Virginie Kuijer, HR Director Postcode Lottery Group: “Ik hou meer van mensen dan van systemen”

Tekst: Ester Schop Beeld: Anko Stoffels

Postcode Lottery Group is de eigenaar van het Postcode Loterij-format, waarbij deelnemers kans maken op mooie prijzen met hun postcode als lotnummer én tegelijkertijd 150 goede doelen in binnen- en buitenland steunen. Het heeft inmiddels Postcode Loterijen opgezet in vijf landen in Europa (zie kader onderaan) en is met een totaal van 825 miljoen euro per jaar voor goede doelen de derde private donor ter wereld, na de Bill and Melinda Gates Foundation en de Wellcome Trust.

“Wij willen geen hoofdkantoor zijn dat zegt: ‘zo gaan we het doen’”

“De markt waarin wij opereren wordt steeds drukker. Daarom hebben we met de top 70 onlangs onze Group Accelerating Strategy besproken. Waar voorheen onze loterijen in de landen meer als aparte organisaties functioneerden, zien we dat het loont om onze krachten internationaal steviger te bundelen. Zo willen we televisieformats ontwikkelen die inzetbaar zijn voor meerdere landen en ook marketingcampagnes en -tools ontwikkelen we steeds vaker gezamenlijk. Datzelfde geldt voor afspraken met commerciële partners en proposities voor internationale media”, licht Virginie Kuijer, HR Director van Postcode Lottery Group toe.

De Postcode Loterijen hebben kantoren in Amsterdam, Stockholm, Edinburgh en Düsseldorf. Postcode Lottery Group wil de komende tijd meer gebruik gaan maken van haar internationale kracht. Dat geldt ook voor de Employer Branding en talentuitwisseling.

“We willen doorstroming van mensen binnen onze organisatie bevorderen, vanuit alle landen waar we actief zijn”

Kuijer: “We willen doorstroming van mensen binnen onze organisatie bevorderen, vanuit alle landen waar we actief zijn. En ook om nieuw talent aan te trekken is het belangrijk om het internationale aspect van ons werk goed onder de aandacht te brengen. In de basis zijn onze organisaties (lees: loterijen) hetzelfde, al verschillen de vergunningen en soms daardoor sommige werkzaamheden. Maar in het algemeen zijn er veel overeenkomsten. We willen onze strategie en aanpak meer op een lijn brengen en dat geldt ook voor HR.”

Naar één HCM-systeem

Tot nu toe had elke loterij van Postcode Lottery Group een eigen HRIT-systeem, oftewell HCM-systeem. In Nederland werd er gewerkt met AFAS. Maar om de nieuwe internationale (HR-)strategie beter te kunnen ondersteunen, is er besloten om over te stappen op één systeem. Hierbij is het belangrijk dat de bijzondere loterijcultuur volledig weerspiegeld wordt. De keuze viel na de beautycontest tussen de verschillende aanbieders op Oracle HCM Cloud, omdat dit pakket het beste bij de bedrijfscultuur en groeistrategie past en voldeed aan alle vereisten. Bovendien had het finance-team van Postcode Lottery Group ook voorkeur voor het ERP-pakket van Oracle.

Kuijer: “Na de pakketselectie kiezen de meeste organisaties ervoor om meteen aan de slag te gaan met een technische implementatiepartner van de leverancier. Maar na een paar gesprekken met enkele partijen werd duidelijk dat we elkaars taal niet spraken. Top-down besluiten er doorheen duwen, processen standaardiseren en zoveel mogelijk efficiëntie, het systeem centraal stellen…. Terwijl wij een organisatie zijn waarin het vooral draait om de mensen, om de zogeheten employee experience.”

“Na het eerste gesprek werd het duidelijk dat Bas mij begreep, omdat hij zelf ook op mijn stoel heeft gezeten”

Via haar netwerk sprak zij met een vakgenoot van MediaMonks, die goede ervaringen had met SuccessDay. MediaMonks heeft een vergelijkbare cultuur als Postcode Lottery Group: een internationale Mar/Tech organisatie, waar veel creatievelingen werken en het hoofdzakelijk om concepten, design en IT draait. Ze besloot daarom aan te kloppen bij Bas Eggelaar van SuccessDay. “Na het eerste gesprek werd het duidelijk dat Bas mij begreep, omdat hij zelf ook op mijn stoel heeft gezeten. Hij snapte precies waar ik tegenaan liep.”

Lol is essentieel

Kuijer vindt een HRIT-implementatie ‘wel belangrijk, maar zeker niet het leukste project’. Het vraagt nogal wat van de HR-teams, die toch al onder grote druk staan door de coronapandemie. Bovendien is de inrichting van een IT-systeem een ver-van-mijn-bed-show voor HR-professionals.

“Ik hou meer van mensen dan van systemen. Ik zie zo’n implementatieproject als een noodzakelijk kwaad. Het duurt altijd langer dan gedacht en het wordt vaak drie keer zo duur als van tevoren afgesproken. Dus als je het gaat doen, zoek dan de juiste partij om je te helpen. Ik werk graag met leuke mensen en wil graag lol hebben in mijn werk – fun is tenslotte een van onze kernwaarden. Sinds de mensen van SuccessDay aan boord zijn heb ik er lol in. Ik verheug me zelfs op onze meetings.”

