Mobiel werken: de noodzaak van bricks, bytes en behavior

Als decor voor het rondetafelgesprek is het Amsterdamse hoofdkantoor van Vodafone gekozen. Thomas Mulder, director HR, Communications and Property bij Vodafone Nederland, legt uit dat het in 2012 betrokken pand onderdeel is van de groeistrategie die het bedrijf destijds insloeg. Met een state-of-the-art-kantoorinrichting en focus op mobiel werken wilde het bedrijf jong en innovatief talent trekken. Het bleek een succes, want Vodafone Nederland won marktaandeel in zijn focusgebieden. 

Wie door het pand loopt zal verrast worden door de open, frisse en moderne inrichting. 
Medewerkers kunnen werken in een omgebouwde treincoupé, bijpraten in diverse huiselijke zithoeken, bellen in een telefooncel of een lunchafspraak plannen op het terras van de hippe koffiebar op de elfde verdieping. Trappen zitten door het gehele pand op een andere plek. Mede door brandveiligheidseisen is dit een stuk duurdere oplossing dan een ‘gewoon’ trappenhuis. Mulder legt uit dat dit een bewuste keuze is geweest. Door medewerkers door het pand te laten lopen, komen ze elkaar vaker tegen. Hiermee hoopt men de bedrijfscultuur en de uitwisseling van ideeën te versterken. Dat personeelsleden hierdoor vaker tevreden naar hun stappenteller kijken is een gunstige bijvangst. 

Een impressie van het Vodafonekantoor in Amsterdam

Zelden helder beleid
Als telecomprovider stimuleert Vodafone niet alleen het mobiel werken binnen het pand, maar ook daarbuiten. Medewerkers zijn vrij om thuis te werken. Mulder vertelt dat er geen expliciete regels zijn, maar dat de Vodafoners aanvoelen dat “maximaal 1 à 2 dagen per week” thuiswerken de ongeschreven regel is. Deze houding sluit aan bij de bevindingen van de survey die Citrix, leverancier van cloud, netwerk- en virtualisatieoplossingen,,en de CHRO Community hielden onder 49 HR-directeuren van grote organisaties. Iets meer dan de helft van de respondenten (55 procent) geeft aan dat hun organisatie een helder mobiliteitsbeleid heeft. Uit eerder onderzoek van Citrix blijkt dat dit beleid overigens zelden bekend is bij werknemers. Slechts 3 procent van de werknemers vindt dat zijn werkgever een helder mobiel beleid heeft. Het is maar de vraag of dit een probleem is, als medewerkers gezamenlijk op intuïtie tot richtlijnen komen. 

Een van de HR-directeuren oppert tijdens de rondetafel dat mobiel beleid misschien niet noodzakelijk is, maar dat bedrijven er wel verstandig aan doen om een visie op mobiel werken te hebben. Bijna zes op de tien HR-directeuren (58 procent) geeft dan ook aan dat het mobiliteitsbeleid onderdeel uitmaakt van de toekomstvisie van de organisatie. Een op de vijf geeft aan dat mobiliteitsbeleid geen onderdeel uitmaakt van de toekomstvisie, terwijl 22 procent neutraal reageert op deze stelling. 

Meer productiviteit en flexibiliteit
Hoewel mobiliteitsbeleid niet altijd onderdeel is van de toekomstvisie zijn HR-directeuren overtuigd van de voordelen die mobiel werken oplevert. Op de stelling mobiel werken vergroot de productiviteit van de medewerker reageert geen enkele (!) HR-directeur negatief. 79 procent is van mening dat mobiel werken een positieve invloed heeft op de productiviteit. Zo’n 96 procent vindt dat mobiel werken bijdraagt aan de aantrekkelijkheid als werkgever. Daarnaast is de helft overtuigd dat mobiel werken kostenbesparingen met zich meebrengt. Een kleine minderheid (10 procent) gelooft niet dat mobiel werken tot kostenbesparingen leidt. 

