Nick Walker, CHRO van wefox: “Een wereldwijd HR-systeem is je fundament als je op schaal en in hoog tempo groeit”

Door: Ester Schop

Toen Nick Walker bij wefox kwam werken als CHRO was het bedrijf druk bezig met de projectlancering van Workday. Vanwege de interne bezetting en een te technische blik van de implementatiepartner werd na een grondige zoektocht SuccessDay geselecteerd om de go live te helpen versnellen. “Implementatiepartners zijn voornamelijk gelieerd aan de leverancier en focussen vooral op licenties en procesgeoriënteerde integratie.

“wefox is een beetje als een tiener in de groei: grote eetlust, grote persoonlijkheid, geen bagage, volledig open minded en authentiek”

Onze uitdagingen op het gebied van resources, plus een gebrek aan kennis en ervaring met het implementeren van een nieuw systeem, betekende dat we echt een derde partij aan boord nodig hadden. Iemand die aan onze kant stond. Iemand die net zo dacht als HR, maar wel technische capaciteit had.”

Meer dan alleen technologie

Dat gezegd hebbende, het implementeren van een wereldwijd HR-systeem gaat om meer dan alleen technologie, benadrukt Nick. “Gegevensbronnen en zowel lokale als wereldwijde processen moeten worden gestroomlijnd en mensen moeten bij de verandering worden betrokken. SuccessDay is hiermee bekend en kent de valkuilen.”

Nick is al meer dan 25 jaar HR-professional en zette zijn tanden in grote Amerikaanse bedrijven voordat hij zijn aandacht richtte op Europese telecom- en IT-organisaties waar hij ervaring opdeed met overnames, afstotingen en eigendomsveranderingen. Tien jaar geleden begon hij aan zijn eerste snelgroeiende start-up-avontuur met Skrill, dat later werd omgedoopt tot Paysafe. Nick is in zijn carrière betrokken geweest bij 46 overnames en afstotingen, waaronder meerdere eigendomswisselingen en beursintroducties op de AIM, FTSE en NYSE.

In april 2023 trad hij in dienst bij wefox, een fastmoving snelgroeiende Europese insurtech. “Hier kan ik al mijn ervaringen gebruiken om te helpen bij de volgende fase van onze reis. Ik zou niet meer terug willen keren naar big corporates. Internationale organisaties, met schaalgrootte en groei (organisch en internationaal) is waar ik het meest tot mijn recht kom.” Mensen die met hem hebben gewerkt omschrijven hem als iemand die om mensen geeft en dingen voor elkaar krijgt.

Reis naar jonge volwassenheid

Nick was al bekend met wefox toen hij werd gevraagd voor deze baan. Het is een van de tech-lievelingen van Duitsland en een van de snelst groeiende bedrijven in Europa. “wefox is een beetje als een tiener in de groei: grote eetlust, grote persoonlijkheid, geen bagage, volledig open minded en authentiek. Ik sta te popelen om dit bedrijf mee te nemen op een reis naar jonge volwassenheid.”

Hij zegt dat het soms een uitdaging kan zijn om de balans te vinden tussen het behouden van de ondernemersgeest en het aanbrengen van structuren en fundamenten die kunnen helpen om het bedrijf te laten groeien en uit te bouwen. “Ik denk dat elk bedrijf dat snel op schaal groeit, groeipijnen zal ervaren in bepaalde fases van hun reis. Naarmate je volwassener wordt, komen verantwoording, verantwoordelijkheid, volwassenheid en formaliteit allemaal om de hoek kijken, maar dit kan soms overweldigend zijn en je afremmen…je moet de balans zien te vinden.”

Momenteel heeft wefox 1450 medewerkers die vanuit acht kantoren werken. In Nederland is er een kantoor in Eindhoven, toevallig ook de thuisbasis van SuccessDay. Verder zijn er kantoren in Oostenrijk, Spanje, Frankrijk, Liechtenstein, Polen, Italië en Zwitserland. wefox is een Europees georiënteerde organisatie, maar heeft de ambitie om door te groeien naar het Verenigd Koninkrijk, Azië en Noord-Amerika. Volgens Nick vergeten organisaties vaak concrete fundamenten, met name vanuit HR-perspectief, wanneer ze heel snel groeien. “Die heb je nodig, inclusief een geavanceerd wereldwijd HR-systeem, om een beheersbare en duurzame groei te kunnen realiseren.”

Kinderziektes

Op dit moment gebruikt wefox Personio als HR-systeem voor 70 procent van het bedrijf. De overige 30% werkt zelfstandig met hun eigen lokale systemen. “Dit heeft ons goed bediend, maar we willen een service die meer functionaliteit, programma’s en mogelijkheden biedt om onze wens en behoefte om wereldwijd uit te breiden beter te ondersteunen.

“We waren op zoek naar een systeem dat een volledig pakket HR-producten en -diensten kan bieden aan al onze medewerkers, dat één bron van waarheid kan zijn en dat het HR-team in staat stelt zich te richten op partnering, advisering en consulting.”

Na grondig onderzoek viel de keuze op Workday. Nick: “Het bood ons de functionaliteit die we nu en in de toekomst nodig hadden. Workday is global en duidelijk nieuwer op de markt dan veel van zijn concurrenten en heeft daarom een meer actuele en pragmatische benadering van wat internationale HR-functies nodig hebben.” Na de pakketselectie volgden enkele kinderziektes voorafgaand aan de daadwerkelijke implementatie.

“De toko openhouden en tegelijkertijd een oplossing voor de toekomst implementeren als je groeit, is altijd een dilemma in HR”

Nick: “De beste manier om het te beschrijven, is dat we dit nieuwe speeltje kochten, maar we hadden geen instructies over hoe we het in elkaar moesten zetten. Intern liepen we tegen een muur als het ging om de vraag hoe we dit konden implementeren zonder dat de groei in het gedrang kwam. De toko openhouden en tegelijkertijd een oplossing voor de toekomst implementeren terwijl je in volle groei zit, is altijd een dilemma in HR.”

