Maarten Horbach, HR Director Shimano Europa: “SuccessDay doet kopwerk voor Shimano”

Beeld: Anko Stoffels  Illustratie: Jan pieter van Laar

Het is niet zo vreemd dat het Europese hoofdkantoor van Shimano in Nederland – fietsland bij uitstek – staat. De afgelopen jaren waren topjaren, want door de explosieve vraag naar fietsen tijdens de coronacrisis stonden fietsfabrikanten aan het hek van Shimano te rammelen voor componenten.

“Hier kan ik mijn passie voor fietsen combineren met mijn werk”

In ons land werken zo’n 400 medewerkers voor Shimano, waaronder ook Maarten Horbach, HR Director Shimano Europa. Horbach studeerde bestuurskunde en startte zijn carrière als trainee bij ORMIT en werkte daarna onder meer in sales, finance en HR bij Ericsson, Accenture, ASML, Microsoft en Innogy.

“Toen ik de vacature van HR Director bij Shimano voorbij zag komen was ik meteen enthousiast. Hier kon ik mijn passie voor fietsen combineren met mijn werk. Bovendien sprak het internationale aspect van deze baan mij aan.” Eerder werkte hij onder meer in Zweden en Duitsland.

Behoefte aan één systeem

Horbach startte bij Shimano in september 2019, met belangrijkste opdracht: het stroomlijnen van de HR-processen in Europa. Een geïntegreerd HRIT-systeem ontbrak, er werd gewerkt met een aantal losse systemen voor payroll, er was een ATS (Applicant Tracking System) en er was een stand alone-timemanagementtool.

“Het was met het oog op de groei die we doormaakten en de behoefte vanuit Japan om meer datagedreven te gaan sturen duidelijk dat we één systeem nodig hadden waarin we alle HR-processen konden onderbrengen. Er was behoefte aan meer structuur en inzicht.

We wilden de data in alle HR-gerelateerde processen kunnen gebruiken en één overzicht binnen Europa hebben in plaats van de verschillende databronnen aan elkaar te knopen. Het doel is sneller en directer kunnen sturen met behulp van de HR-data die we nu kunnen opbouwen.”

“We wilden geen best of breed-oplossing maar één systeem”

Andere redenen om op zoek te gaan naar een centraal HRIT-systeem voor Europa waren het willen aanbrengen van uniformiteit in definities voor Europa en het kunnen toepassen in de processen, zoals de job catalogue. “Bovendien was er goede opvolging nodig voor ons performance managementsysteem dat end-of-life was.”

Omdat Japan zelf nog niet werkte met één allesomvattend systeem gingen Horbach en zijn team zelf op zoek naar een systeem dat bij Shimano Europa paste. “We wilden geen best of breed-oplossing maar één systeem, zodat we niet allerlei systemen aan elkaar hoefden te koppelen of dubbel werk moesten doen als we data wilden samenvoegen”, legt hij uit. De keuze viel uiteindelijk op Workday, na een uitvoerig selectieproces.

Onvoldoende expertise in huis

Tijdens de uitrol van Workday, die samen werd gedaan met een implementatiepartner, ontdekte Shimano dat het onvoldoende expertise in huis had om de coördinatie van de integratie en de technische- en gebruikerstesten op zich te kunnen nemen binnen de gestelde deadlines.

De HR Director Europa ging op zoek naar een partner die het bedrijf onder meer met testmanagement kon begeleiden richting de go-live. Hij kwam in contact met Bas Eggelaar, oprichter en Managing Director van SuccessDay.

 “SuccessDay is net als wij een snelgroeiend bedrijf”

“Bas en zijn compagnon Juul bleken fanatieke fietsers, dus de klik was er meteen. Ze zaten bovendien ook in Eindhoven en het feit dat ze flexibel zijn en Workday-expertise op verschillende vlakken en disciplines in huis hebben, gaf de doorslag. En SuccessDay is, net als wij, een snelgroeiend bedrijf”, verduidelijkt Horbach.

SuccessDay hielp in eerste instantie bij het testen van diverse modules van Workday: Core, Recruitment, Learning, Performance Management, Talent Management en Advanced Compensation. De implementatie ging met een big bang voor alle landen. Daarnaast werd SuccessDay ingeschakeld voor de go-live-support rondom de livegang van Workday op 1 juli 2022.

Aansluitend mocht het ook de AMS (Application Managed Services) verzorgen. “In het AMS hebben we toegang tot consultants van SuccessDay, afhankelijk van issues, of nieuwe ontwikkelingen die we in Workday willen doen. Soms is dat omdat we de expertise niet hebben, soms omdat de tijd ontbreekt. SuccessDay doet kopwerk voor Shimano.”

Tot slot heeft Shimano ook een interim operationeel manager met Workday-ervaring via SuccessDay in kunnen zetten.

Bas Eggelaar en Juul van Dongen van SuccessDay

HR is geen rocket science

Juul van Dongen, Director Operations bij SuccessDay, is blij met Shimano als klant. “Uiteindelijk is HR geen rocket science. HR-processen zijn in de basis voor iedere organisatie hetzelfde. Maar we gaan altijd op zoek naar consultants die een cultural fit hebben met de organisatie waarvoor ze werken. Dat is in dit geval goed gelukt. We zijn allebei hardgroeiende bedrijven met een sportief DNA.”

