Opinie: Wet loontransparantie – rapportage komt later, vragen van medewerkers nu

Beeld: CHRO

Een vrouwelijke bedrijfsjurist bij Wehkamp werd lager beloond dan haar mannelijke collega voor arbeid van gelijke waarde. Het verschil was ontstaan bij indiensttreding. De werkgever beriep zich op werkervaring, maar kon niet duidelijk maken waarom de ervaring van de ene medewerker zwaarder meetelde dan die van de andere.

Het moet duidelijk zijn welke ervaring relevant is, hoe die ervaring wordt gewogen en of die weging consequent wordt toegepast

Dat voorbeeld blijft bij mij hangen. Niet omdat werkervaring geen geldige reden kan zijn voor een verschil in beloning. Maar dan moet duidelijk zijn welke ervaring relevant is, hoe die ervaring wordt gewogen en of die weging consequent wordt toegepast

Precies daar zit voor mij de kern van de aankomende Wet loontransparantie. Niet alleen in de vraag of werkgevers straks kunnen rapporteren over loonverschillen, maar vooral of zij kunnen uitleggen hoe die verschillen zijn ontstaan.

Wet opnieuw dichterbij

Op 24 juni zet de Tweede Kamer een volgende stap in de behandeling van de Wet implementatie Richtlijn loontransparantie mannen en vrouwen. Daarmee komt de wet opnieuw dichterbij. En dat merk ik ook in gesprekken met HR-professionals, ondernemingsraden en organisaties die zich voorbereiden.

Veel aandacht gaat nu naar de rapportageverplichtingen. Begrijpelijk, rapporteren voelt concreet. Er komen cijfers, deadlines en mogelijk ook openbare informatie over loonverschillen binnen de organisatie. Dat is spannend.

Maar wie de aankomende wet vooral ziet als rapportagevraagstuk, begint eigenlijk aan het einde. De rapportage laat straks zien wat er in de onderliggende HR-praktijk al goed (of juist niet goed) geregeld is. De echte voorbereiding begint eerder: bij de vraag of werkgevers kunnen uitleggen waarom (nieuwe) medewerkers verdienen wat ze verdienen.

Drie verplichtingen, maar één samenhangend verhaal

De wet kent grofweg drie soorten verplichtingen voor werkgevers.

De eerste gaat over de loonstructuur. Werkgevers moeten beschikken over een objectief en genderneutraal systeem voor functiewaardering en functie-indeling. Voor wie dat nog te abstract is: dit gaat over genderneutrale functieomschrijvingen, functiewaardering, de vertaling van het functiehuis naar salarisschalen, salarisgroei, promotiebeleid en de grondslagen voor variabele beloning.

De tweede verplichting voor werkgevers gaat over transparant over je loonstructuur kunnen communiceren. En voor mij gaat het vooral over uitlegbaarheid.

Werknemers krijgen het recht op informatie over hun eigen beloningsniveau en het gemiddelde beloningsniveau van collega’s die gelijk of gelijkwaardig werk doen. Sollicitanten moeten bovendien vooraf helderheid krijgen over salaris of salarisbandbreedte.

Hebben wij functies, salarisschalen en beloningskeuzes zo ingericht dat we ze kunnen uitleggen?

En dan pas komt de derde verplichting: rapportage. Grotere werkgevers moeten periodiek rapporteren over loonverschillen tussen mannen en vrouwen. Wanneer uit die rapportage blijkt dat er binnen een categorie werknemers die gelijk of gelijkwaardig werk doen een loonverschil van ten minste 5 procent bestaat, moet de werkgever beoordelen of dit verschil objectief en genderneutraal te verklaren is.

Kan dat niet, dan moet de werkgever het verschil verhelpen. Wanneer dit verschil niet snel genoeg wordt verholpen, dan moet je een loonevaluatie opstellen: een plan om de loonverschillen te analyseren, aan te pakken en in de toekomst te voorkomen.

In de praktijk zie ik dat de derde verplichting nu veel aandacht krijgt. HR-systemen zoals AFAS zijn volop bezig om de ‘rapportageknop’ te ontwikkelen. De belangrijkste vraag ligt buiten deze systeem: hebben wij functies, salarisschalen en beloningskeuzes zo ingericht dat we ze kunnen uitleggen?

Rapportage is de toets, niet het beginpunt

Een loonverschil ontstaat natuurlijk niet op het moment van rapporteren. Het ontstaat eerder. Bij indiensttreding. Bij de waardering van ervaring. Bij een promotiebesluit. Bij een arbeidsmarkttoeslag. Bij een persoonlijke toelage. Bij de vraag wie wel en niet in aanmerking komt voor variabele beloning.

Dat maakt de wet zo relevant voor HR. Niet omdat HR straks een extra rapportage moet maken, maar omdat de wet het hele systeem achter beloningsbeslissingen zichtbaar maakt.

