Van job-coach bij het UWV in Roermond naar Global Project Management Officer bij DSM tot Manager HR Technology bij VodafoneZiggo… De loopbaan van Marc Willems verliep onverwacht snel. “Zo’n mooie en uitdagende baan die ik nu bij VodafoneZiggo heb, had ik me vooraf niet kunnen voorstellen toen ik mijn bachelor People & Business Management aan de Hogeschool Zuyd van Sittard in 2009 afrondde,” lacht Willems. 

Een systeem dat nog meer voor je kan doen, dat is mijn droom

“Duidelijk was toen al wel dat ik iets met mensen wilde gaan doen. Dus mijn eerste baan bij het UWV, mensen helpen uit de ww te komen, paste daar goed bij. Maar na twee jaar wilde ik iets spannenders. Dat werd een groot HR-servicesproject bij multinational DSM. Processen, techniek, IT en ook dat stukje mens… Ja, ik voelde me daar thuis. En nee, ik heb nooit echt IT gestudeerd.  Maar de combinatie van die elementen is wat voor mij het werk interessant maakt.”

Na die “gave ervaring” bij DSM – als Global Project Management Officer reisde hij in een vliegend team drie jaar lang Europa en de rest van de wereld over – kwam VodafoneZiggo op het pad van Marc Willems. In januari 2016 landde hij bij de telecomprovider in de rol van Project Lead HR. Processen, systemen, mensen. Toch weer. Toen hij begon, werd hem nog gezegd dat er ‘iets groots’ stond aan te komen. 

Joint venture programma

Willems: “Dat bleek dus het jointventure-programma van Vodafone met Ziggo te zijn. De eerste twee jaar was ik als HR Project Lead verantwoordelijk voor diverse HR-systeemprojecten en voor het introduceren van veranderingen in teams en de business. Daarnaast definieerden we als MT de HR Services roadmap en stond verbetering van het klant-georiënteerd werken hoog op mijn agenda. Het was zaak diverse HR-projecten – systemen, processen, veranderingen – van Vodafone en Ziggo te integreren in nauwe samenwerking met afdelingen als IT, Finance en Security.”  

In december 2017 volgde de benoeming tot Manager HR Technology. Marc Willems is in die functie verantwoordelijk voor alle HR-software en staat aan het hoofd van een team HR Technology specialisten, een reporting-expert en een projects & innovation lead. De uitdaging is groot: het HR-systeemlandschap bij VodafoneZiggo is complex en kent verschillende type gebruikers. Bijvoorbeeld monteurs, retail-medewerkers, customer-services, agile teams en natuurlijk ook HR zelf.

Het HR-systeemlandschap bij VodafoneZiggo is complex 

De focus van het team is transformatie naar een moderne HR-technologie, inclusief visie- en businesscase-creatie, roadmap-planning voor de middellange en lange termijn en levering van gevraagde projecten en programma’s. Daarbij hoort ook functioneel onderhoud, bewaken van de dagelijkse continuïteit, bijdragen aan voortdurende verbetering van gebruikersvriendelijkheid en data-reporting en samenwerking met externe partijen.

Complexe IT-puzzel 

“In het begin was het zaak die complexe IT-puzzel en het systeemlandschap te doorgronden,” vertelt Marc Willems. “Zodat je vervolgens met primaire handelingen toch verder kunt in zo’n joint venture. Vodafone en Ziggo hadden bijvoorbeeld twee verschillende contracten voor medewerkers. Er is toen gekozen om het Ziggo-systeem ook voor Vodafone te gebruiken. Dat gecompliceerde project is in december 2017, na vier maanden, afgerond.”

Zaak was een beheerteam samen te stellen, deels in Utrecht en deels in Maastricht. Het arbeidsvoorwaardenpakket en HR-systemenlandschap was complex. Dit had te maken met de fusie en ook een stuk geschiedenis vanuit  beide bedrijven. In de zomer van 2019 werd het arbeidsvoorwaarden-project van VodafoneZiggo opgeleverd door een team van verschillende HR-disciplines. Dit jaar volgde een nieuw project, waarbij het zaak is een HR-cloudsysteem te implementeren dat toekomstbestendig is en voortdurend verder wordt ontwikkeld. 

Marc Willems: “We wilden een HR-softwareproduct dat ervoor zorgt dat HR simpeler wordt, met real time data, gebruiksvriendelijk, zonder veel uitleg.” Van de vijf aanvankelijk geselecteerde leveranciers bleven er twee grote over. Een week lang werden demo’s gehanteerd, waarna de keuze unaniem op Oracle uitkwam. 

Toegankelijk data-gebruik 

“Oracle Cloud HCM in één platform met het door Finance gekozen Oracle Cloud ERP sluit aan bij wat wij wilden en waarnaar we zochten,” aldus Willems. “Eenvoud van het beheer, toegankelijk gebruik van data, versimpeling, ook in Finance… Oracle bouwde in recente jaren een heel nieuw product op, met één database en vier releases per jaar. Die combinatie van een zichzelf voortdurend ontwikkelend platform met telkens weer updates voor zowel HR als ERP gaf de doorslag.

“Die combinatie met Finance is nu en voor lange tijd verankerd. ‘Wat doen we met HR-inzichten?’ Dat was voorheen heel kostbaar en arbeidsintensief, er moest worden ‘overgetikt’ naar het andere systeem. Dat handwerk wordt er uitgehaald. Waardoor HR minder bezig is met dit soort werk en zich meer kan richten op de medewerkers zelf en de tactische/strategische uitdagingen.”