Shimano was vooral op zoek naar flexibiliteit. Horbach: “Bij ons gaan dingen snel en we zijn nog niet 100 procent volwassen. Dan heb je die flexibiliteit echt nodig en SuccessDay kon dat bieden. Zo waren we redelijk laat met de aanvraag voor AMS.

We hebben verschillende partijen vergeleken en SuccessDay kon snel schakelen. Ze kregen de opdracht slechts vier weken voor de go-live en hadden het uiteindelijk prima op orde. De livegang ging zonder een stortvloed aan issues.”

“We opereren meer en meer als één team”

Verderop in het traject komen als verwacht bij gebruik de nodige vragen los bij (super)gebruikers. Daarom heeft Shimano een system owner aangewezen, die de vragen eerst verzamelt en prioriteert.

“We hebben de governance strak moeten regelen. Maar al doende leert men”, lacht Horbach. De HR Director merkt dat zijn team en de consultants van SuccessDay elkaar steeds beter weten te vinden, “We opereren meer en meer als één team. Zonder de hulp van SuccessDay zouden in het gebruik van het systeem her en der zaken spaak zijn gelopen.”

Vanillestrategie

Als Shimano het op de klassieke manier had aangevlogen – eerst processen en data standaardiseren en optimaliseren en dan pas de HRIT-implementatie – waren ze volgens Horbach ongeveer vijf jaar verder geweest. En die tijd hadden ze niet. Dus het werd een vanillestrategie: een uitgeklede, ongecompliceerde implementatie.

“Nu is het tijd om de data en processen te optimaliseren, verder te tweaken en in te zetten op verandermanagement. We hebben bijvoorbeeld sommige templates niet overal volledig kunnen implementeren, dus hier en daar is het nog basic.”

In de toekomst wil Shimano het systeem verder ontwikkelen. Met de module Performance Management wordt nu de eerste cyclus afgewerkt, waarna het proces op basis van de ervaringen verder kan worden geoptimaliseerd. “Ook hierbij gebruiken we de expertise van SuccessDay.”

Meer focus op verandermanagement

Zijn grootste zorg is het meekrijgen van de eindgebruiker. “Dat is nog een pittige uitdaging. HR is enthousiast en ziet de toegevoegde waarde. Maar de eindgebruikers moeten nog wennen. Er zit nog best wat weerstand op bepaalde zaken. Zo moeten medewerkers ineens meer zelf gaan doen en ze weten nog niet precies hoe het systeem werkt.”

De afgelopen jaren zijn er verschillende virtuele sessies geweest (de volledige implementatie was in coronatijd) op het gebied van verandermanagement, en ook groepstrainingen aangeboden. Daarnaast is er uitgebreide documentatie beschikbaar.

“Bij sommige gebruikers zullen wij er in de toekomst echt naast moeten gaan zitten om ze er stap voor stap doorheen te loodsen. Mensen die zulke systemen nog niet gewend zijn gaan in één klap van 0 naar 100, dus ik snap dat zij er nog niet aan gewend zijn.”

“We hebben reuzenstappen gemaakt, maar staan nog aan het begin”

Hoog op zijn wensenlijstje staan verder nog het opschonen van de data en een betere reporting en dashboarding. “De basis staat, maar we zijn nog lang niet klaar. We hebben al reuzenstappen gemaakt, maar we staan nog maar aan het begin”, weet Horbach.

“Ik ben enorm trots op wat we samen hebben neergezet. Natuurlijk, het ging niet altijd even makkelijk en er is genoeg misgegaan. Het heeft een grote wissel op de afdeling getrokken. De manier waarop we dit gedaan hebben was uiteindelijk een effectieve manier om dit voor elkaar te krijgen. We hebben dit in een recordtijd neergezet en dat had niet gekund zonder onze betrouwbare partners en de superinzet van onze mensen.”

Op rijdende trein gesprongen

De belangrijkste lesson learned voor SuccessDay in dit traject is volgens Juul dat het achterafgezien eerder met de vuist op tafel had moeten slaan tijdens overleggen met de implementatiepartner. “Dan hadden we er wellicht meer uit kunnen slepen ten gunste van de klant. Maar dat is altijd lastig als je op een rijdende trein springt. We moesten ons de context eerst eigen maken.”

Shimano heeft dankzij het nieuwe HRIT-systeem al veel meer inzicht gekregen in diverse HR-aspecten. “Uiteindelijk draait het erom met data & analytics het hele people-stuk inzichtelijk te hebben. We kunnen straks beter strategische beslissingen nemen op basis van data.”

“Een fietstocht brengt een perfect klimaat om zaken te doen”

Shimano is uiteraard van de partij tijdens de jaarlijks fietstocht voor klanten van SuccessDay. Horbach: “Fietsen is het nieuwe golfen geworden. Tijdens de finish is het vaak lastig netwerken, zeker als er echt gekoerst wordt, maar na afloop is iedereen euforisch en is de sfeer heel open en enthousiast. Een perfect klimaat om zaken te doen.”