Een van de belangrijkste enablers van de HR-strategie van Cosun is ‘Winning People/Unlock Talent’. De boerencoöperatie met daaronder verschillende bedrijven – waarvan Aviko en Cosun Beet Company (voorheen Suiker Unie) de bekendste zijn – wil het beste uit haar mensen halen. Een geavanceerd personeelsinformatiesysteem levert een belangrijke bijdrage aan die koers. Daarom werd besloten om over te stappen op één centraal HCM-systeem voor de hele organisatie.

“Het beste uit je mensen willen halen, vraagt goed leiderschap en talentontwikkeling, maar ook efficiency in HR-processen”

SuccessDay biedt ondersteuning tijdens en na de implementatie van Workday en levert de capaciteit die Cosun zelf niet in huis heeft om alle rollen te vervullen. De implementatie verloopt opmerkelijk soepel. “Als coöperatie zit samenwerken in onze genen, dat helpt hierbij”, aldus projectmanager Wijnand Pirée.

Bij lang niet iedereen gaat meteen een belletje rinkelen bij het horen van de naam Cosun. Maar bij de namen van de onderliggende businessgroepen van de boerencoöperatie waarschijnlijk wel. Aviko, Cosun Beet Company, Duynie, Sensus en SVZ leveren uiteenlopende producten en diensten: van frites tot stroop, van ingrediënten in ontbijtkoek en vleesvervangers tot voeding voor dieren, wasmiddelen, behanglijm en cosmetica.

Efficiency in HR-processen

De vijf businessgroepen opereren redelijk autonoom, maar om de strategische doelen te verwezenlijken, is men op zoek naar meer synergie. Cosun heeft bijvoorbeeld een heldere ambitie voor 2030: het wil dan 100% plantaardig, 100% circulair en 100% transparant zijn. “Voor HR is één van de belangrijkste enablers van onze strategie ‘Winning People’, wat we ook wel ‘Unlock Talent’ noemen. Dat betekent dat we het beste uit onze mensen willen halen. Dat zit in zaken als samenwerking, rollen en verantwoordelijkheden, goed leiderschap, talentontwikkeling, maar ook in efficiency in HR-processen”, aldus Suzanne Jungjohann, CHRO van Cosun.

“Wij hadden nog geen Cosun-breed personeelsinformatiesysteem, iedere businessgroep had zijn eigen systeem of werkwijze. Met het oog op de verdere ontwikkelingen van ons bedrijf, vonden we het belangrijk om één HRIT-systeem te implementeren. Het helpt ons om als organisatie meer samen op te trekken, de kracht van onze mensen maximaal te benutten en te weten waar we welke kwaliteiten hebben zitten binnen de organisatie”, vertelt Jungjohann. Daarnaast was er binnen de businessgroepen zelf ook behoefte aan het moderniseren van hun huidige systemen en werkwijze.

Suzanne Jungjohann, CHRO Cosun

Fase 1: HCM Core en Learning-module bij Aviko

De keuze viel uiteindelijk op Workday. De HR-afdelingen van alle onderliggende bedrijven waren vanaf het begin intensief betrokken bij de selectieprocedure. Omdat de behoefte aan vernieuwing het grootst was bij Aviko is daar gestart met de eerste fase van de implementatie.

“We hebben bewust gekozen voor een beperkte scope: we startten met HCM Core en de Learning-module”, licht projectmanager Wijnand Pirée toe. “Die module wordt meestal pas in een later stadium gedaan, maar omdat de bestaande leeromgeving bij Aviko dringend aan vervanging toe was, hebben we de Learning-omgeving versneld live gezet. Die is namelijk dringend nodig om een paar honderd nieuwe medewerkers op te leiden voor de nieuwe Aviko-fabriek in België die binnenkort de deuren opent”.

Fase 1 is in april 2021 live gegaan. Met het oog op de adoptie heeft Pirée al in een heel vroeg stadium alle businessgroepen betrokken bij het ontwerp en de procesinrichting van het nieuwe systeem. “Iedereen moet ermee uit de voeten kunnen en niet het idee krijgen dat hun iets door de strot wordt geduwd.”

Wijnand Pirée, projectmanager HRIT Cosun (foto: Anko Stoffels)

“Toen ik de projectorganisatie ging bouwen, kwam ik tot de conclusie dat er gaten in zaten”

De betrokkenheid is vanaf het begin groot geweest. Hij kan zich calls herinneren met 100 mensen tegelijk. Zo’n 30 mensen hebben een projectrol, variërend van meedenken over het ontwerp en de inrichting tot het testen van betaversies. Pirée: “Een van de belangrijkste learnings na fase 1 was dat we in fase 2 mensen nog beter moeten betrekken bij het geheel. Alleen zo gaat het in de praktijk straks vliegen.”

Hoewel Pirée aanvankelijk dacht geen hulp van buitenaf nodig te hebben, moest hij hier al snel op terugkomen. “Ik heb SuccessDay gebeld en eerlijk opgebiecht dat ik eigenwijs was geweest. Toen ik de projectorganisatie ging bouwen, kwam ik tot de conclusie dat er gaten in de organisatie zaten. Ik heb het niet alleen over capaciteit, maar ook over specifieke kennis van HRIT-implementaties.

SuccessDay heeft deze mensen op de payroll. Je hebt dan geen groepje interimmers, maar een team dat gewend is samen te werken volgens eigen methodieken. Ik miste in de eerste fase bijvoorbeeld de lead voor HCM en capaciteit om het testen te begeleiden. Dat heeft SuccessDay voor ons naar volle tevredenheid ingevuld.”

