Franka Loeve, Group Lead AI: “NN Group is toe aan volgende stap: echte AI-toepassing in HR”

Beeld: Shutterstock

Hoe breng je HR-data tot leven in een organisatie met 16.000 medewerkers? Bij NN Group bouwen Franka Loeve en haar team stap voor stap aan een HR-organisatie die data slim inzet, niet alleen voor rapportages, maar om medewerkers en managers beter te ondersteunen.

“Vroeger stuurden we eindeloze Excel-lijsten rond, die tijd is voorbij”

“We willen dat HR-data niet alleen inzicht geeft, maar ook helpt om werkelijk betere beslissingen te nemen. We zijn voorbij de operationele rapportages; de volgende stap is AI-toepassing in HR.”

Van rapporteren naar voorspellen

Binnen de financiële dienstverlener NN Group, actief in tien landen met merken als Nationale-Nederlanden, OHRA en Movir, is de digitale transformatie van HR al enkele jaren in volle gang.

Franka Loeve werkt binnen Group HR in het team dat verantwoordelijk is voor HR Digital, AI en innovatie. Samen met vier data-scientists en collega’s uit HR en IT bouwde ze aan het HR Data Platform: één centrale omgeving waarin alle HR-data van de NN Group samenkomt.

“Vroeger stuurden we eindeloze Excel-lijsten rond. Die tijd is voorbij”, vertelt Loeve. “Alle operationele rapportages zijn uitgefaseerd. HR Business Partners kunnen nu in Power BI-dashboards zelf selecteren wat ze willen zien: hun workforce, kandidaten of verloop. Daarmee is iedereen in staat realtime te sturen.”

Zorgvuldige data-organisatie

De basis voor dit succes is zorgvuldige data-organisatie. Het HR Data Platform wordt beheerd door de HR Reporting-afdeling samen met de IT-afdeling en bevat data uit alle landen waar NN actief is.

“We hebben veel tijd gestoken in datadefinities en datalineage, zodat iedereen met dezelfde begrippen werkt”, zegt Loeve. “Daarnaast is er een proces opgezet om data veilig te delen met andere afdelingen, zoals IT, compliance en facilitymanagement. Alleen de juiste datavelden gaan door.”

“We hebben duizenden tekstmeldingen geanalyseerd en geclassificeerd in thema’s zoals verlof, salaris en onboarding”

Om dat goed te borgen, is de afdeling inmiddels gesplitst in twee teams: één dat zich richt op rapportage en compliance, en één op innovatie en data science. “Het vraagt verschillende skills. De één werkt aan verplichte rapportages zoals de CSRD, de ander verkent wat AI kan betekenen voor de toekomst.”

Dat datagedreven HR ook heel praktisch kan zijn, blijkt uit een van de eerste projecten van het team van Franka Loeve:  een analyse van HR-servicetickets. “We hebben duizenden tekstmeldingen geanalyseerd en geclassificeerd in thema’s zoals verlof, salaris en onboarding. Zo zagen we meteen waar de meeste vragen vandaan kwamen.”

Patronen herkend

De resultaten waren niet alleen interessant, maar ook direct bruikbaar. “De collega’s die verantwoordelijk waren voor HR Services herkenden de patronen en gebruikten de inzichten om processen te verbeteren. Een jaar later vroegen zij zelf of we het opnieuw wilden doen.”

Inmiddels gebruiken ook de vestigingen in andere landen deze methode. “Dat is precies wat je wilt: laten zien dat data concreet helpt.”

AI is inmiddels een belangrijk speerpunt binnen HR bij NN Group, stelt Loeve vast. “We werken aan een ‘knowledge bot’ die medewerkers helpt antwoorden te vinden op HR-gerelateerde vragen.” Vragen zoals ‘hoe vraag ik ouderschapsverlof aan?’

Schaalbaarheid naar andere landen

De chatbot zoekt realtime in de HR-kennisartikelen en ververst elke nacht automatisch de informatie. “Technisch gezien was het relatief eenvoudig, maar de uitdaging zat in de schaalbaarheid naar andere landen en in de variatie van regelingen. Niet iedereen valt onder dezelfde cao of heeft dezelfde rechten.”