Juul van Dongen, mede-eigenaar en Director Operations van SuccessDay, noemt het verstandig dat Postcode Lottery Group heel bewust heeft gekozen om echt de tijd te nemen voor het vaststellen van de route van de huidige naar de gewenste situatie.

Bas Eggelaar en Juul van Dongen, SuccessDay (Foto: Martine Sprangers)

“Wij hebben ze geholpen met ‘Fase 0’, dat overigens een uitvinding van SuccessDay zelf is. We brengen de processen en data in kaart en beleggen taken en verantwoordelijkheden. We stellen samen met de klant processtandaarden op volgens de gewenste employee experience en bepalen de design principles. Tot slot benoemen we de losse eindjes en risico’s en lossen die samen met de klant op, zodat iedereen straks klaar is voor de implementatie.”

“Als je alleen het systeem centraal stelt, weet je één ding zeker: dat je na een jaar of twee opnieuw kan beginnen”

Van Dongen noemt het ‘een krachtige boodschap’ dat Postcode Lottery Group bewust bezig is geweest met Fase 0 en goed heeft onderzocht hoe het IT-systeem de organisatie hierbij kan ondersteunen. “Je bent niet alleen een systeem aan het implementeren, het is minstens zo belangrijk dat je de organisatie meeneemt, met veel aandacht voor verandermanagement, opleidingen en communicatie. Bij zo’n transformatie is het belangrijk om te weten wie je mee moet nemen, want uiteindelijk moet die investering in het systeem, de implementatiepartij maar ook in ons, zich terug gaan verdienen. Als je alleen het systeem centraal stelt, weet je één ding zeker: dat je na een jaar of twee opnieuw kan beginnen. Omdat het gebruik van het systeem naar een laag niveau is gezakt en je data niet meer correct is. En dat is doodzonde.”

Business as usual

De uitdaging bij een omvangrijk HCM-project als dit, is dat de business natuurlijk gewoon door moet draaien. Inmiddels is Fase 0 afgerond en ligt er een Management Summary waarin de zaken zijn benoemd die groen licht hebben gekregen en die met het HR-team nog verder ontwikkeld worden en internationaal in lijn gebracht.

De technisch implementatiepartner kan nu aan de slag met de configuratie. De implementatiefase loopt in ieder geval nog door tot in het voorjaar van 2023. Er is gekozen voor twee implementatiegolven. Tijdens de eerste wave zijn Nederland en Duitsland aan de beurt met de modules Core, Onboarding, Recruitment en Absence. In het najaar volgen deze modules voor Zweden en Groot-Brittannië. Deze zomer starten we met Fase 0 voor de modules Performance Management, Learning en Compensation.

“Het voelt alsof we het heel erg naar onze eigen hand kunnen zetten”

Ook tijdens de implementatie blijft SuccessDay aan boord. “De samenwerking bevalt uitstekend. Ze nemen zoveel mogelijk werk uit handen. Ze begrijpen onze organisatie en weten wat de valkuilen zijn. Wij willen geen hoofdkantoor zijn dat zegt: ‘zo gaan we het doen’. We willen juist dat de landen super betrokken zijn en blijven. Met het nieuwe systeem wordt elke lokale HR-manager van een land expert op een bepaald gebied, zoals Self Admin of Join.

Dus we blijven met elkaar verantwoordelijk. Het is niet het systeem van het hoofdkantoor, maar van de hele groep. Bij ons draait het in eerste instantie om de mensen, om de persoonlijke aanpak en de cultuur. Daar moet het HRIS-systeem bij ondersteunen – en niet andersom”, licht Kuijer toe.

De menselijke maat

Volgens de HR Director is bij Postcode Lottery Group de menselijke maat belangrijk. “We houden niet van een ‘HR-desk’ en ‘tickets inschieten’ als je wat te vragen hebt. Vast efficiënt, maar wij houden van persoonlijke HR-service en blijven graag in gesprek met onze collega’s. SuccessDay begrijpt dit. Hun begeleiding bij de voorbereidende fase en straks ook tijdens de implementatiefase maakt een wereld van verschil. Met name de toegevoegde waarde van verandermanager Els van Mierop en projectmanager Philippe Piso is belangrijk om een dergelijk project goed te laten verlopen.”

Van Dongen benadrukt dat deze rollen cruciaal zijn om als regisseurs de transformatie te leiden, de organisatie een spiegel voor te houden en op het juiste moment focus aan te brengen. “De vertaling van de strategie naar de operatie. Zij ondervragen de interne organisatie en werken de gemaakte keuzes verder uit.” Overigens vindt Kuijer het ook belangrijk om zelf veel te blijven doen. Zo heeft zij Rebecca Bot, de systeembeheerder, gevraagd de interne projectmanagersrol op te pakken.

Zo kon zij een mooie stap maken door haar werkveld internationaal te verbreden. “Daarnaast gaan we onze collega’s straks zelf trainen in onze eigen Lottery Academies om het systeem goed te laten ‘landen’ in de organisatie. Het voelt alsof we het heel erg naar onze eigen hand kunnen zetten, maar dan wel met een veilig gevoel door de kennis en ervaring die SuccessDay inbrengt.”