Rondetafelsessie CHRO Day 2022: “Beschouw je HRIT als HR-adviseur die bij je aan tafel zit”

Tijdens het drukbezochte rondetafelgesprek van SuccessDay ‘People, planet, profit en Tech – het bepaalt allemaal jouw cultuur’ tijdens CHRO Day 2022 op 16 november in Kasteel de Wittenburg in Wassenaar, deelden de deelnemers hun ervaringen met HRIT-implementaties van verschillende leveranciers.

“Jouw HRIT-systeem maakt integraal deel uit van jouw bedrijfscultuur”

Volgens Els van Mierop wordt de impact van HR-technologie op de cultuur vaak over het hoofd gezien wanneer wordt besloten dat het tijd is voor een IT-transformatie. En dat is wat haar betreft zonde, want HRIT kan zorgen voor een betere employee experience door het te verbinden met het merk, de waarden en strategie van een organisatie.

“Denk voorafgaand aan de implementatie goed na over: ‘Wie ben jij als bedrijf en hoe wordt dat weerspiegeld in jouw werknemerservaring? En hoe wordt dit dan weer ondersteund door jouw HR-technologie? Cultuur wordt namelijk bepaald door de manier waarop mensen samen dingen doen.

Iedereen in jouw bedrijf werkt dagelijks met jouw systemen. En jouw HRIT-systeem maakt deel uit van het team dat HR-diensten levert. Zie het systeem als HR-adviseur die bij jou aan tafel zit. Het kan het verschil maken in de manier waarop mensen samen dingen doen, en het maakt dus integraal deel uit van jouw bedrijfscultuur.”

Zet je employee experience voorop

Het is dus noodzakelijk om je cultuur en employee experience te koppelen aan je HR-technologietransformatie. Tijdens het rondetafelgesprek werd uitgebreid stilgestaan bij deze niet-technische kant van tech. Aan bod kwamen zaken als het gebruik van Design Principles en het definiëren van de momenten die ertoe doen (moments that matter) in de employee journey.

“Je wilt dat je managers en medewerkers enthousiast zijn bij een HRIT-transformatie”

“Je wilt dat je managers en medewerkers enthousiast zijn bij een HRIT-transformatie. Zij zijn namelijk de gebruikers van het systeem, je data en je processen. Je zult dus een feestje moeten maken van je HR-beleving”, adviseert van Mierop.

Toch zijn lang niet alle organisaties doordrongen van het belang van de employee journey bij een HRIT-implementatie. “Vaak ervaren ze het pas als ze eenmaal bezig zijn met de implementatie. Je krijgt allerlei vragen van de implementatiepartner en denkt: ‘Oeps, daar had ik nog niet over nagedacht. Maar dan zit je al in een pressure cooker, omdat het systeem geïmplementeerd moet worden binnen enkele maanden. Als je dan nog geen centraal uitgangspunt hebt, ben je echt te laat.”

Ook worden er vaak vanuit het systeem best practices gepusht, die helemaal niet aansluiten bij hoe je als organisatie wilt zijn. Als jij als organisatie lean & mean zijn en vertrouwen hoog in het vaandel hebt staan, is het raar als je de processen in het HRIT-systeem zo hebt ingericht dat een aanvraag voor een vrije dag door vier man goedgekeurd moet worden. Van Mierop: “Beleg autorisaties in dit geval zo laag mogelijk in de organisatie.”

IT is geen doel maar middel

Als de gewenste employee journey is opgesteld, kunnen de processtandaarden worden opgesteld. Waar mogelijk wordt er zoveel mogelijk gestandaardiseerd, zodat de organisatie echt één gezicht krijgt en de waarden van het bedrijf worden doorvertaald in het systeem.

Een vrouwelijke CHRO die voor een bedrijf werkt dat actief is in meerdere landen en ontstaan is na meerdere fusies benadrukt dat dit ‘een hels karwei’ kan zijn. Van Mierop beaamt dit, maar benadrukt dat het essentieel is hierover van tevoren met elkaar goede afspraken te maken.

“Een big bang is zelden een goed idee… de ‘change impact’ is simpelweg te groot”

SuccessDay heeft al veel organisaties geholpen bij dit proces. Philippe Piso benadrukt dat pas bij de allerlaatste stap de technologie om de hoek komt kijken. “Als vaststaat wie wat vanuit zijn of haar rol nodig heeft voor de moments that matter bekijken we hoe we dit vanuit het systeem kunnen faciliteren.

Sommige dingen kun je overigens beter face-to-face doen, zeker als je het zo persoonlijk mogelijk wilt houden. Het systeem is nooit een doel op zich en is altijd ondersteunend. Een IT-systeem gebruiken om een cultuur af te dwingen werkt nooit.”

Platform-agnostisch

Welk systeem het beste bij een organisatie past, hangt af van het soort bedrijf, de omvang, in hoeveel landen je actief bent, wat je met het systeem wilt, wat je toekomstplannen zijn en nog een flink aantal factoren.

