Vergaderen: zo levert een strategisch overleg meer op

Elke vergadering heeft een goede coach nodig, zegt Harvard-hoogleraar Steve Gladis. Tal van wetenschappers hebben zich gebogen over het fenomeen vergaderen. Dat het tijdrovend is en energieslurpend is inmiddels overtuigend aangetoond. Minder bekend is dat vergaderen een stuk leuker en productiever kan zijn. Steve Gladis, een Amerikaanse executive coach en hoogleraar aan de George Mason University ontwikkelde er een checklist voor.

Hoe vergaderen energie geeft in plaats van vreet

Zijn meest opvallende tip: zet een vergadercoach in die niet inhoudelijk deelneemt aan de vergadering, maar die regelt dat het vergaderproces goed verloopt. De coach is een soort verkeersregelaar, die de vergadering op elk moment kan starten of stoppen.

Zorg dat een vergadering minimaal vier en maximaal acht deelnemers telt. Minder dan vier is zinloos, want dan ontbreekt het aan ‘cognitieve diversiteit’. Er zijn te weinig mensen die vanuit verschillende oogpunten nadenken over een vraagstuk. Met teveel deelnemers is het problematisch om de agenda sluitend te krijgen.

Tips voor een goed verloop van het vergaderproces

Professor Gladis heeft een aantal regels opgesteld voor de prettige en productieve vergadering. Zo mogen deelnemers vragen stellen aan elkaar als die bedoeld zijn om informatie te verkrijgen. Elke vraag moet een open einde hebben. Gebruik woorden als wie, wat, hoe, wanneer of waarom om een vraag te stellen, zo adviseert Gladis. Het woord voeren mag alleen als een deelnemer een directe vraag beantwoordt.

De Harvard-hoogleraar heeft ook tips om het vergaderproces te structureren. Identificeer wat de echte kern is van een probleem, snijd niet alleen de symptomen aan. Bepaal hoe groot een probleem momenteel is. Draag mogelijke oplossingen aan, geef bij de groep aan wat je ermee gaat doen en wanneer en hoe de anderen op de hoogte blijven van de voortgang.

Vier typen van vergaderingen, duidelijk en punctueel

Daarnaast heeft Gladis tips over een goede vergadercadans. Hij adviseert om vier typen van vergaderingen te houden, met elk een duidelijk doel en een punctuele aanpak. Zo wijst hij op het belang van de dagelijkse incheckbijeenkomst. Dat zijn ‘boot-on-the-ground’-vergaderingen van vijf tot tien minuten die staande worden gehouden. Elke deelnemer heeft een halve minuut om te vertellen waarmee hij bezig is.

Gladis adviseert verder een wekelijkse tactische stafvergadering te houden van een half uur tot drie kwartier. Een agenda is er niet. Elke deelnemer somt in maximaal vier minuten op wat zijn top drie prioriteiten zijn. De voorzitter gaat dieper in op de materie door vragen te stellen over dat wat volgens hem het belangrijkst is voor het team.

Elke maand is er verder een strategisch overleg van twee tot vier uur. Dat is bedoeld om de grote visies te bespreken. Daarin komen de strategische en richtinggevende vragen aan de orde over zaken die tijd kosten om op te lossen. Voorafgaand aan dit overleg vraagt de top van de organisatie om input van het team over de agenda, die voor de vergadering wordt gedeeld. Er moet voldoende tijd zijn in aanloop naar de vergaderingen om vraagstukken nader te specificeren en te bespreken, om tot een oplossing te komen.

Tenslotte is er de driemaandelijkse ontwikkelingsbijeenkomst. Dat zijn externe vergaderingen van één tot twee dagen die teams in staat stellen om hun strategie, opnieuw te bekijken en hun doelstellingen te definiëren.