Hoe kunnen leiders als Elon Musk wél de dialoog aangaan over hybride werken in de organisatie?

De discussie over werken op afstand leidt in nogal wat organisaties tot flinke spanningen tussen management en werkvloer. Morgan Stanley CEO James Gorman noemde werken op afstand “niet een keuze van de medewerker”. Elon Musk diskwalificeerde op afstand werken zelfs als “moreel onjuist”. Hij suggereerde dat thuiswerkers niet veel meer doen dan “inbellen” en verordonneerde werknemers terug te komen naar de werkplek.

Leiders zullen actief moeten samenwerken met hun werknemers om een evenwichtige aanpak te vinden voor werken op afstand, en met succes ‘een van de belangrijkste veranderingen in de manier waarop we werken sinds de industriële revolutie’ doorvoeren. Dat schrijft Mark Mortensen, universitair hoofddocent organisatiegedrag aan INSEAD op de site van de business school.

5 W’s

Mortensen raadt leiders en werknemers aan om te overleggen met elkaar en toenadering te zoeken. Hij geeft een hulpmiddel om dit te doen: de 5 W’s: wie, wat, waar, wanneer en waarom.

De 5 W’s zijn vragen die helpen om alle relevante informatie op tafel te krijgen voor een vruchtbare discussie. Ze zorgen ervoor dat je duidelijkheid krijgt over:

1. Waarom flexibel werken een onderwerp van gesprek is. Wat zijn de doelen of redenen die je hebt om thuis te werken of naar kantoor te gaan?
2. Wat de belangrijkste factoren zijn die je moet definiëren en meten. Bijvoorbeeld, wat versta je onder prestaties, kwaliteit of hoeveelheid werk?
3. Waar in de organisatie je flexibel werken wilt toepassen. Niet alle soorten werk zijn geschikt voor thuiswerken of kantoorwerken. Je moet kijken naar de aard van het werk en de mogelijkheden die er zijn.
4. Wanneer je flexibel werken wilt invoeren of aanpassen. Sommige voordelen of nadelen van thuiswerken of kantoorwerken kunnen op korte termijn of lange termijn optreden. Je moet rekening houden met de veranderingen in de tijd en de gevolgen daarvan.
5. Wie er betrokken zijn bij flexibel werken en hoe het hen beïnvloedt. Flexibel werken heeft effecten op individuen en groepen. Je moet rekening houden met zowel persoonlijke als collectieve belangen en gevoelens.

Continu gesprek

“De dialoog moet niet eenmalig plaatsvinden, maar uitgroeien tot een continu gesprek”, schrijft Mortensen. Dit kan door ervoor te zorgen leider en medewerkers de ze de 5 W’s steeds evalueren via een gestructureerd, objectief proces met behulp van het volgende raamwerk:

• Verzamel alle informatie en meningen die je hebt over flexibel werken. Luister naar elkaar en respecteer elkaars standpunten.
• Neem samen verantwoordelijkheid voor het probleem. Erken dat je allebei fouten kunt maken en dat je wilt leren en verbeteren.
• Creëer een veilige en open sfeer waarin je eerlijk kunt praten over je behoeften en beperkingen. Gebruik psychologische veiligheid en een groeimindset om elkaar te helpen.
• Spreek af dat je samenwerkt aan een optimale oplossing die rekening houdt met beide kanten. Maak duidelijke afspraken over hoe je flexibel werken gaat invoeren of aanpassen.
• Vermijd simplistische of zwart-wit uitspraken over flexibel werken. Gebruik genuanceerde taal die ruimte laat voor verschillende perspectieven.
• Maak tijd en ruimte voor regelmatige gesprekken over flexibel werken. Evalueer hoe het gaat en pas aan als dat nodig is.