Creëer een flexplek die werkt (inclusief de wifi)

Waar moet de ideale flexplek aan voldoen en hoe zorgt u dat mensen ook in uw organisatie optimaal flexibel kunnen werken, plannen, bellen, brainstormen en overleggen? HP vertelt het u.

Dit artikel wordt u aangeboden door HP

Richt uw werkplekken functioneel in

Mobiel werken op flexplekken betekent dat werknemer steeds opnieuw zelf kunnen bepalen waar ze werken. Het voordeel is dat de organisatie fiks kan besparen op kantoorruimte. Ga maar na: steeds meer mensen werken 1 of 2 dagen per week thuis of in deeltijd en dat betekent dat hun vaste bureau ongebruikt blijft als ze er niet zijn. Het aantal flexplekken kunt u daarom het beste afstemmen op het aantal medewerkers dat maximaal tegelijkertijd aanwezig is én op de werkzaamheden die ze op kantoor verrichten. Flexplekken zijn namelijk ook in te richten op basis van de taken die de werknemer er vervult. Ook dit bespaart ruimte en dus kosten.

In een (grote) ruimte met meerdere bureaus kunnen mensen hun vaste werkzaamheden uitvoeren, omringd door wisselende collega’s. Dit is goed voor de sfeer en de onderlinge contacten omdat de medewerkers meer collega’s leren kennen dan alleen degenen waarmee men eerst een kantoor deelde. Is er extra concentratie vereist, dan kan de medewerker zich terugtrekken in een stilteruimte. En voor de vergaderingen en bijeenkomsten kunnen speciale overleghoeken in worden gericht (maak hier wel een goed reserveringssysteem voor!). Voor telefoongesprekken met klanten en leveranciers zijn aparte belhokjes (phoneboots) op hun beurt ideaal. En wat dacht u van een relaxruimte waar mensen even bij kunnen komen van een zware bespreking? Des te beter kunnen ze er vervolgens tegenaan. Vergeet tenslotte niet om aandacht te besteden aan de ontmoetingsruimte bij de koffiemachine. Richt deze zo in dat mensen er graag komen om een informeel praatje met elkaar te maken en wie weet samen tot dat winstgevende, innovatieve idee komen.

Stel flexplekregels op

Om flexwerken tot een succes te maken is het belangrijk afspraken vast te leggen, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Zoals:

Wees duidelijk over de bereikbaarheid: nu niet iedereen van 9 tot 5 op kantoor is, is het handig om een overzicht te hebben waar de medewerker is en hoe deze bereikbaar is. In dit systeem kunt u ook aangeven of iemand in bespreking is of anderszins niet gestoord mag worden op een bepaald tijdstip.
Spreek een communicatie-etiquette af: spreek samen af wanneer een telefoontje op zijn plaats is en wanneer een e-mail gepaster is. Doe dit ook voor wel of niet live overleggen. Sommige dingen gaan sneller als ze via de telefoon, mail of app gaan en zo voorkomt u dat medewerkers steeds afgeleid worden (die telefoon, mail en app kunnen immers uit op de ‘niet-storen’ momenten).
Voorkom werkplek claimen: juist door steeds op een andere plek te gaan zitten, communiceren medewerkers meer met elkaar en ook eens met iemand anders dan de naaste collega. Dit bevordert de sfeer en de creativiteit. Voorkom daarom dat mensen vaste plekken gaan claimen en alsnog elke dag op dezelfde plek gaan zitten.

Tips om de wifi-ontvangst op kantoor te verbeteren

Het succes van flexwerken staat of valt met een goede internetverbinding. Downtime is funest voor de productiviteit en kost de organisatie handenvol geld. Optimaliseer daarom de wifi op kantoor met behulp van onderstaande tips

1. Breng de situatie in kaart

Zorg dat de router of het accespoint zover mogelijk verwijderd is van een eventueel ander netwerk (van de buren bijvoorbeeld) en zorg dat er zich zo weinig mogelijk muren en plafonds tussen de router en de apparaten bevinden.

