Opinie: Bepaal als leider eerst je richting, zet dan pas data, AI en modellen in om te analyseren

Beeld: Shutterstock

Gedragswetenschapper en docent in Decision Sciences, Emre Soyer, en hoogleraar in Decision Sciences, Ilia Tsetlin, schrijven hun uiteenzetting voor Insead Knowledge.

Besluitanalyse uitvoeren terwijl het doel onduidelijk is of niet door iedereen wordt gedeeld, werkt averechts

Voor effectieve besluitvorming zijn volgens de auteurs drie zaken nodig: voldoende denkruimte, een duidelijk doel en goede keuzemogelijkheden. Van deze drie is het doel waarschijnlijk het belangrijkst. In een onzekere omgeving kunnen leiders gemakkelijk activiteit verwarren met overeenstemming.

Ze zijn zo druk met de vraag hoe iets moet gebeuren, dat ze aannemen dat iedereen het eens is over wat ze willen bereiken en waarom.

Besluitanalyse uitvoeren terwijl het doel onduidelijk is of niet door iedereen wordt gedeeld, werkt averechts. Het geeft een wetenschappelijk tintje aan een keuze die mogelijk al de verkeerde kant op gaat.

Wel denkruimte en opties, maar geen doel

Stel dat een farmaceutisch bedrijf beschikt over talent, voldoende kapitaal en vier kansrijke medicijnen. Er zijn middelen en opties, maar het management is verdeeld. Sommigen willen inzetten op risicovol onderzoek, anderen op stabiele generieke medicijnen.

In zo’n situatie is het beter nog geen uitgebreide ROI-simulaties uit te voeren. Gebruik de beschikbare tijd eerst om het doel helder te krijgen. Zodra mogelijke doelstellingen zijn geformuleerd, kunnen de opties daaraan worden getoetst: als dit ons doel is, welke mogelijkheid dient dat dan het beste? Zo bepaalt het doel welke opties relevant zijn.

Wel ruimte, maar geen doel of opties

Een lastiger situatie ontstaat wanneer een team wel tijd en middelen heeft, maar niet weet wat het wil bereiken. Een mediabedrijf kan bijvoorbeeld een speciaal digitaal team hebben. De eerste vraag zou dan niet moeten zijn welke apps het kan bouwen, maar wat voor organisatie het wil zijn: een nieuwsorganisatie of een entertainmentplatform?

Het kan verstandiger zijn eerst ruimte te creëren om opnieuw overeenstemming te bereiken over het waarom

Zodra die fundamentele vraag is beantwoord, worden passende opties gemakkelijker zichtbaar. Direct beginnen met brainstormen lijkt aantrekkelijk, maar zonder duidelijke richting kan het leiden tot een lange lijst losse ideeën en kostbare investeringen. Zonder doel ontbreekt immers de maatstaf om opties te beoordelen.

Wel opties, maar geen denkruimte of doel

Dit probleem komt vaak voor bij snelgroeiende organisaties en overbelaste managers. Er zijn volop projecten, verzoeken en nieuwe mogelijkheden, maar te weinig tijd om ze zorgvuldig te beoordelen. Zonder duidelijk doel wordt prioriteren nog moeilijker.

De neiging ontstaat dan om snel te handelen en terug te vallen op bekende routines. Dat lijkt efficiënt, maar kan leiden tot tunnelvisie en organisaties kwetsbaar maken voor verandering.

Een sterke drang om onmiddellijk in actie te komen, kan daarom een signaal zijn dat de doelstellingen onvoldoende duidelijk of niet goed afgestemd zijn. Het kan verstandiger zijn eerst ruimte te creëren om opnieuw overeenstemming te bereiken over het waarom.

Geen denkruimte, doel of opties

Wanneer alle drie ontbreken, bevindt een organisatie zich in de overlevingsmodus. Meer analyse helpt dan niet; mogelijk moet het systeem zelf opnieuw worden bekeken.

De eerste prioriteit is ruimte creëren, bijvoorbeeld door externe ondersteuning in te schakelen of een klein team gedeeltelijk vrij te maken van de dagelijkse werkzaamheden. Die ruimte kan vervolgens worden gebruikt om enkele kerndoelen vast te stellen die richting geven aan de volgende keuzes.

AI heeft een duidelijke doelstelling nodig om nuttig te zijn

Technologische veranderingen, economische schokken, rampen en conflicten kunnen organisaties plotseling in zo’n situatie brengen. Daarom moeten organisaties hun belangrijkste doelstellingen regelmatig opnieuw bekijken en duidelijk communiceren.

De rol van AI – en van mensen

AI kan twee van de drie voorwaarden versterken. Het kan helpen capaciteit vrij te maken en snel een breed scala aan opties te presenteren. Maar bij het bepalen van het doel ligt de verantwoordelijkheid bij mensen.

AI heeft een duidelijke doelstelling nodig om nuttig te zijn. Zonder een helder en gedeeld doel kan het systeem in enkele seconden een overtuigend antwoord geven op de verkeerde vraag. Juist omdat de uitkomst professioneel en precies oogt, is het gemakkelijk de helderheid van het antwoord te verwarren met helderheid over de bedoeling.

Daarom moeten besluitvormers eerst bepalen waar ze naartoe willen. Pas daarna kunnen data, modellen en AI worden ingezet om de mogelijkheden te analyseren.

Eerst terug naar de basis

Bandwidth, purpose en options zijn geen rigide checklist. In een veranderlijke wereld kan een doel ook geleidelijk ontstaan door experimenteren en leren. Toch blijft één waarschuwing overeind: bouw geen ingewikkeld besluitvormingsproces zonder eerst te weten welke richting je op wilt.

Stel daarom voor een volgende analyse drie vragen:

• Hebben we voldoende denkruimte om van mening te veranderen als dat nodig is?
• Analyseren we werkelijk de beste opties, of vooral de mogelijkheden die het gemakkelijkst zichtbaar zijn?
• Discussiëren we over het hoe, terwijl we het nog niet eens zijn over het waarom?

Als het antwoord op een van deze vragen ‘ja’ is, kan besluitanalyse vooral schijnzekerheid opleveren. Soms is het daarom beter de analyse stil te leggen en eerst terug te keren naar de basis.

LEES OOK:

• Jolanda ter Maten, expert AI- & ethiek: “Van dashboards gaan mijn nekharen overeind staan”
• Opinie: Ik maak betere besluiten en minder fouten door AI, maar zelf word ik er niet beter door…
• Scandinavische bestuursstijl biedt vijf waardevolle lessen voor bestuurders wereldwijd

Wekelijks ook de CHRO-nieuwsbrief ontvangen? 7000 HR-leiders gingen u voor!