Illustratie: studio van Laar

Fase 2: Uitrol bij andere businessgroepen en bredere scope

In de 2e fase wilde Pirée vanaf het begin over voldoende resources beschikken om de klus te kunnen klaren. In deze fase – die in maart 2022 live gaat – worden de modules die bij Aviko al draaien ook bij de andere businessgroepen uitgerold en wordt de scope verbreed.

“We zijn opnieuw om de tafel gaan zitten om te kijken hoe we Cosun konden ontlasten. De uitbreiding van HCM en de module Compensation hebben we bij een lead van ons ondergebracht en daarnaast leveren wij de lead voor de modules Time Tracking en Absence”, licht Bas Eggelaar, managing director van SuccessDay, toe. Op verschillende momenten heeft SuccessDay ook expertise geleverd op het gebied van verandermanagement, het oplossen van specifieke problemen bij de businessgroepen en het geven van trainingen.

“Er ontstaat altijd een lawine aan vragen richting de supportorganisatie, zodra het systeem in gebruik wordt genomen”

Tot slot verzorgt het consultancybedrijf uit Eindhoven support rondom en na de livegang. Het gaat hierbij eerst om de dienst Smooth Landing, gevolgd door technische After-go-live-ondersteuning: Workday AMS Support.

“Er ontstaat altijd een lawine aan vragen richting de supportorganisatie, zodra het systeem in gebruik wordt genomen. Zowel vanuit HR, de directie als de medewerkers zelf. De implementatiepartner handelt de technische vragen af, wij doen de rest. Als je onvoldoende aandacht hebt voor de landing van een nieuw HCM-systeem binnen je organisatie, verlies je snel draagvlak”, vertelt AMS-manager Steven Thangathurai.

AMS staat voor Application Management Services, de dienst die vaak volgt op Smooth Landing. Hierbij gaat het onder meer om het beantwoorden van technische vragen, het installeren van nieuwe releases en updates, het doen van configuraties en het oplossen van integratieproblemen.

Plannen voor fase 3 en verder

Ondanks dat de livegang van fase 2 snel nadert, wordt er al druk nagedacht over fase 3. “De modules Talent en Performance staan hoog op ons verlanglijstje. Er gebeurt nu nog heel veel op papier, dus daar willen we een forse digitaliseringsslag in maken. Daarnaast kijken we ook naar Employee Engagement. We hebben nog veel meer wensen, dus er zal ook nog wel een vierde en wellicht vijfde fase komen. Kortom: wij zijn voorlopig nog wel even bezig”, weet CHRO Jungjohann.

“Ik wil het meer stap voor stap doen en niet meer met een big bang”

Zij benadrukt dat het nieuwe systeem vooral wordt ingezet om medewerkers van Cosun prettiger en efficiënter te laten werken. “HR zit straks in je broekzak: met één mobiele app kan je straks vrije dagen aanvragen, je declaratie indienen, je salarisstrook inzien, noem maar op.”

“Ik zal nooit meer tegelijkertijd een nieuw payroll- en HCM-systeem implementeren en die ook nog eens meteen willen koppelen”, is het antwoord van Pirée wanneer hem wordt gevraagd naar de belangrijkste leermomenten tot nu toe. “Ik wil het meer stap voor stap doen en niet meer met een big bang. Straks wordt het meer ongoing business waarin we geleidelijk veranderingen en verbeteringen doorvoeren.”

Goede samenwerking essentieel

Pirée vindt het prettig samenwerken met SuccessDay. “Ze zijn heel benaderbaar en denken goed met ons mee. SuccessDay matcht goed met onze cultuur: het is geen blabla-bedrijf, ze zijn heel pragmatisch. Ze komen niet in driedelig pak een contract afsluiten. Voor het AMS-deel is het bovendien heel belangrijk voor ons dat ze Nederlandssprekende consultants hebben en je ticket niet ergens aan de andere kant van de wereld wordt afgehandeld.”

SuccessDay kiest er bewust voor geen anonieme ticketing-box te zijn. Eggelaar: “Wij hebben aandacht voor de klant en bellen liever dan dat we mailen. Daarnaast is kennisoverdracht naar de interne organisatie een belangrijk item. Op die manier kan de klant het de volgende keer zelf.”

Pirée vindt ook dat de samenwerking tussen SuccessDay en implementatiepartner Kainos prettig verloopt. Toen de Learning-omgeving al live stond, werd er nog van alles doorontwikkeld – zowel in fase 2 van het project alsook in de productieomgeving. “Dat vraagt om goede communicatie en afstemming. Het was fijn om te zien dat ze elkaar niet van het podium probeerden te stoten.”

“Dit project bewijst dat het met die samenwerking waar Cosun zo naar streeft wel goed zit”

Het meest trots is de projectmanager op het feit dat de zelfstandige businessgroepen relatief eenvoudig consensus bereikten over hoe zij het systeem zouden inrichten. “We bewijzen met dit project dat het met die samenwerking waar Cosun zo naar streeft wel goed zit.” Eggelaar, die bij veel verschillende organisaties over de vloer komt, beaamt dit volmondig:

“Ik vond de rust in het project en de manier van samenwerken echt uniek. Er zijn bij zulke projecten altijd strakke deadlines, er is altijd stress, maar de cultuur van Cosun heeft hierbij heel erg geholpen. Je behaalt in dezelfde tijd met minder stress hetzelfde resultaat, doordat je te maken hebt met een nuchtere, no-nonsense coöperatie. En dat is heel prettig. Samenwerken zit echt in hun DNA.”

Bas Eggelaar en Juul van Dongen, SuccessDay