Het leeuwendeel van de HR-directeuren (83 procent) reageert positief op de stelling mobiel werken zorgt voor meer flexibiliteit in de organisatie. Tijdens het rondetafelgesprek blijkt dat deze hang naar flexibiliteit ook een belangrijk argument is om mobiel beleid niet al te strak vast te leggen. “Wanneer je een mobiel beleid volledig hebt vastgelegd komt dat met allerlei consequenties”, aldus een van de deelnemers. “Bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid en gezondheid. Het gevolg kan zijn dat je alle thuiswerkplekken moet controleren.” Een andere HR-directeur meent dat het “in beton gieten” van afspraken over mobiel werken contraproductief kan werken. “Medewerkers kunnen thuiswerken gaan zien als een recht. Dit kan bijvoorbeeld resulteren in het claimen van een vaste thuiswerkdag. Als je dan een belangrijk overleg op woensdag hebt en je wil dat iedereen er bij is, is het onhandig als mensen zich hierop gaan beroepen. Dan wordt de organisatie juist minder, in plaats van meer flexibel.” 

Hard working of working hardly?
Een derde deelnemer wijst op het spanningsveld tussen een open cultuur en mobiel beleid. “Uiteindelijk draait mobiel werken om vertrouwen. En vertrouwen laat zich niet formaliseren. Je kunt niet zeggen: ik vertrouw jou wel en jou niet. Vertrouwen is er of het is er niet.” Alle rondetafeldeelnemers beamen dat vertrouwen cruciaal is als het aankomt op mobiel werken. Maar hoe weet je of thuiswerkers kunt typeren als hard working of working hardly? Volgens de tafelgenoten ligt het antwoord in output-sturing. “Wanneer je meet hoe vaak mensen op kantoor zijn, controleer je op aanwezigheid, niet op productie”, merkt een deelnemer op. Het sturen op output is in de optiek van enkele deelnemers vooral een uitdaging voor oudere managers die gewend zijn aan de 9-tot-5-cultuur. Zo’n houding is in de ogen van een HR-directeur gemakkelijk te pareren. “Stel de vraag: wanneer heb je voor het laatst iemand aangenomen die je niet vertrouwt op het gebied van thuiswerken? Het antwoord is eigenlijk altijd nooit.” 

Alice Diels (MyTomorrows), Wybrand Nauta (CBRE), Anouk Mommers (Ahold Delhaize) en Peter van Leest (Citrix)

Thomas Mulder van Vodafone Nederland licht zijn idee van mentaliteitsprofielen toe

Het meten van output is volgens de meeste deelnemers nog niet zo gemakkelijk. Want op welke factoren vergelijk je thuiswerken met het werk dat op kantoor wordt gedaan? Natuurlijk is er minder afleiding van praatjes bij de koffieautomaat, pingpongtafels en achtergrondgeluiden. Anderzijds kunnen thuis zaken als de uitpuilende wasmand of kinderen om aandacht vragen. Mulder vertelt dat bij Vodafone de positieve effecten van thuiswerken bij callcentermedewerkers duidelijk inzichtelijk gemaakt konden worden. Door deze groep twee dagen per week te laten thuiswerken ging het ziekteverzuim omlaag en ging het percentage klanten dat na een contact zijn probleem opgelost zag omhoog. Eerder vertelde Mulder tegenover CHRO.nl over succes van een pilot op dit gebied waar 200 callcentermedewerkers bij betrokken waren. “Het ziekteverzuim onder deze groep werknemers is met 30 procent gedaald. Wanneer mensen zich net niet lekker voelen zijn ze wel bereid om met een kop thee op de bank te werken, maar willen zij niet op de fiets door de regen. Bovendien neemt de medewerkerstevredenheid ook toe.” 

