Nieuwe vorm van process mining – 3D – helpt om HR-processen structureel te verbeteren

Tot een jaar of vijftien geleden was het niet goed mogelijk om beschrijvingen van bedrijfsprocessen één op één aan te laten sluiten op de daadwerkelijke uitvoering. Modellen om processen weer te geven boden slechts een vereenvoudigd beeld van de werkelijkheid. Waarbij vaak de ideale gang van zaken werd voorgespiegeld. Zonder alle fouten in het procesontwerp, zonder dat duidelijk was in hoeverre mensen afweken van de processen op papier.

Kortom, het model bood eerder een wensbeeld dan een goede weergave van de werkelijke gang van zaken. In de afgelopen jaren is er echter veel verbeterd. Process mining biedt de laatste jaren niet alleen de mogelijkheid om processen in kaart te brengen, maar ook om procesverbeteringen veel nauwkeuriger en sneller door te voeren dan vroeger. Process mining is daarmee een goed bron van procesverbeteringen, waaronder allerlei HR-processen. Neem het werving- en selectieproces: met proces mining valt te achterhalen hoe lang dit duurt en waar zich eventuele vertragingen voordoen – en waar misschien dus een versnelling mogelijk is.

Nieuwe stap

Onlangs is er weer een nieuwe stap gezet in de perfectionering van process mining, blijkt uit een artikel in AG Connect van de expert Wil van der Aalst, onder andere hoogleraar aan de Technische Universiteit Eindhoven en de RWTH Aachen University.

Een stap van 2D- naar 3D-process mining, wel te verstaan. “Bestaande processminingtechnieken nemen als uitgangspunt een tweedimensionale eventlog gezien vanuit het perspectief van een enkele casus. De twee dimensies zijn activiteit en tijd. OCPM voegt hier een derde dimensie aan toe, doordat events betrekking kunnen hebben op een willekeurige hoeveelheid objecten – denk aan bestellingen, producten, leveranciers, klanten, facturen, leveringen, machines en medewerkers. In de afgelopen jaren hebben we nieuwe processminingtechnieken ontwikkeld die om kunnen gaan met verschillende soorten objecten en hun afhankelijkheden.”

Als een MRI-scan

Deze nieuwe vorm van process mining wordt object-centric process mining genoemd. Nieuw is dat meer invalshoeken van een organisatie bekeken kunnen worden. “Net zoals met MRI een virtuele doorsnede van de patiënt in iedere mogelijke richting kan worden gemaakt, kan met OCPM een organisatie vanuit verschillende invalshoeken worden bekeken. Hierdoor zijn nieuwe inzichten mogelijk en wordt de efficiëntie en effectiviteit van process mining verder vergroot”, schrijft hij.

Desgevraagd geeft Van der Aalst een voorbeeld op het gebied van werving en selectie: “Bij recruitment gaat het om een match te vinden tussen twee objecten, een sollicitatie en een vacature. Men kan deze twee los van elkaar zien, maar natuurlijk beïnvloeden ze elkaar. Als een persoon wordt aangenomen op een vacature worden de anderen afgewezen of doorverwezen naar een andere vacature.

Ook kan een persoon op meerdere vacatures solliciteren. Verder hebben kunnen de verschillende HRM-medewerkers ook invloed hebben op het proces. Met OCPM kun je deze samenhangen zichtbaar maken. Het is 3D omdat men steeds het gezichtspunt kan veranderen op basis van een single-source-of-truth.” Hierdoor zou het nóg makkelijker moeten zijn om steeds te zien waar kandidaten in de pijplijn zitten én de doorlooptijd van het recruitmentproces te verkorten.

Van der Aals verwacht dat OCPM in de komende jaren de meest gangbare vorm van process mining wordt.