Eerlijk en menselijk

De tijd vinden om te investeren in het (her)bouwen van het fundament is de sleutel. “We rennen altijd achter konijnen aan en denken er niet over na om wat tijd vrij te maken om fundamenten te bouwen die ons op de lange termijn enorm zullen helpen om te kunnen schalen en groeien.

“We zijn doorgegaan met het opbouwen van een organisatie, het aannemen van mensen, het integreren van acquisities en schaalvergroting, terwijl we juist prioriteiten moesten stellen voor het team en de projecten om dit systeem implementeren door een partner te vinden die onze tekortkomingen intern kon aanpakken.”

Wefox werd doorverwezen naar SuccessDay, dat snel een team samenstelde om het bedrijf te ondersteunen. “We hebben eerst beoordeeld waar wefox stond in het implementatieproces. Mijn collega Eveline en haar team deden een readiness check, een gap-analyse en bepaalden de prioriteiten”, vertelt João Lourenço Silva, senior projectmanager bij SuccessDay. De druk was hoog: de directie van wefox wilde eind dit jaar live gaan met fase 1.

“Ze waren in staat om zich snel in de kern van het project te verdiepen en probeerden ons niet te intimideren”

Al tijdens die eerste weken van de relatie met SuccessDay had wefox het gevoel iemand te hebben die achter hen stond. Nick: “Ze waren in staat om zich snel in de kern van het project te verdiepen en probeerden ons niet te intimideren. Ik denk dat veel andere derde partijen waarschijnlijk gewoon hadden kunnen zeggen: ‘Je droomt’, maar zij kwamen met een eerlijke en pragmatische beoordeling en zeiden in feite waar we tekortkomingen hadden en waar we wat gaten moesten vullen en wat er nodig zou zijn om het project weer op de rails te krijgen. Ze waren eerlijk en menselijk.”

Doorbijten

SuccessDay bood wefox ondersteuning om de directie en het bestuur achter een project GO te krijgen en stelde tegelijkertijd middelen ter beschikking om de lacunes aan te pakken die intern bestonden om het project op gang te krijgen. Een combinatie van toegewezen mensen van wefox en SuccessDay werkt nu samen als een team. “We werken met gelijkgestemde individuen – cultureel en professioneel. We zitten in hetzelfde schuitje; hun groeitraject lijkt erg op dat van ons. Ik hou van hun can-do houding”, zegt Nick.

João: “Voor ons was het belangrijk dat we een goede definitie hebben van de HR-strategie, dat we de cultuur en de doelstellingen van het bedrijf kunnen meenemen in het HR-systeem, zodat we een goede employee journey hebben, waarbij de cultuur wordt weerspiegeld in het systeem.” De HR-strategie van wefox draait om het werven van de besten, het ontwikkelen van talent en het bieden van kansen aan mensen om hun authentieke zelf te zijn en zich te ontplooien binnen de organisatie – om uiteindelijk een geweldige werkomgeving te creëren.

“Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt. We moeten doorbijten en aan de slag gaan.”

Volgens Nick kon de implementatie van Workday niet langer wachten. “Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt. We moeten doorbijten en aan de slag gaan. Zonder een robuust global HR-systeem ben je niet in staat om de lokale barrières en stammenculturen in bedrijven te doorbreken.

“Mensen onderschatten hoe belangrijk een wereldwijd HR-systeem is om veel van onze uitdagingen te verlichten, zoals het winnen van de harten en geesten van mensen en het creëren van een gemeenschappelijk doel en cultuur. Een HR-systeem kan zorgen voor consistentie in hoe je dingen doet, hoe je met medewerkers omgaat en hoe je ze kansen biedt.”

Terug op schema

Wat hij ook verwacht van Workday is dat het HR veel tijd en moeite zal besparen die wordt besteed aan belangrijke maar lastige onderwerpen rondom administratie, processen en operationele activiteiten. Zijn team wil meer tijd besteden aan partnering, consulting, advies en strategiebepaling. “Ik hoop dat als dat systeem er eenmaal is, ons team meer toekomt aan het leveren van diensten met toegevoegde waarde in plaats van operationele en administratieve activiteiten.

Het project ligt weer op schema, is er een duidelijke routekaart en is er duidelijkheid over de toewijzing van middelen en de prioriteiten in modules voor alle fases. “Op dit moment beginnen we groene stoplichten te zien in de projectplanning”, zegt de CHRO trots. De eerste modules van Workday die worden geïmplementeerd zijn HCM core, Basic Compensation en Time Management. De Go-Live voor deze fase is medio oktober. De tweede fase zal bestaan uit Performance Management, Peakon en Advanced Compensation en vervolgens ATS (Applicant Tracking System) en LMS (Learning Management System).

“Kies een partner die je begrijpt, die weet hoe HR werkt, die cultureel in lijn is met je idealen en die je kan ondersteunen”

Als je een programma van deze omvang implementeert, probeer het dan niet allemaal intern te doen, adviseert de wefox-CHRO. “Het zal je alleen maar opbranden, omdat je een dienst moet leveren en het bedrijf moet blijven helpen groeien. Kies een partner die je begrijpt, die weet hoe HR werkt, die cultureel in lijn is met je idealen en die je kan ondersteunen. En tot slot, als je in meerdere landen actief bent en groeit, zul je nooit goedkoop uit zijn. Bouw aan de toekomst. Anders moet je op een gegeven moment op de blaren zitten, omdat je huidige systeem niet met je mee kan schalen.”