We moeten kunnen uitleggen waarom functies in een bepaalde schaal zitten, waarom medewerkers verschillend instromen, welke ervaring relevant is, hoe prestaties worden beoordeeld en wanneer iemand doorgroeit.

De implementatie wordt pas echt waardevol wanneer die niet alleen leidt tot betere rapportages, maar ook tot meer duidelijkheid voor medewerkers. Over hun functie, hun ontwikkeling, hun groeimogelijkheden en de manier waarop zij hun salaris positief kunnen beïnvloeden.

Uitlegbaarheid wordt de nieuwe norm

Veel organisaties hebben een functiehuis, salarisschalen en beoordelingsprocessen. Maar dat betekent niet automatisch dat keuzes goed uitlegbaar zijn.

Ik zie regelmatig dat functieprofielen verouderd zijn, dat niet meer duidelijk is waarom functies op een bepaald niveau zijn ingedeeld of dat historisch gegroeide verschillen niemand meer goed kan uitleggen. Dan zijn uitzonderingen ooit logisch ontstaan, maar nooit vastgelegd.

Het kan juist een kans zijn om het gesprek over beloning volwassen te maken

We komen ook vaak tegen dat leidinggevenden niet precies weten hoe salarisgroei werkt, terwijl zij wel het eerste aanspreekpunt zijn voor medewerkers. Loontransparantie legt dit bloot.

Het kan juist een kans zijn om het gesprek over beloning volwassen te maken. Medewerkers hoeven niet allemaal hetzelfde te verdienen, verschillen mogen bestaan. Maar dan moeten ze gebaseerd zijn op objectieve, genderneutrale en vooraf duidelijke criteria.

De rol van HR wordt groter

Voor HR ligt hier een duidelijke regierol in het bouwen van een samenhangend systeem. Dat begint bij een actueel functiehuis (met objectieve waardering) en heldere functiebeschrijvingen. Vervolgens moet duidelijk zijn hoe die waardering is vertaald naar salarisschalen.

En daarna komt het beloningsbeleid: hoe schaal je mensen in, hoe groeien zij door, wanneer is promotie aan de orde en welke beloningsgrondslagen gebruik je voor uitzonderingen?

Daarbij hoort ook governance. Afwijkingen moeten niet alleen mogelijk zijn, maar ook bewust worden genomen, getoetst en vastgelegd. Criteria moeten consistent worden toegepast. Bias moet actief worden herkend en beperkt. De ondernemingsraad moet tijdig worden betrokken.

En leidinggevenden moeten worden voorbereid op hun rol in het gesprek met medewerkers. Want medewerkers zullen hun vragen niet alleen aan HR stellen. Zij gaan naar hun manager en daar ontstaat vertrouwen, of juist ruis.

Begin niet bij het format, begin bij de vragen

Natuurlijk moeten organisaties zich voorbereiden op de rapportage. Data moet kloppen. Systemen moeten kunnen leveren wat straks nodig is. Maar de belangrijkste voorbereiding begint eerder.

HR doet er goed aan nu al scherp te maken welke vragen medewerkers straks gaan stellen en waar het beleid nog onvoldoende duidelijk is. Leidinggevenden moeten kunnen uitleggen hoe functiewaardering en beloningsbeleid werkt, welke criteria gelden voor inschaling, salarisgroei, promotie en uitzonderingen, en hoe medewerkers hun salaris positief kunnen beïnvloeden.

Die criteria moeten niet alleen bestaan, maar ook begrijpelijk en consequent toepasbaar zijn.

Daarom is dit het moment voor HR om verder te kijken dan rapportage, niet te wachten tot de cijfers openbaar worden

De Wet loontransparantie dwingt ons om opener te worden over beloning. Maar transparantie zonder uitleg leidt niet vanzelf tot vertrouwen. Wanneer medewerkers wel informatie krijgen, maar geen helder verhaal, kan transparantie juist tot twijfel en onrust leiden.

Daarom is dit het moment voor HR om verder te kijken dan rapportage, niet te wachten tot de cijfers openbaar worden. Niet pas nadenken over communicatie als de eerste vragen komen en niet veronderstellen dat een functiehuis op papier genoeg is. Loontransparantie begint niet bij rapporteren, maar bij beleid dat je kunt uitleggen én dat medewerkers verder helpt.

• Let’s talk about money: waarom loontransparantie nu echt onvermijdelijk wordt
• Annemieke Hoekstra, Deals Partner PwC: “Ons uitgangspunt is: Inclusion first. Inclusion for all”
• Dashboard gelijke beloning helpt werkgevers te voldoen aan EU-richtlijn loontransparantie

Wekelijks ook de CHRO-nieuwsbrief ontvangen? 7000 HR-leiders gingen u voor!