Waarom je de belangrijkste keuzes voor nieuwe HR-software al vóór de leveranciersselectie maakt

Volgens Jan Ewoud ten Brinke, directielid bij Youforce, ontstaat juist op dat moment een risico dat CHRO’s vaak onderschatten. “Veel organisaties starten een zoektocht naar andere HR-software terwijl het onderliggende vraagstuk nog troebel is. Nieuwe tooling wordt snel aangedragen als de oplossing, terwijl inzicht in de oorzaken ontbreekt.”

“Het gevolg is vaak een lange en onsamenhangende selectie van leveranciers met het opvragen van talloze requirements en demo’s zonder te weten waarnaar je echt op zoek bent.”

Technologie is zelden het beginpunt

De gedachte en ambities achter een nieuw HR-systeem zijn meestal helder. Organisaties hebben het steevast over betere inzichten uit data, efficiënte HR-processen, minder administratieve lasten en een betere employee experience.

Jan Ewoud geeft aan dat er niks mankeert aan deze doelstellingen, maar nieuwe technologie rendeert pas als je de vraag achter de vraag beantwoordt. “Welke besluitvorming ga je met datagedreven inzichten onderbouwen? Waar zitten de administratieve lasten in jouw organisatie en welk onderdeel van de employee journey hapert momenteel?”

“Wanneer je gaat digitaliseren zonder een duidelijk antwoord op deze vragen, werkt technologie als een krachtige motor in een auto zonder navigatie. Het rijdt geweldig, maar je hebt geen idee waar je naar toe gaat.”

Een goed gestructureerd selectietraject is nog geen strategie

Geen enkele organisatie gaat bij de aanschaf van nieuwe software over één nacht ijs. Integendeel, voordat shortlists van leveranciers worden opgesteld, gaan inkopers, HR en IT in overleg over technische randvoorwaarden, scoremodellen, demo’s en uiteenlopende selectiecriteria. Dat lijkt een gestructureerde aanpak, maar Jan Ewoud ziet het vooral als een goed georganiseerd inkoopproces.

“Software staat nooit op zichzelf, maar moet een reflectie zijn van hoe je als organisatie kijkt naar HR, werkprocessen en mensen. Door de jaren heen ontstaat daar vaak frictie omdat nieuwe generaties en werkwijzen niet meer aansluiten bij het huidige systeem. Stem dat dus voor de start van een selectietraject op elkaar af, anders loop je het risico dat je de bestaande problemen alleen maar versterkt”, aldus Jan Ewoud.

Die frictie wordt soms nog versterkt doordat IT andere doelen stelt voor nieuwe software dan HR. Zij kijken vooral naar standaardisatie, veiligheid en beheersbaarheid. Hoe minder leveranciers betrokken zijn, hoe beter. Dit strookt meestal niet met de belangen van HR, die vooral op zoek is naar betere ondersteuning van processen, medewerkers en managers.

“Te vaak laat HR zich nog beperken door technische kaders of het bestaande IT-landschap.”

Jan Ewoud vervolgt: “Als HR niet scherp formuleert wat écht nodig is, worden keuzes al snel gestuurd door het verleden of door de grenzen en vereisten van het bestaande IT-landschap. Terwijl het andersom moet: de doelstellingen van HR zijn leidend, technologie volgt, oftewel techniek dient de mens, niet andersom.”

Voordat je gaat nadenken over mogelijke leveranciers van jouw nieuwe software moet je volgens Jan Ewoud jezelf drie vragen stellen:

1. Welke rol moet HR in de toekomst spelen?

De eerste vraag die Jan Ewoud op tafel legt, is welke rol HR in de toekomst écht wil vervullen? Niet wat nu op papier staat, maar de positie die HR daadwerkelijk wil innemen in de organisatie. “Wordt HR primair een efficiënte uitvoeringsorganisatie voor soepele processen rond instroom, doorstroom en uitstroom? Of ontwikkelt HR zich als strategische partner op het gebied van talent, cultuur en organisatieontwikkeling?”

Dat onderscheid vormt volgens Jan Ewoud de basis voor elke keuze die je daarna maakt. “Een platform voor de basis van je HR- en salarisadministratie kan een prima keuze zijn, maar verwacht geen volledige ondersteuning van de employee journey. Wil je dat wel, kies dan een systeem dat deze ambitie voor je waar kan maken.”

“De opkomst van AI maakt dit alleen maar urgenter. Iedereen krijgt ermee te maken en het heeft grote impact op de manier waarop wij werken. Organisaties hebben begeleiding nodig bij die verandering. Dat is geen technologievraagstuk, maar een mens- en ontwikkelvraagstuk. En dat is bij uitstek een taak van HR.”

