Zo zet ASML robotics in

Een high-techbedrijf als ASML is een uitgewezen organisatie om voorop te lopen met robotics. En dat doet het ook. De chipmachinefabrikant zette een aantal experimenten op Robotic Process Automation, onder andere voor de financials in de organisatie. Joost Stienen, Corporate Controller en in 2015 de Controller of the Year, vertelt aan FM magazine hoe de organisatie hiermee experimenteert. 

“Duizenden handmatige journaalposten passen niet bij een bedrijf als ASML. Robotics betekent niet dat mensen overbodig worden, maar dat ze kunnen gaan doen waar ze echt voor opgeleid zijn.”

 “We zijn op aarde om Moore's Law door te zetten en chips sneller, groener en goedkoper te krijgen”, begint Stienen. “Als dat ons lukt worden de mogelijkheden van applicaties enorm veel groter. Daar profiteren we als finance ook weer van. Wanneer je vroeger de consolidatie van de cijfers deed moest je een nacht wachten totdat de ratelende machine alles hadden verwerkt. Dan bleek er een fout in te zitten en moest je weer opnieuw beginnen. Straks kun je dat in-memory doen met alle mogelijkheden van dien.”

Misvatting: robotics lopen niet door de gang

Om direct een veel voorkomende misvatting uit de weg helpen; bij robotics denkt men vaak aan fysieke robots die door de gangen heen lopen, maar dit gesprek gaat over RPA (Robotic Process Automation). Voor finance biedt dat enorme kansen, denkt Stienen.

“Wij zijn een high-tech bedrijf, dus moeten dat ook zijn in de financefunctie. De eerste gedachte die veel mensen hebben bij RPA is: hoeveel banen gaat dit kosten? Wat ik de organisatie vooral probeer mee te geven is dat het werkplezier er flink door omhoog gaat. Vindt iemand het echt leuk om elke maand een work-in-progress lijstje uit het systeem te halen? Met RPA worden de mensen meer proces-expert en adviseur. Dat is veel interessanter werk.”

Winst voor organisatie

Voor de organisatie zelf levert het daarnaast veel op. “Verschillende studies laten zien dat het minder foutgevoelig is. Je moet kijken of je originele codering klopt, maar dat kun je onderzoeken met stresstesten. Ik geloof dat de inzet van robotics leidt tot een hogere kwaliteit en lagere kosten. Ook kun je processen 24/7 door laten lopen en niet alleen tussen 9:00 en 17:00.”

425.000 facturen met zeven FTE

Aan de basis van robotics staat centralisatie, automatisering en het op orde brengen van de masterdata. Op transactioneel gebied hebben Stienen en zijn team de afgelopen jaren veel aan centralisatie gedaan. “We hebben onze wereldwijde accounts payable processen gecentraliseerd in Nederland”, aldus Stienen.

“Ook hebben we het proces zoveel mogelijk geautomatiseerd middels een scanningcenter. Daar scant men de facturen en laadt ze vervolgens in het grootboek. Na three-way-matching vindt vervolgens automatische betaling plaats. Door deze bijna optimale inrichting zijn we in staat met slechts zeven vaste FTE's en een aantal flexkrachten zo’n 400.000 tot 450.000 facturen per jaar te verwerken.”

Robotics zijn geen bedreiging

Door de scope klein te houden en te beginnen met kleine experimentele projecten, zorgt Stienen ervoor dat RPA niet als bedreigend wordt ervaren in de organisatie. Hij gelooft duidelijk in robotics als hulpmiddel om beter te presteren. Maar de kritische geest van de controller blijft nodig. “Het is mooi dat er data uit de computer komt, maar weet je echt wat het betekent? Daar moet je heel goed met je boerenverstand naar blijven kijken.”

En dat is de rol van finance zoals die bedoeld is, vindt Stienen. “Nog niet zo lang geleden gingen onderzoeken rond waarin stond dat 65 procent van de tijd op financeafdelingen besteedt werd aan het verzamelen van de data-informatie en slechts 35 procent aan analyse. Dat zou andersom moeten zijn. Ik heb veel liever dat we met 220 man zoveel mogelijk tijd besteden aan analyse dan aan het rapporteren en de transactionele kant.”

Talent benutten

Kortom, het doel van RPA is om de kennis en capaciteiten van de financial ten volle te gaan benutten. “We hebben 80 procent academici”, besluit Stienen. “Het is toch treurig wanneer we hen moeten vragen rapportages te produceren en informatie te corrigeren. We hebben nog steeds mensen nodig, mensen die kunnen analyseren, trends zien en in discussie kunnen gaan met fabrieksmensen of inkopers om meer waarde te ontsluiten voor balans, resultaat of kasstroom. Dat zal door RPA niet veranderen. Integendeel zelfs.”