Met Acrylic Wi-Fi Home (een gratis Windowstool) test u grondig hoe de draadloze omgeving op kantoor in elkaar zit en bepaalt u waar eventuele obstakels zitten. Het programma detecteert alle draadloze netwerken in de buurt en geeft inzicht in de sterkte van de verbinding (rssi), de maximale snelheid, het kanaal en de wijze waarop het netwerk is beveiligd (bijvoorbeeld wpa of wpa2). Wilt u alleen even snel testen hoe het snel de verbinding is, maak dan gebruik van Speedtest.

2. Controleer de firmware

Verouderde routersoftware kan leiden tot een slecht wifi-ontvangst. Duik om de zoveel tijd even in de instellingen van het apparaat en check of er firmware-updates zijn. Deze updates lossen meteen eventuele beveiligingslekken op.

3. Wissel van frequentie

Veel routers zenden hun wifi-signaal standaard uit op de 2,4GHz-band. Hierdoor raak de frequentieband echter snel overbelast en dat kan tot storingen leiden. Gelukkig kunnen moderne routers ook uitzenden op 5GHz, dat weliswaar een kleinere reikwijdte heeft, maar vaak minder drukbevolkt en sneller is. De meeste (mobiele) devices kunnen inmiddels overweg met 5GHz-wifi.

4. Verplaats de router

Voor de beste wifi-ontvangst moet de router zo vrij, centraal en hoog mogelijk staan. Een afgesloten kast, metalen objecten, muren en plafonds gelden allemaal als stoorzender. Zorg bovendien dat er geen elektrische apparaten binnen een afstand van 30 centimeter van de router staan.

5. Wijzig de draadloze standaard

Nieuwere routers maken gebruik van betere en snellere draadloze standaarden. Dergelijke routers kunt u vaak standaard van het oude en tragere 802.11 a/b/g overschakelen naar de nieuwe en snellere 802.11ac- en 802.11n-standaarden. Let er wel op dat de aangesloten apparatuur dit ook ondersteunt. Naast de standaard kunt u ook de kanaalbreedte aanpassen aangezien hogere snelheden alleen bepaald kunnen worden op kanalen die 40 MHz breed zijn.

6. Vergroot het bereik

In grote kantoren is één enkele router vaak niet genoeg om overal goede wifi-ontvangst te garanderen. Een goede manier om het bereik te vergroten is een repeater (of extender). Dit apparaat steekt u in een stopcontact, waarna het het wifi-signaal oppikt en doorstuurt. Plaats hem op een plek waar de wifi-ontvangst nog goed is, zodat het een goed signaal door kan sturen.

U kunt ook kiezen voor een powerline-adapter om het wifi-bereik te vergroten. Deze steekt u in het stopcontact waarna het wifi-signaal rondom wordt verspreid.

Vindt u het geen probleem extra kabels te trekken dan kunt u uw wifi-bereik tenslotte ook nog vergroten met een accespoint. Dit sluit u aan op de router waarna hij het signaal versterkt.

HP EliteBook 360x: razendsnel en veilig overal online

Gaat uw organisatie over op mobiel werken en wil ze haar medewerkers meteen voorzien van de beste apparatuur om dit zo efficiënt mogelijk te doen? Dan is de HP EliteBook x360 met Windows 10 Pro een stijlvolle, razendsnelle en vooral veilige keuze.
De Elite dankt zijn naam aan de 360° flexibiliteit in vijf standen en heeft een batterijlevensduur van maximaal 16 uur en 30 minuten. Dit maakt de dunne, lichte HP EliteBook x360 de perfecte pc voor mobiele professionals.
Dankij biometrische verificatie hoeven medewerkers geen wachtwoorden meer te onthouden en dankzij de IR-camera met Windows Hello kunnen ze enkel met het tonen van hun gezicht hun device ontgrendelen.

HP SureStart met Dynamic Protection identificeert en corrigeert tevens BIOS-aanvallen en Windows 10 Pro maakt verificatie via meerdere methoden mogelijk om de toegang tot bedrijfsnetwerken en -middelen beter te beveiligen. Met HP Sure Click is de Elite beveiligd tegen websites die geïnfecteerd zijn met malware, ransomware of virussen. En met het enige geïntegreerde privacyscherm voor pc’s ter wereld, HP Sure View, bieden de EliteBooks een gepolariseerd privacyfilter dat eenvoudig kan worden in- en uitgeschakeld.

Wilt u meer weten over de HP Elitebook x360? Klik hier voor uitgebreide informatie en alle specs.