Om dat te ondervangen, is gekozen voor een slimme opzet: actuele documenten worden gebruikt in de chatbot, oudere versies blijven wel vindbaar via de reguliere HR-portalen.

“Zo zorgen we dat iedereen toegang heeft tot betrouwbare, up-to-date informatie. De volgende stap is dat de chatbot ook relevante links toont – bijvoorbeeld direct naar Workday of een leaseportal – zodat medewerkers meteen actie kunnen ondernemen.”

Iedereen meenemen in de reis

Franka Loeve benadrukt dat technologie slechts één kant van het verhaal is. “Het gaat net zo goed om mensen. Sommigen zijn enthousiast en willen alles proberen, anderen vinden het spannend.”

Om iedereen mee te krijgen, werkt HR met data champions en trainingen. Daarnaast helpt enthousiasme: “Tijdens een HR-stand-up liet ik in vijf minuten zien wat Copilot kan. Binnen een dag kreeg ik berichten van collega’s die het zelf wilden uitproberen. Nu geven we maandelijks Copilot-tips.”

“We willen naar een fase waarin medewerkers via AI-agents zelf HR-data kunnen opvragen”

Ook buiten HR groeit de interesse. NN Group heeft een breder data- en AI-programma opgezet met trainingen voor medewerkers, managers en leiders. “Zo bouwen we stap voor stap aan een organisatie die begrijpt wat data en AI kunnen betekenen. Van directie tot medewerker.”

Een mooi voorbeeld van de kracht van HR-analytics is de analyse van medewerkerstevredenheid. Toen de CHRO vroeg hoe de engagementscore van 7,8 verder kon worden verhoogd, voerde het team een regressieanalyse uit.

Stimuleren effect van gerichte verbeteringen

Loeve: “We hebben per surveyvraag bepaald wat het effect was op de totaalscore. Daarmee konden we laten zien welke thema’s de meeste impact hadden en simuleren wat het effect zou zijn van gerichte verbeteringen.”

Het resultaat? “Concrete aanknopingspunten voor actie – en de engagementscore steeg van 7,8 naar 7,9. Dat lijkt klein, maar op dit niveau is dat echt substantieel.”

“Wacht niet tot alles perfect is. Als je laat zien wat data kan betekenen, volgen de anderen vanzelf.”

De ambities bij NN Group reiken verder. “We willen naar een fase waarin medewerkers via AI-agents zelf HR-data kunnen opvragen.  Zonder dat je een data-expert hoeft te zijn.”

Daarnaast werkt het team aan skills-based HR: één geïntegreerd beeld van de vaardigheden van medewerkers, als basis voor recruitment, ontwikkeling en loopbaanpaden. “Pas als je weet wat mensen kunnen, kun je ze ook gericht laten groeien – en kun je AI inzetten om die ontwikkeling te ondersteunen.”

Nieuwsgierigheid als succesfactor

De reis van NN Group laat zien dat datagedreven HR geen eenmalig project is, maar een continu proces van leren, delen en verbeteren. “Soms moet je gewoon beginnen”, zegt Franka Loeve nuchter. “Niet wachten tot alles perfect is. Als je laat zien wat data kan betekenen, volgen de anderen vanzelf.”

Bij NN Group groeit HR niet alleen in datavolwassenheid, maar ook in nieuwsgierigheid. En dát blijkt misschien wel de belangrijkste succesfactor van allemaal.

LEES OOK:

• CHRO Spotify Anna Lundström: “AI moet geïntegreerd zijn in het dagelijks werk van iedere medewerker”
• Eerst de basis, dan AI: dus wat is eigenlijk een medewerker?
• AI-agents beter in staat tot uitvoeren steeds meer HR-taken – AI-geletterdheid HR wordt cruciaal

Wekelijks de CHRO-nieuwsbrief ontvangen net als 6000+ HR-leiders die u voorgingen?