Wil je meer weten over de rol van AI in HR, download dan onze whitepaper: AI in HR: van innovatie naar impact.

2. Welke mensvisie ligt onder het HR-beleid?

De tweede vraag gaat een laag dieper: welke visie op mensen ligt ten grondslag aan het HR-beleid? Elk platform herbergt impliciete aannames over medewerkers, ontwikkeling en prestaties. Het ene systeem is gebouwd rond standaardisatie en efficiëntie, het andere rond persoonlijke ontwikkeling en feedback en een derde rond autonomie.

Jan Ewoud verduidelijkt. “Een recruitmentsysteem kan volledig zijn ingericht op snelheid, terwijl een organisatie juist focust op cultuurfit en candidate experience. Selfservice-oplossingen daarentegen worden vaak ontworpen vanuit efficiëntie, terwijl medewerkers vooral eenvoud en ondersteuning verwachten. Denk dus goed na waar jouw HR-organisatie voor staat en stel daar je criteria op af.”

“Een verkeerde keuze ligt meestal niet aan het systeem, maar aan een mismatch met de strategie.”

“De vraag is niet wélke functionaliteiten een systeem biedt, maar of die aansluiten bij de manier waarop HR kijkt naar haar mensen en de dienstverlening die daarbij past. Een mismatch tussen technologie en HR-visie zorgt er bijna altijd voor dat een platform uiteindelijk niet aan de verwachtingen voldoet.”

3. Wie neemt eigenaarschap op zich?

De derde vraag wordt volgens Jan Ewoud structureel onderschat: wie neemt eigenaarschap op zich? Een systeem legt processen, definities en verantwoordelijkheden vast. Daarmee beïnvloedt technologie automatisch eigenaarschap. Daarom moet vooraf duidelijk zijn:

• Wie beheert de data?
• Wie interpreteert de inzichten?
• Wie neemt besluiten op basis van dashboards?
• Wie is verantwoordelijk voor doorontwikkeling?

Daarbij is het belangrijk dat HR eigenaar blijft van de processen en de inrichting van de employee journey. Te vaak nog moet HR keuzes maken die passen binnen de bestaande technische kaders en richtlijnen. IT faciliteert maar de inhoudelijke regie ligt bij HR.

Een sterk fundament bestaat uit drie pijlers

Succesvolle selectietrajecten starten niet bij technologie, maar met zelfreflectie een kritische blik naar binnen, geeft Jan Ewoud aan. “Het fundament van je keuze is geen gedeeld document maar een gedeeld gedachtegoed over de rol en het doel van HR. Pas wanneer iedereen dat omarmt, ontstaat de basis voor een duurzame en toekomstbestendige oplossing.”

Jan Ewoud benoemt drie pijlers:

De eerste is richting: waar wil de organisatie naartoe en welke rol spelen HR, technologie en data daarin? Zonder een helder antwoord op die vraag blijft iedere keuze voor een nieuw systeem een riskante sprong in het diepe.

De tweede pijler is reflectie. Hoe volwassen zijn processen, data, integraties en besluitvorming vandaag werkelijk? Wie eerlijk naar de huidige situatie kijkt, ontdekt waar de knelpunten zitten en kan daarmee gerichter selecteren.

Ontdek met onze digitaliseringsscan hoe volwassen jouw HR- en salarsisadministratie is.

De derde pijler gaat over eigenaarschap. Wie beslist straks over het platform, de data en de doorontwikkeling? Dat lijkt vooral een praktische vraag, maar bepaalt wie aan het stuur zit. Is dat niet helder, dan voelt niemand zich verantwoordelijk en blijft het systeem hangen in beheer en rapportages in plaats van groei en dagelijks gebruik.

Technologie vervangt geen visie

Een nieuw HR-systeem kan processen ondersteunen, inzichten leveren en administratieve lasten verlagen, concludeert Jan Ewoud. Maar technologie vervangt geen leiderschap of eigenaarschap en zet niet de koers uit. De kwaliteit van een HR-systeem hangt uiteindelijk niet alleen af van software en features, maar van organisatorische keuzes die eraan voorafgaan.

“Daarom begint een succesvol traject voor nieuwe HR-technologie niet met de vraag welk systeem het meest te bieden heeft, maar met de vraag: wat willen we als organisatie bereiken met HR en welke rol speelt technologie daarin? Het antwoord daarop bepaalt uiteindelijk niet alleen welke software je kiest, maar vooral of die keuze goed uitpakt.”