Digitalisering prioriteit nummer één bij Nederlandse HR-managers

Daarmee is het voor werkgevers nog belangrijker geworden om te beschikken over volledige en juiste personeelsdossiers. Daarnaast willen werknemers in het huidige digitale tijdperk meer en meer zelf over hun dossier beschikken, zonder tussenkomst van een HR-medewerker. 

In een recent onderzoek, uitgevoerd door Conclusr in opdracht van Ricoh, wordt digitalisering dan ook genoemd als topprioriteit door HR Managers bij grote organisaties.

Daarnaast heeft HR te maken met een andere trend; deze afdeling krijgt steeds minder een service verlenende rol en wordt steeds meer een adviseur van het management en van medewerkers. Maar ook het aantal mutaties in het personeelsbestand neemt toe nu steeds meer mensen een flexibel contract hebben. TNO verwacht zelfs dat in 2020 1 op de 3 werkenden flexibele arbeid verricht. Al deze trends vragen om het snel en foutloos kunnen verwerken van mutaties met een minimale administratieve last.

In oktober 2015 vroeg onderzoeksbureau Conclusr, in opdracht van Ricoh Nederland, 130 HR-managers van grote organisaties naar de mate van digitalisering op hun afdeling.

Topprioriteit blijkt digitalisering. Maar liefst 41 procent van de respondenten geeft dit aan. Dit komt  vóór beheersing van loonkosten (27 procent), talentmanagement (12 procent) en tegemoetkomen in ontwikkelingsbehoeften (12 procent). Het snel ontsluiten van informatie blijkt ook een heikel punt voor veel HR-afdelingen. Bij ruim driekwart van de ondervraagde organisaties blijkt het dossier zelf wel dezelfde dag beschikbaar, maar de verwerking van mutaties zorgt voor vertraging. Mutaties zijn bij grote organisaties nu eenmaal aan de orde van de dag. In de praktijk komt dit erop neer dat personeelsmanagers in 61 procent van de gevallen dossiers op ieder gewenst moment kunnen gebruiken. Voor werknemers zelf ligt dit percentage op 54 procent.

De helft van de ondervraagden geeft aan dat de dossiers van het eigen personeel nog niet of slechts deels zijn gedigitaliseerd. Voor ingehuurd persoon ligt dat percentage hoger; driekwart van de organisaties maakt voor tijdelijk personeel geen of slechts gedeeltelijk gebruik van digitale dossiers. Dit is opmerkelijk te noemen, gezien de eerder genoemde verwachting van TNO dat steeds meer mensen flexibel arbeid verrichten.

“Juist deze ontwikkeling, evenals de sterk veranderende demografische opbouw van het personeelsbestand en het werven en behouden van talent, zullen komende jaren voor veel dynamiek zorgen binnen organisaties”, aldus Wouter Hendriks, specialist HR digitalisering bij Ricoh. “Dit vraagt om steeds sneller en inzichtelijk werken, zodat bedrijven kunnen inspelen op een veranderend speelveld. De manier waarop HR-afdelingen hun processen inrichten, moet de komende tijd dan ook sterk veranderen.”

HR-managers vinden het daarbij essentieel dat medewerkers en management HR-taken zelfstandig kunnen uitvoeren. Twee derde van de respondenten ziet de rol van de afdeling veranderen van uitvoerend en service verlenend naar adviserend en strategisch. HR is daarbij een business partner voor de organisatie. Zowel het proces als de registratie van personeelsgegevens dienen op orde te zijn.

Digitalisering is van groot belang bij de uitdagingen waar organisaties en HR-afdelingen komende jaren voor komen te staan. Dat is in ieder geval duidelijk. Hendriks: “Binnen HR-afdelingen gaat veel tijd verloren aan administratieve taken, zoals het zoeken naar actuele documenten en informatie. Door document-intensieve processen te automatiseren, ontstaat een efficiënt HR-proces dat voldoet aan de meest recente wet- en regelgeving. HR-managers houden dan meer tijd over voor het echte werk.”

Het volledige onderzoeksrapport kunt u hier lezen.