Handwerk wordt er uitgehaald, zo kan HR zich meer richten op de medewerkers en tactische en strategische uitdagingen

Dat levert ook nog eens tevreden personeel op, wat zeker geen ‘bijvangst’ is. Wat je naar buiten doet, moet je ook naar binnen doen. “Neem een Ziggo-monteur,” legt Marc Willems uit. “Hij of zij is hele dagen op pad. Vakantie inboeken? Dat was een hele uitdaging, drempelverhogend. Met het nieuwe platform doe je dat bijvoorbeeld op je mobiel. Hetzelfde geldt voor recruitment, promotie, onboarden, performancemanagement… Dit wordt allemaal nieuw ontwikkeld. Finance doet hetzelfde op haar eigen vlak. En volgend jaar bekijken we of we verdere synergie kunnen aanbrengen.”

Na het samengaan van Vodafone en Ziggo ontstond een dermate groot bedrijf dat inzicht krijgen op bijvoorbeeld talent steeds moeilijker werd. Daardoor werden veel kansen gemist. ‘Waar zit die projectleider die we zoeken toch, zijn er mensen die precies kunnen waarnaar ik zoek?’ Grote uitdaging in een organisatie als VodafoneZiggo, met meer dan 7000 medewerkers. 

Op profiel intern vinden

Oscar Lausegger, HCM Strategy Director van Oracle: “De mensen die je wilt hebben, naar wie je op zoek bent, zijn zelf vaak niet de zoekers. Iemand op profiel intern vinden, dát is wat je wilt. Medewerkers krijgen daardoor enorme potentie.”

Marc Willems: “Zo kun je in de organisatie bijvoorbeeld detecteren waar afdelingen zijn die iemand nodig hebben voor een bepaalde klus. En omgekeerd: waar zitten de medewerkers die er nog iets bij kunnen doen? Nu weet je dat vaak niet. Flexibeler worden, zeker als je agile wilt werken, is noodzaak. We gaan de basis dit jaar en volgend jaar verder optimaliseren en kijken vervolgens naar de toekomst van HR en technology. Het zoeken naar en vinden van oplossingen in de organisatie, daar gaat het om.”

De coronacrisis heeft ook op de HR Technology-projecten bij VodafoneZiggo impact gehad. Zo wordt er al maanden volledig digitaal gewerkt. “Een groot deel van het projectteam hebben we sinds maart dit jaar niet live gezien. Dat had ik me begin 2020, twee maanden voor de crisis uitbrak, echt niet kunnen voorstellen. Maar alles is ‘gewoon’ doorgegaan, dat was echt wel een eye opener. En zelfs als straks Covid-19 verleden tijd is, zien we kracht in wat we nu doen. Niet meer gefocust op een overvol kantoor zitten, als het ook anders kan. Thuiswerken zal voor een deel blijven. Al gaan we ook wel iets vaker terug naar kantoor. Want dat echte gevoel met mensen houden, hun gevoelens kunnen peilen, dat blijft lastig via een scherm.”

Strategische verschuiving 

“Een systeem dat nóg meer voor je kan doen, waarbij Business Intelligence in het systeem gaat helpen om tactischer en strategischer te worden; dat is mijn droom,” vervolgt de Manager HR Technology bij VodafoneZiggo. “Waarom heeft manager X al jaren geen move gemaakt… Geven we medewerker Y wel of geen promotie…

“Ja, natuurlijk, het is een aardig persoon, maar wat zijn alle competenties eigenlijk? Een systeem dat zelf zaken aandraagt die interessant zijn, zoals mogelijke interne kandidaten die passen bij een vacature of klus. Aanbevelings- en assisterende acties op basis van data en van BI, een strategische verschuiving waarbij je de basis niet meer hoeft te checken. Die techniek willen we de komende jaren opbouwen. Ja, dan wordt het écht spannend!”

Wij pushen innovatie de markt in, wij brengen vooruitgang  

Saai is het sowieso al nooit bij VodafoneZiggo, weet Willems na bijna vijf jaar bij het concern te hebben gewerkt. Of zoals de CFO van het bedrijf, Ritchy Drost, in het cover-interview van het laatste CFO Magazine al zei: “Wij pushen innovatie de markt in, wij brengen vooruitgang. En we proberen daarnaast vooral ook een ‘leuk’ bedrijf te zijn. Waarbij al onze ruim 7000 medewerkers snappen wat onze purpose is. Open Up, Team Up, Step Up. Dát zijn de waarden van VodafoneZiggo.”

Marc Willems, aanvullend: “Het is hier nooit saai, er gebeurt altijd van alles, ik ben hier gaan dúrven doen… En wat wij in twee jaar voor elkaar krijgen, daar doen andere bedrijven vaak veel langer over!” 

Waar de Manager HR Technology zelf in, pakweg, 2025 denkt te staan? “Die liefde voor de combi van technologie, mens en processen zal ik dan nog steeds koesteren. Ik hoop straks samen met het team nog meer de innovatieve kant van oplossingen te bedenken en te implementeren. Tot die tijd hoop ik me nog steeds met gave dingen bezig te mogen houden binnen HR en VodafoneZiggo!”