Hoe projectmanagers slagen door tijdig naar bondgenoten te zoeken, en ze niet te negeren

Bij Nyenrode Business Universiteit weten ze hoe dat komt. Projectmanagers verzuimen om tijdig stakeholders te betrekken bij de plannen. Wietze Smid, docent in de masterclass Advanced Project Management aan Nyenrode, merkt dat veel projectmanagers stakeholders niet zien als onderdeel van hun core business. Het kan gaan om interne belanghebbenden, zoals managers, bestuurders, directies en ook CHRO’s. Ook buiten de organisatie zijn zulke wederzijdse belangen mogelijk, bijvoorbeeld bij leveranciers of financiers.

Aandacht voor proces en relaties

Het negeren van zulke potentiële bondgenoten is onverstandig, aldus Smid. Een goede samenwerking met stakeholders kan veel opleveren. Hoewel veel projectmanagers dat beamen, onderschatten zij hoeveel energie er gemoeid is met het onderhouden van relaties met bondgenoten. Een derde van het projectmanagement moet gericht zijn op afstemming met stakeholders.

De verhouding tussen aandacht voor het proces en voor de relaties is precair, aldus Smid. Teveel aan voorbereiding ontaardt in een papieren exercitie die niet van de grond komt. Maar teveel aandacht voor relaties daarentegen leidt tot te dunne plannen met te weinig inhoud en daardoor te weinig mandaat vanuit de organisatie.

Win-win situaties

Smid heeft aanbevelingen voor het verkrijgen van steun voor projecten. Allereerst doen projectmanagers er goed aan om na te denken over win-win situaties. Welke mensen die niet deelnemen aan het project in kwestie, kunnen er wel baat bij hebben? Om die vraag te beantwoorden is het goed dat projectmanagers weten wat anderen willen bereiken en hoe het project hen kan helpen om hun doel te realiseren. Waar de belangen parallel lopen ontstaat de mogelijkheid om samen op te trekken.

Ga actief op zoek naar dit soort bondgenootschap, want spontaan komen ze niet tot leven, aldus Smid. Kijk allereerst naar de signalen in de binnen- en de buitenwereld. Welke bewegingen zijn zichtbaar waar de projectmanager iets aan heeft?

Kijk daarna welke mogelijke bondgenoten er zijn. Niet elke mogelijke bondgenoot is echter waardevol. Selecteer ze op basis van invloed, zo adviseert Smid. Maak daarbij niet de fout om alleen support te verzamelen bij gelijkgestemden. Lastige stakeholders als actiegroepen kunnen veel invloed uitoefenen op reputatie en draagvlak. Projectmanagers moeten ook nagaan welke belangen zij delen met opponenten.

Focus op het doel

Houd daarbij de focus op je doel, zo waarschuwt Smid. Anders bestaat het risico dat de projectmanager een fanclub verzamelt die het doel van het project onvoldoende dichterbij brengt. Een doel vraagt om plannen en die moet de projectleider zorgvuldig ontwikkelen, met behulp van de bondgenoten. Ga na welke rol je hen geeft.

De uitvoering tenslotte is de laatste stap in het vriendenspel dat projectmanagement is. Dit vraagt om nauwe samenwerking met bondgenoten. Dit is belangrijk omdat de doelen van bondgenoten slechts gedeeltelijk overeenkomen. Het is belangrijk dat de projectleider niet alleen de eigen doelen bewaakt, maar ook die van de overige belanghebbenden. Zodra die uit het oog worden verloren, is het risico groot dat vrienden van de projectmanager afhaken.

Maak vrienden

Smids laatste tip is om het maken van vrienden niet uit te stellen. Dan voorkom je als projectmanager dat je pas op zoek gaat naar vrienden als je ze nodig hebt en dat je in een afhankelijke positie raakt.