een externe muis, toetsenbord en twee grote schermen. Ik merk dat ik zo echt productiever kan zijn.”

Les 3: afleiding in de thuiswerksituatie bracht concentratieproblemen
Vijftien procent van alle medewerkers ondervond concentratieproblemen, zo zagen we. 27 procent schreef dit (deels) toe aan de aanwezigheid van hun kinderen, nu school en crêche gesloten waren.

25 procent had een werkomgeving die voor concentratieverlies zorgde, vanwege huisgenoten of door omgevingsgeluiden. 

Metin: “Externe factoren spelen een extreem belangrijke rol bij het hinderen van productiviteit. Afleiding door kinderen of huisgenoten reduceren de effectiviteit van medewerkers met de helft, zo blijkt uit de analyse.”

Drie factoren die de motivatie beïnvloeden

Volgens Metin verlagen deze hindernissen om een goede prestatie te leveren, de ‘autonome’ motivatie van medewerkers. Dat is dat deel van de motivatie, dat uit het werk zelf voortkomt.

Metin: “De zelfbeschikkingstheorie van Deci en Ryan voorspelt dat daarvoor drie factoren belangrijk zijn: een gevoel van controle over je omgeving, een gevoel van verbondenheid met die zelfde omgeving en het gevoel dat je een betekenisvolle bijdrage kunt leveren. Juist aan die drie factoren ontbreekt het medewerkers echter vaak wanneer ze op afstand moeten werken vanwege de lockdown.”

Remedie 1: autonomie versterken door verstrekken juiste technische middelen
Wat kunnen organisaties leren van deze cijfers? Welke mogelijkheden zien we om het prestatievermogen van medewerkers op afstand toch te verhogen? 

“Dat kan door hindernissen zoveel mogelijk te verwijderen, en zo de voorwaarden te scheppen om op afstand succesvol te kunnen zijn”, zegt directeur Guido Heezen van Effectory. “Dat betekent in de eerste plaats het beschikbaar stellen van de juiste technische middelen.”

Remedie 2: duidelijk maken hoe medewerkers een betekenisvolle bijdrage kunnen leveren
Daarnaast kunnen organisaties de autonome motivatie van medewerkers verhogen door hen een duidelijke richting te geven. Heezen: “Niet alleen moet je er nu voor zorgen dat je medewerkers – voor zover hun thuissituatie dat toelaat – kunnen presteren.

Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat ze willen presteren. Dat doe je op de meest krachtige manier door ze mee te laten werken en denken over hoe jullie je missie zo goed mogelijk kunnen leven in deze coronatijd en de tijd die hierna gaat volgen.”

Remedie 3: gevoel van verbondenheid stimuleren
Ook zien we dat het vaak nodig is om teams te ondersteunen bij het vinden van een nieuw evenwicht op afstand. Heezen: “Dat kan door teamleden te stimuleren eerlijk te zijn over de bijdrage die ze realistisch kunnen leveren, gezien hun werkomstandigheden en de uren dat ze het best bereikbaar zijn. Zodra de verwachtingen duidelijk zijn, kun je nieuwe afspraken maken over hoe je met elkaar gaat werken en onderzoeken of die afspraken in de praktijk werken.”

Daarnaast kunnen organisaties proberen het gevoel van verbondenheid onder medewerkers proberen te versterken. Heezen: “Zo stelde Effectory bijvoorbeeld een virtuele bedrijfsborrel op vrijdag in, dagelijks een virtuele lunch en de mogelijkheid om collega’s op vaste tijdstippen informeel te ontmoeten bij een virtuele thee- en koffiecorner.

Remedie 4: goede crisiscommunicatie
Niet alleen goed crisismanagement van organisaties was de afgelopen weken belangrijk, ook goede crisiscommunicatie. Metin: “Het kan dan zeker helpen wanneer de organisatie regelmatig communiceert en ingaat op de zorgen van medewerkers. Daardoor kan het vertrouwen in de toekomst toenemen, en daarmee ook de motivatie om zich in te zetten voor een goede prestatie.”

Heezen: “Het is de kunst je organisatie ook in deze lastige tijd zo energiek mogelijk te houden. Dat kan zomaar het verschil betekenen tussen op den duur kopje onder gaan of straks als sterkste uit de startblokken komen.”