HR moet niet wachten tot de Belastingdienst aanklopt: harde lessen uit een Wet DBA-case

Veel HR-teams zijn freelancers als een vast onderdeel van de organisatie gaan zien. Maar nu de handhaving van de Wet DBA zichtbaarder wordt, groeit ook de behoefte aan duidelijke processen, heldere afspraken en beter voorbereid opdrachtgeverschap.

Voor Barbara begon het niet met een conflict of een discussie over haar werk. Integendeel. De samenwerking met haar opdrachtgever verliep prettig, professioneel en met wederzijds vertrouwen. Tot de Belastingdienst de samenwerking onder de loep nam.

STR – Een opdracht groeit door. Een freelancer wordt steeds meer onderdeel van het team.

Wat volgde, was een traject van bijna twee jaar waarin niet alleen contracten, maar ook de dagelijkse praktijk van samenwerken werd beoordeeld. Voor HR laat deze case vooral zien hoe belangrijk voorbereiding wordt als organisaties langdurig met freelancers werken.

HR krijgt een grotere rol bij freelancers

Freelancers vielen jarenlang vaak buiten het traditionele HR-domein. Ze werden ingehuurd voor specialistische opdrachten, werkten zelfstandig en vielen organisatorisch meestal buiten de vaste structuur.

Maar juist daar ontstaat nu een spanningsveld. Want op het moment dat de Belastingdienst volgens de Wet DBA handhaaft, draait het niet alleen om een contract. Dan wordt ook gekeken naar hoe een samenwerking er in de praktijk uitziet.

Draait iemand langdurig mee? Is er sprake van doorlopende werkzaamheden? En hoe zelfstandig opereert iemand daadwerkelijk?

Dat vraagt om meer betrokkenheid vanuit HR dan veel organisaties gewend zijn.

Goede samenwerking blijkt niet altijd voldoende

Barbara benadrukt dat zowel zij als haar opdrachtgever ervan overtuigd waren dat de samenwerking goed was ingericht. Er waren duidelijke afspraken en beide partijen zagen haar als zelfstandig ondernemer.

Toch bleek dat niet automatisch voldoende. “Je denkt dat je het goed geregeld hebt, totdat iemand er juridisch opnieuw naar gaat kijken,” geeft ze aan.

Volgens haar zit daar een belangrijke les voor HR. Niet omdat organisaties bewust iets verkeerd doen, maar omdat langdurige samenwerkingen ongemerkt kunnen veranderen.

Een opdracht groeit door. Een freelancer wordt steeds meer onderdeel van het team. Werkzaamheden verschuiven langzaam mee met de organisatie. En juist dat maakt het ingewikkeld.

Juridische ondersteuning moet vooraf geregeld zijn

Een van de belangrijkste inzichten uit Barbara’s case is hoe groot de rol van juridische begeleiding wordt zodra handhaving van de Wet DBA speelt.

Haar opdrachtgever schakelde direct juridische ondersteuning in toen de Belastingdienst zich meldde. Volgens Barbara maakte dat een groot verschil in hoe het proces verliep. “Je onderschat hoeveel erbij komt kijken. Advocaten, gesprekken, administratie, correcties.”

Voor HR betekent dat dat DBA-vraagstukken niet iets zijn wat je pas oppakt als er een brief binnenkomt. Organisaties die veel met freelancers werken, doen er verstandig aan om vooraf al na te denken over juridische ondersteuning, escalatieprocessen en verantwoordelijkheden.

Niet alleen financieel, maar ook organisatorisch impactvol

Bij handhaving van de Wet DBA draait het niet alleen om mogelijke correcties of werkgeverslasten. Volgens Barbara zit de impact ook in tijd, administratie en samenwerking.

Voor organisaties betekent het vaak extra afstemming tussen HR, finance, legal en management. Voor freelancers ontstaat er juist onzekerheid over inkomsten, administratie en de toekomst van de opdracht.

“Een organisatie beschikt over expertise op finance en legal gebied. Als freelancer moet je alles zelf regelen.” Dat verschil in positie maakt het volgens haar belangrijk dat organisaties freelancers actief meenemen in het proces zodra er vragen ontstaan.

Langdurige opdrachten verdienen extra aandacht

Wat Barbara achteraf vooral anders bekijkt, is hoe vanzelfsprekend langdurige samenwerking soms wordt: “Je rolt als freelancer vaak van de ene opdracht in de andere.”

Precies daar ziet ze ook een aandachtspunt voor HR. Want hoe langer een opdracht doorloopt, hoe belangrijker het wordt om opnieuw te kijken naar de inrichting van de samenwerking.

Is de opdracht nog duidelijk afgebakend? Past de praktijk nog bij zelfstandig ondernemerschap? En zijn beide partijen zich nog bewust van hoe de samenwerking eruitziet? Volgens Barbara helpt het om opdrachten scherper te formuleren en duidelijke begin- en eindmomenten te behouden.

Voorbereiding voorkomt onrust

Barbara benadrukt meerdere keren dat haar opdrachtgever het proces serieus en zorgvuldig heeft aangepakt. Er werd open gecommuniceerd, snel geschakeld en actief samengewerkt. Dat maakte volgens haar een groot verschil.

Niet iedere freelancer heeft een opdrachtgever die juridische ondersteuning organiseert, transparant blijft communiceren en samen naar oplossingen zoekt. Juist daarom ziet zij voorbereiding als een van de belangrijkste lessen voor HR.

Wat HR nu al kan doen

Nu de handhaving van de Wet DBA zichtbaarder wordt, helpt het om bestaande samenwerkingen met freelancers opnieuw te bekijken.

Denk bijvoorbeeld aan:

• duidelijke opdrachtomschrijvingen
• vaste evaluatiemomenten bij langdurige opdrachten
• scherp onderscheid tussen projectwerk en structurele werkzaamheden
• juridische ondersteuning vooraf organiseren
• interne processen afstemmen tussen HR, finance en legal
• freelancers actief betrekken zodra er vragen ontstaan

Meer weten over de nieuwste regelgeving en praktische aandachtspunten rondom de Wet DBA? Bekijk ook de uitleg van Nmbrs over de Wet DBA 2026.

Meer dan een compliance-vraagstuk

Barbara’s case laat zien dat handhaving van de Wet DBA uiteindelijk niet alleen gaat over regels of contracten.

Het gaat ook over hoe organisaties samenwerken met freelancers, hoe serieus ze die relatie nemen en hoe voorbereid ze zijn op het moment dat een samenwerking juridisch wordt beoordeeld. Daarmee verschuift ook een groter deel van de verantwoordelijkheid richting HR.