Jacobs Douwe Egberts transformeert HR met SAP SuccesFactors

De koffie- en theeleverancier heeft samen met SAP-partner Accenture SAP SuccesFactors Employee Central geïmplementeerd. De partijen kozen voor een global big bang: het core-systeem werd in acht maanden tijd geïmplementeerd in ruim veertig landen. De implementatie van SAP SuccesFactors Employee Central kan gezien worden als de digitalisering van HR door JDE.

Door handmatige routinetaken – zoals het uitdraaien van de payroll te automatiseren – moet HR tijd overhouden voor zaken die de prestatie van de mensen en teams verbeteren. Dat kan zijn het identificeren van het juiste talent en leiders, teams laten floreren en de werkervaring van mensen beter maken met technologie. Op die manier wordt HR een strategische partner van de business.

Beginnen bij een fundament

“HR is het mooiste vakgebied dat er is, want HR speelt een cruciale rol in het beter maken van ieders werkervaring waardoor optimaal kan worden gepresteerd. Maar je kunt niet beginnen bij het verbeteren van de people experiences. Je moet eerst een fundament hebben”, zegt Maja Roosjen, Global Total Rewards Director bij JDE en de drijvende kracht achter ‘Project Sunflower’ dat moest zorgen voor dit fundament.

“De processen en je data moeten eerst op orde zijn. Alles wat je doet in HR moet zijn gebaseerd op feiten, en voor die feiten heb je data nodig. En voor kwalitatief goede data heb je weer goede systemen nodig. Daarmee verklein je ook de risico’s van het niet-compliant zijn.”

Intensief voortraject

Er ging echter een intensief en tijdrovend traject vooraf aan de selectie en implementatie van een nieuw core-systeem voor HR, vertelt Roosjen. “We moesten een behoefte creëren, en stakeholders overtuigen van de noodzaak van een investering in een nieuw fundament. Daar komt veel storytelling, beïnvloeding en stakeholdermanagement bij kijken. Daarbij stond telkens het doel dat we wilden bereiken centraal, onafhankelijk van de systemen. De aanschaf van een tool was niet het uitgangspunt.”

Het projectteam wist bovendien dat de organisatie geen behoefte had aan een miljoeneninvestering in een nieuw HR-systeem en een implementatietraject van jaren. “We moesten niet alleen laten zien dat het kan, maar dat het ook kleiner kan”, aldus Roosjen. “Dan komt SAP SuccessFactors bijna automatisch in beeld. Bij SAP hoef je niet in één keer alles te kopen.”

Global big bang

“We kozen in eerste instantie dus voor een beperktere functionaliteit, maar wel met een zo breed mogelijke organisatorische scope”, zegt Jeroen de Boer, bij Accenture Senior Manager Digital HR Transformation. De keuze viel op SAP SuccessFactors Employee Central, met de modules Onboarding en Compensation. Om overal dezelfde mogelijkheden en ervaring te kunnen bieden, werd de nieuwe oplossing uitgerold in alle landen waar JDE actief is.

“Daarbij hadden we altijd maar één doel voor ogen: een global big bang, binnen acht maanden, en binnen budget. Punt”, stelt De Boer. “Dat omschrijft wel de ambitie en de drive die we hadden.” Sebastiaan van de Weerdt, capability lead SAP SuccessFactors Accenture Nederland: “Tijdens de implementatie hebben we bij iedere stap gekeken: hoe kunnen we dit sneller en handiger doen? En onszelf afgevraagd wat waarde oplevert, en wat niet. Je moet niet dingen doen omdat ze nu eenmaal zo horen.”

Hechte samenwerking

“Ik ben er enorm trots op dat we samen het gestelde doel hebben gehaald”, besluit De Boer. Volgens Roosjen is dit succes onder andere te danken aan de sterke IT-backbone die Accenture eerder binnen JDE had neergezet. Maar zeker ook aan de kwaliteit van het team dat bij de implementatie betrokken was, de hechte samenwerking met IT en met Accenture en de hechte dialoog die in stand werd gehouden.

“De kwaliteit van het team was ongelooflijk. We waren allemaal collega’s van elkaar, en vertrouwden elkaar volledig. We voelden problemen aan en zijn daardoor nooit verrast.”

De projectnaam ‘Sunflower’ was achteraf ook toepasselijk gekozen. Roosjen vertelt: “Zonnebloemen gaan altijd naar de zon staan, en draaien naar elkaar toe als de zon niet schijnt. Dat is een mooie metafoor voor hoe het team functioneerde.”

Bron: SAP/JDE