Philippe Piso, Senior Projectmanager bij SuccessDay

“Verdiep je dus goed in wat er op de markt beschikbaar is en besteed voldoende tijd aan het opstellen van je requirements en maak gebruik van organisatie-specifieke use cases tijdens het selectieproces”, zegt Piso. Het bedrijf uit Eindhoven staat organisaties onder meer bij tijdens de leverancierselectie. Het is platform-agnostisch en werkt volledig onafhankelijk. “Wij staan naast onze klanten en proberen hen maximaal te ontzorgen.”

Een van de belangrijke aspecten bij de leverancierselectie is het kostenplaatje. Het gaat vaak om forse investeringen. Vaak wordt de implementatie verdeeld over meerdere jaren en hoeven niet alle modules in één keer te worden aangeschaft.

‘Change impact’ te groot

“Doe het stapje-voor-stapje, zeker als je de business nog mee moet krijgen. En een big bang is zelden een goed idee”, adviseert Van Mierop. Het systeem krijg je vaak wel live, maar de change impact is simpelweg te groot.

Een van CHRO’s die deelneemt aan de round table is vijf jaar geleden naar volle tevredenheid overgestapt op een nieuw HRIT-systeem. Hij stelt dat er, nadat er een keuze is gemaakt voor een bepaald pakket, vaak nog scherp onderhandeld kan worden over de prijs.

“Als de leveranciers ons aan tafel zien zitten, weten ze al dat ze concessies moeten doen”

“Wij wilden het beste platform voor onze organisatie en de keuze viel uiteindelijk op een bepaald HCM-pakket. Als je vervolgens vraagt aan welke knoppen er nog gedraaid kan worden, kunnen er prijstechnisch ineens veel meer dingen dan gedacht.” SuccessDay kan dit ook doen voor klanten die hierom vragen.

Piso: “Er valt inderdaad vaak meer te onderhandelen dan je denkt. Als de leveranciers ons aan tafel zien zitten, weten ze al dat ze concessies moeten doen op de prijs, want wij weten precies wat er wel en niet mogelijk is. Dat geldt trouwens ook voor contractverlengingen.”

Lust of last

Aan het einde van de sessie vraagt de voorzitter of de deelnemende CHRO’s HRIT als een lust of een last zien. Vrijwel iedereen die aanwezig is in de zaal ziet het als een lust of zelfs als een must. Al zijn er ook die het houden op ‘een lastige lust’. Van Mierop adviseert bedrijven HRIT een seat at the table te geven.

“Als je het maximale uit je systeem wilt halen, moet je het systeem behandelen als een HR-adviseur. En als het niet goed functioneert moet je terug naar de tekentafel. Dat doe je bij mensen toch ook? Eigenlijk is het raar dat organisaties vaak met een rotsysteem blijven aanmodderen.”

Het herontwerp van het systeem valt wat haar betreft te voorkomen door voldoende tijd uit te trekken voor het voortraject en dus oog te hebben voor de cultuur, waarden en employee experience en dit vertalen naar het HRIT-systeem.

“Er is uiteraard een limiet aan wat je met eentjes en nulletjes kunt doen, maar er kan echt heel veel meer dan je denkt in zo’n HRIT-systeem. Wij kunnen onze klanten ontzorgen, want vaak moeten de mensen die in het projectteam zitten dit werk er maar even bijdoen naast hun fulltimebaan en dat is natuurlijk echt niet te doen.”

Continu aanpassen 

Van Mierop sluit af met dat het ideale alles-in-een-systeem een utopie is. “Elk systeem heeft z’n voor- en nadelen en iedere organisatie is weer anders. Probeer zo veel mogelijk te vangen in het voor jouw organisatie ideale HRIT-systeem. Af en toe zal je voor bepaalde onderdelen wellicht moeten overstappen op een best of breed-systeem, maar alleen om business-redenen.

Je moet het systeem kiezen dat het beste bij jouw organisatie past en dat redelijk toekomstbestendig is. Hou ook in ogenschouw dat je het systeem constant moet aanpassen, want jouw organisatie, de markt en de strategie veranderen ook continu.”

 “Betrek de business er vanaf het begin bij. En niet alleen het hoogste management, maar ook de werkvloer.”

Als tip wil zij meegeven dat een HRIT-implementatie nooit een HR-feestje mag zijn. “Betrek de business er vanaf het begin bij. En niet alleen het hoogste management, maar ook de werkvloer. Want zij moeten met het systeem gaan werken. Met het oog op change management is het belangrijk dat de business leading is en HR de facilitator. Dat maakt de transformatie net iets makkelijker.”

De CHRO die vijf jaar geleden een succesvolle HRIT-implementatie beleefde, sluit af met een laatste advies: “Wees niet bang. Hou vol. En ga niet terug naar hoe het was. Creëer geen work arounds want dan ben je nog verder van huis. Hou vol, want het resultaat is het waard!”