Yahoo 
Mobiel werken leidde bij Vodafone dus tot productievere en gelukkigere werknemers. Dat hoeft niet altijd zo te zijn. Tijdens het rondetafelgesprek werd ook de casus Yahoo! besproken. CEO Marissa Mayer besloot enkele jaren geleden thuiswerken volledig te verbieden. Een opmerkelijke stap voor een technologiebedrijf. Medewerkers moesten voortaan weer in- en uitklokken. Uit onderzoek van Yahoo! bleek dat een kwart van de mensen die regelmatig thuiswerkte bezig was met het opzetten van een eigen bedrijf. Na het verbod op thuiswerken introduceerde Mayer ook een tent waarin medewerkers hun goede ideeën ten overstaande van de CEO konden pitchen. 

Een andere uitdaging waar HR-directeuren zich op het gebied van mobiel beleid mee geconfronteerd zien is cultuurbehoud. “Cultuur hangt tussen de muren”, stelt een HR-executive. “Dus is het lastig te bewaken als iedereen thuis op een eiland werkt.” Sommige HR-directeuren kiezen er dan ook voor om hun team op bepaalde dagen samen te laten komen op kantoor. “Zelf kies ik voor de maandag en de vrijdag. De maandag is een handig moment om de aankomende week door te spreken en op vrijdag komen mensen toch al graag voor de borrel”, illustreert een HR-directeur. Als het aankomt op het kneden van een bedrijfscultuur vervullen leidinggevenden een belangrijke rol volgens de aanwezige CHRO’s. Niet alleen moeten zij zorgen voor afdoende interactiemomenten, ook moeten zij de manier van leidinggeven en managementstructuren aanpassen op mobiel werken. “Dit kan bijvoorbeeld door het implementeren van agile werken of het invoeren van scrumteams”, zegt een deelnemer. Ook mag van managers verwacht worden dat zij de werk-privébalans van hun werknemers in de gaten houden. Het risico bestaat dat zij door het flexibele werken geen maat meer weten te houden. Een HR-directeur erkent dat dit niet gemakkelijk is, omdat je door het mobiele werken minder zicht hebt op een persoon. “Bij het invoeren van een nieuwe werkplek ben je er dan ook nog niet op het gebied van mobiel werken. Het is een combinatie van factoren.”

Noodzakelijke combinatie
De combinatie van noodzakelijke factoren wordt door een van de rondetafelparticipanten puntig samengevat in de drieslag ‘bricks, bites and behavior’. De potentiële voordelen van mobiel werken zijn duidelijk. Lagere reis- en huisvestingskosten, productievere en gelukkigere werknemers, een hogere klanttevredenheid en een aanzuigende werking op talent. Maar wie ze wil realiseren zal alle drie de elementen nodig hebben. Peter van Leest, Regional Director Benelux bij Citrix, vraagt aan de deelnemers of zij zich een succesvol mobiel beleid kunnen voorstellen indien een van de factoren ontbreekt. Kan mobiel werken succesvol zijn in een oud kantoorpand of met achterhaalde IT-systemen?

Het merendeel van de deelnemers heeft altijd de luxe gehad dat alle drie de zaken op orde waren. “Een gebrekkige IT-infrastructuur is in ieder geval een grote dissatisfier”, merkt iemand op. Dit sluit aan bij de bevindingen van de survey onder HR-directeuren. Driekwart van de respondenten is van mening dat het succes van een werkplektransformatie afhankelijk is van ICT, terwijl slechts 7 procent denkt dat dit niet zo is. Gelukkig lijkt de meerderheid van de organisaties de ICT op dit gebied op orde te hebben. Toch concludeert iets meer dan een op de vijf HR-directeuren dat zijn organisatie technisch onvoldoende in staat is om mobiel werken te ondersteunen. Gezien alle voordelen van mobiel werken, een gemiste kans. Volgens Van Leest is het in dergelijke bedrijven van belang dat HR, IT en andere afdelingen samen optrekken om een duidelijke businesscase te maken van mobiel werken.